Ahorrar en tecnología sin reducir la calidad del servicio

Los consultores de Osiatis nos prepararon un decálogo de las diversas opciones que tiene una empresa a la hora de encarar una reducción de sus costes informáticos, a la par que sirve de repaso a las últimas tendencias tecnológicas

Ahorrar en tecnología sin reducir la calidad del servicio

11 octubre 2009

LA OPINIÓN DEL EXPERTO

Si hay algo que pueda interesar a compañías de todos los sectores y tamaños en la situación económica actual son las posibilidades de ahorrar sin que esto afecte a la calidad de los servicios que ofrecen a sus clientes y usuarios. Desde el tradicional outsourcing hasta Green IT, pasando por ITIL o virtualización, nuestros expertos de Osiatis han identificado diez áreas TI en las que es posible reducir costes:

1.- Mutualización de servicios. Aquellas empresas que mantienen los centros de atención a usuarios (CAU) internos se encuentran a menudo con costes fijos de estructura muy elevados, complejidad en la gestión de turnos o bajas tasas de resolución de incidencias en primer nivel que aportan poco valor añadido y complican la rentabilidad de los mismos.

La propuesta para conseguir ahorrar en este ámbito se centra en contar con un CAU mutualizado, de manera que la inversión en recursos humanos y tecnología se transforme en costes predecibles y estables, a la vez que se facilita una cobertura completa 24x7 y permite a la compañía proporcionar un servicio de calidad sin fisuras.

2.- Mantenimiento de infraestructuras TI. Frente a la opción tradicional de confiar en los fabricantes para esta tarea, existen alternativas menos costosas. Las compañías especializadas en proveer servicios de valor añadido se posicionan como una opción más económica ya que pueden funcionar como único punto de contacto multifabricante, ofrecen una mayor flexibilidad contractual, se rigen por exigentes acuerdos sobre niveles de servicio (SLA), proporcionan cobertura 24x7 con tiempos de respuesta de hasta una hora, prestan un servicio basado en la cercanía y con un total compromiso mediante modelos basados en penalizaciones.

3.- SaaS. Este modelo, basado en contratar un servicio sin comprar el producto resulta flexible y adaptable. El proveedor es quien asume riesgos y recursos, hay un compromiso con respecto al resultado mediante SLA y permite al cliente dedicarse a lo estratégico del negocio.

4.- Software asequible. Por software asequible se entienden aquellas soluciones que responden a la máxima «80% de funcionalidades con el 20% del coste». La realidad es que las organizaciones de tamaño medio/grande con un nivel intermedio de madurez en TI habitualmente no utilizan más que un 20-30% de las funcionalidades del software de gestión TI.

Frente a esta situación existen soluciones software sencillas y fácil de instalar que permiten ahorros tanto en la adquisición de licencias como en servicios profesionales o mantenimiento.

5.- Mantenimiento del aplicativo. La situación actual parte del envejecimiento de las aplicaciones a medida, lo que provoca que el conocimiento obtenido durante su desarrollo vaya desapareciendo. Además, este hecho complica su mantenimiento, así como la evolución y soporte de las mismas, que consume importantes recursos.

Mediante la externalización del mantenimiento es posible reducir los costes directos e indirectos, ya que permite movilizar a los equipos de desarrollo en nuevos proyectos, garantizar los niveles de servicio, gestionar, informar y medir la actividad, potenciar las buenas prácticas vinculadas al outsourcing evitando malos hábitos de solicitudes no estructuradas y, por último, reducir la complejidad mejorando la calidad del código y la documentación del patrimonio aplicativo.

6.- Gestión de identidades y accesos. Entre el 40 y el 45% de las llamadas al CAU se deben al olvido de contraