Comparativa

Analizamos 9 herramientas para editar documentos PDF

Apertura editores PDF

El estándar PDF es el más extendido para distribuir y almacenar documentos; sin embargo, estos no son fáciles de editar y modificar. Consíguelo con estas utilidades.

El formato PDF (Portable Document Format) define un estándar para el almacenamiento de documentos combinando imágenes vectoriales, mapas de bits y texto. Inicialmente, fue desarrollado por la compañía Adobe allá por el año 1991, aunque aún tardó unos años en popularizarse y extenderse. De hecho, hasta 2008 no fue lanzado como un estándar abierto y hecho público por la Organización Internacional de Estandarización.

Uno de los aspectos más interesantes del formato PDF es que es multiplataforma y multidispositivo. Así, podemos ver exactamente igual un documento en un ordenador con el sistema operativo Windows, Mac o Linux, y por supuesto podemos verlo en dispositivos tan dispares como un proyector portátil que soporte su visualización, una tableta o un smartphone. En su interior, podemos encontrar una combinación de texto, imágenes, vínculos, índice de marcadores, e incluso elementos multimedia como vídeos y sonidos. También es factible generar formularios en ellos para su posterior impresión o envío digital a una determinada entidad.

Últimamente, ha cobrado aún un mayor auge gracias a los diferentes niveles de seguridad y encriptado que permite, donde opciones como la inserción de firmas digitales que validen su autenticidad y su no modificación, los convierten en documentos con valor legal para la firma de contratos o para el envío de facturas electrónicas.

Contenido de un PDF

El contenido de un archivo en este formato está compuesto de capas de diferente tipo que, superpuestas unas sobre otras, componen el documento final que podemos ver. Cada capa puede ser un elemento de texto, de imagen vectorial, de mapa de bits (imagen fotográfica) o de otra clase.

PDF a partir de imagen
• Los documentos PDF creados a partir de imágenes escaneadas pueden ser editados si, previamente, aplicamos una herramienta de reconocimiento óptico de caracteres.

Para visualizar un archivo PDF, podemos acudir a alguna de las docenas de visores gratuitos que podemos encontrar en Internet, aunque el más extendido es el propio Acrobat Reader de Adobe. Este visor nos permite funciones básicas que no pasan de la visualización del contenido, o de la inserción de anotaciones para, por ejemplo, introducir correcciones que luego han de ser aplicadas en el documento original con el que se generó el PDF.

De hecho, esta función de las correcciones es una de las más utilizadas en ámbitos profesionales y empresariales, pues permite enviar a cualquier colaborador o cliente un documento sobre el que se pueden añadir comentarios, pero no modificar o extraer directamente. Esto ocurre al menos en teoría, porque la realidad es ligeramente diferente.

Modifica el contenido

Como ya hemos comentado, un PDF está compuesto por capas de información de diferente tipo. El tipo de capas de un documento es el que define que, en un momento dado, este pueda ser modificado o exportado a un formato más manejable por el receptor.

Así, por ejemplo, cuando se genera un PDF a partir de una imagen, como ocurre cuando escaneamos un documento, su modificación será compleja, pues la capa que incluye es una imagen con el documento escaneado. En cambio, cuando se genera a partir de un archivo de Word o Excel, las partes de texto se crean como capas. Esto hace que, abriendo dicho documento con un editor de PDF, se puedan modificar las capas de texto sin mayores problemas. La edición no será igual a la de un procesador tradicional, pero sí muy parecida. Tendremos que ir seleccionando aquellas porciones que nos interesan y, con alguno de los programas que analizamos en las siguientes páginas, insertar, eliminar o modificar el texto del documento.

Para los generados a partir de imágenes (escaneados), hay alguna solución adicional. La primera es utilizar un OCR (una herramienta de reconocimiento óptico de caracteres) como Abby FineReader (www.abbyyeu.com), que permite abrir uno de estos PDF directamente y aplicar el reconocimiento a su contenido. El resultado, en este caso, será directamente un archivo de texto que es posible abrir en cualquier procesador. La segunda opción pasa por utilizar un editor de PDF que cuente con OCR integrado. De los productos analizados en esta comparativa, un ejemplo claro es Nitro Pro 7, que integra el motor OCR de Iris para reconocer el texto contenido en capas de imagen y hacerlo editable.

Pero, además de modificar el texto, hay otras muchas operaciones que podemos realizar sobre un PDF que recibamos. Así, puede que lo queramos exportar directamente a Word o Excel para tratar los datos cómodamente desde esas aplicaciones, eliminar/añadir/mover páginas, añadir llamadas de atención, cambiar imágenes o incluir nuevos contenidos que inicialmente no estaban.

En estos casos, con los productos más avanzados que hemos analizado, todas estas operaciones son perfectamente posibles.

La seguridad y la firma digital

Antes hemos comentado las opciones de seguridad que aportan los PDF hoy día. El primer nivel de seguridad consiste en la posibilidad de establecer contraseñas que impidan, no solo la edición de las capas de un documento, sino incluso la de añadir anotaciones, copiar contenido, imprimirlo o visualizarlo sin la contraseña adecuada. Esto hace que sea bastante interesante como medio para distribuir obras protegidas por derechos de autor, o documentos que queremos asegurarnos que no serán vistos o distribuidos por determinadas personas. En estos casos, además, los archivos se pueden encriptar con diferentes niveles de seguridad (como el estándar AES), haciéndolos prácticamente infranqueables para la mayoría de las personas. Es por ello que, si la persona que creó un determinado PDF activó la seguridad en el mismo para evitar su modificación, impresión o mínima alteración, será extremadamente complicado llegar a superar dicha barrera, independientemente de la aplicación que utilicemos.

PDF seguridad
• La inserción de la firma digital en los documentos PDF es utilizada en las facturas electrónicas para garantizar frente a los clientes la autenticidad de un documento y certificar que este no ha sido manipulado por terceros.

La otra característica que ha cobrado gran protagonismo en los últimos años es la firma digital. Esta función permite que, utilizando un archivo de firma digital legalmente reconocido (como los que ofrece en España la FNMT), podamos firmar cualquier documento PDF para equiparar legalmente dicha firma a la que estamparíamos físicamente en un papel. De esta forma, ya existen compañías que están firmando contratos digitalmente utilizando este método, aunque no es la única situación.

El otro caso es que podemos estampar nuestra firma digital (o la de nuestra empresa) en un PDF para garantizar su autenticidad y no manipulación. Un ejemplo claro son las e-facturas, o facturas electrónicas que las grandes empresas ya utilizan de manera masiva para ahorrar papel, recursos y simplificar su gestión interna.

La razón es que un PDF firmado digitalmente (como el que puede contener una factura), perderá la firma digital si se modifica o altera de alguna manera, por lo que se utiliza como método para autenticar la documentación y evitar disputas o modificaciones no autorizadas por el emisor.


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2 comentarios

  1. Avatar

    Interesante y muy útil este artículo. Sin embargo, a mi personalmente me ha resultado mucho más útil el Infix PDF Editor. Para mi gusto es más intuitivo y sencillo para aplicaciones personales como las mías. Además su precio para usuarios "caseros" es de 79 €. Así que en comparación con otros no está nada mal. No es un gran desembolso. Además si sólo vas a hacer algún trabajo puntual o algo de ese estilo te permite pagar para unos trabajos y te sale mucho más barato.

    Drift
    08/02/2014

    • votos: 0, karma: +10

  2. Avatar

    Información bien acertada, genera conocimiento que nos permite actualizarnos....Gracias

    gambito7
    04/01/2013

    • votos: 0, karma: +10

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