Bloques de creación en Word 2007

Bloques de creación en Word 2007

NIVEL: BÁSICO

Word 2007 es una caja de sorpresas. Y una de ellas son sus bloques de creación, que permiten trabajar de forma más eficiente. Podemos definirlos como elementos de texto y gráficos (cubiertas para tus trabajos, cabeceras y pies de página, numeración, tablas, cajas de texto, elementos gráficos, tablas de contenido, bibliografía, marcas de agua, etcétera) y se almacenan en un repositorio listos para su utilización en uno o varios documentos. De esta manera, se nos brinda la oportunidad de ahorrar cientos de clics y trabajo aburrido de formato, al tiempo que ganamos en resultados visuales más elegantes. En el siguiente práctico, te comentamos cómo integrarlos en tus páginas, crearlos, editarlos e incluso compartirlos para unificar el aspecto de tus documentos con tus colaboradores.

Paso 1. Los comienzos

Por omisión, Word 2007 trae una gran cantidad de bloques de creación predefinidos a los que puedes acceder desde la pestaña Insertar, dentro del grupo de herramientas Texto, pulsando en el desplegable Elementos rápidos y eligiendo la opción Organizador de bloques de creación. No obstante, el objetivo de estas páginas es ayudarte a crear el documento requerido por el jefe a la mayor brevedad posible y con una calidad aceptable.

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Para ello, exploraremos el organizador de bloques de creación, que se compone de dos áreas principales. Situada a la izquierda y en forma de listado, observarás la relación de bloques disponibles junto a sus diferentes atributos; en la parte inferior, se sitúan los botones de editar Propiedades, Eliminar e Insertar. Mientras tanto, en la zona de la derecha verás un campo de vista previa con el tipo de bloque seleccionado.

Paso 2. La inserción

Con un documento nuevo abierto en pantalla, y dando por hecho que ya tienes el texto del informe, crearemos una cubierta a partir de un bloque de creación de los que vienen definidos por Word 2007. Así, ve al Organizador de bloques de creación, selecciona el llamado Moderno de la galería Portadas y pulsa el botón Insertar.

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Verás cómo mejora el aspecto de tu primera página desde el primer momento. Solo faltaría añadir el título del informe y autor. Una de las posibilidades más interesantes en este punto es que puedes incluir en la misma página diferentes bloques; simplemente debes asegurarte de colocar el cursor en el punto correcto, evitando solapar dos bloques, ya que Word devolverá un mensaje de error. En esta misma línea, podrías experimentar a colocar la paginación y los encabezados en el resto de las páginas de tu informe, utilizando los bloques destinados a tal efecto en las galerías de Encabezados y Pies de página.

Paso 3. Obtén tus propios bloques

Para mantener coherencia y uniformidad, es posible que en tu informe hayas editado o incluido algún elemento que posteriormente desees reutilizar en este o en otros documentos que generes con Word 2007. Es el momento de convertirlo en tu propio bloque de creación. Para ello, selecciona el elemento (texto o gráfico) que desees convertir en bloque y haz clic en el desplegable de Elementos rápidos, seleccionando la opción Guardar selección en una galería de elementos rápidos.

Verás que se abre una ventana flotante con el objeto de que introduzcas la información necesaria del elemento para su categorización. Pon un nombre lo suficientemente descriptivo para tu nuevo bloque. Selecciona en el campo Galería la que desees asociar al nuevo bloque, escribe una pequeña descripción que te ayude en la identificación del elemento y escoge Guardar en Building Blocks. Finalmente, verás un desplegable con las opciones: Insertar sólo el contenido, Insertar contenido en su propio párrafo e Insertar contenido en su propia página. Para este práctico, elige la primera.

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Un pequeño truco en el caso de que la selección a convertir en bloque sea un texto: si deseas incluir el formato de párrafo, debes asegurarte de mostrar las marcas de párrafo en la selección desde Inicio/Párrafo y haciendo clic en el símbolo de retorno de carro situado en la esquina superior derecha. Copia los elementos invisibles junto al párrafo y guárdalo siguiendo las instrucciones anteriores.

Paso 4. Contenido y propiedades

Es muy posible que de vez en cuando necesites editar el aspecto o el contenido de alguno de tus bloques de uso frecuente. Para hacerlo, debes empezar insertando el bloque de creación en una página independiente para editarlo (formato, color, alineación, etc.). Una vez realizados los cambios deseados, marca el contenido revisado y haz clic en la Guardar selección en una galería de elementos rápidos dentro de la opción Elementos Rápidos. Asegúrate de que el nombre, categoría, descripción, etc., es igual que el elemento bloque a sustituir. Un mensaje de alerta te dirá si deseas redefinir el bloque de creación editado. Haz clic en Aceptar. Como es muy probable, no siempre recordarás el nombre exacto del elemento. No te preocupes, guarda el nuevo elemento y luego desde el Organizador de bloques de creación, localiza el antiguo y elimínalo para evitar confusiones posteriores.

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Por su parte, a veces, no solo querrás cambiar el aspecto del contenido, sino también las etiquetas del bloque por criterios de organización. Abre el Organizador de bloques y haz un clic sobre el bloque cuyas propiedades deseas editar. Pulsa sobre Editar e introduce la información que consideres necesaria cambiar en todos los desplegables.

Paso 5. Compártelos con otros usuarios

La mejor fórmula para compartir los bloques de creación con otros usuarios es a partir de una plantilla. Así, lo primero será crear un documento nuevo y salvarlo como una plantilla de Word desde el menú de Office. Con la plantilla abierta, introduce tantos bloques de creación como desees para confeccionar la página. Una vez hecho esto, selecciona el primer bloque que has introducido y, haciendo clic en el desplegable de Elementos rápidos, escoge Guardar selección en una galería de elementos rápidos.

Introduce un nombre, categoría, etc., pero asegúrate de que, en el desplegable Guardar en, eliges el nombre concreto de la plantilla sobre la que estás trabajando y no ninguna de las otras opciones. Debes realizar esta misma operación para tantos bloques de creación como quieras integrar en tu plantilla para compartir.

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Seguidamente, guarda la plantilla y ciérrala. Cuando la abras, verás que se genera un documento nuevo basado en la plantilla que has creado y que aparecen todos los bloques de creación disponibles para tus colaboradores.

Acceso rápido a los bloques de creación

Gracias a la barra de herramientas de acceso rápido situada en la parte superior, al lado del botón de Office, podemos acceder a todas las funciones de los bloques de creación sin la necesidad de pasearnos por infinidad de pestañas y desplegables. Para incluir este elemento en la barra, pulsa en la flecha que muestra el desplegable de opciones. Aquí, selecciona Más comandos, de manera que aparezcan las Opciones de personalización de Word 2007. En el desplegable Comandos disponibles en, escoge Ficha Insertar, lo que te mostrará todas sus posibilidad justo debajo. Aquí, selecciona Elementos rápidos y haz clic en el botón de Agregar. Sal de esta ventana y ya tendrás listo el acceso inmediato a los bloques de creación.

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comments powered by Disqus 4 comentarios

  1. Avatar

    Excelente - muy buen tutorial..

    Pedro Amaro
    30/04/2010

    • votos: 0, karma: +10

  2. Avatar

    voy a ser el word-amo - La verdad es que con que poco se mejora mucho tu documento word!!

    Javier Cerezo
    30/03/2010

    • votos: 0, karma: +10

  3. Avatar

    Muy cómodo - Me parece estupendo que que nos descubran cosas que pueden hacer los programas y generalmente nos pasan inadvertidas

    Pilar Nohales
    29/03/2010

    • votos: 0, karma: +10

  4. Avatar

    que bien - gracias por toda la informacion que poneis

    Inmaculada Gil
    18/03/2010

    • votos: 0, karma: +10

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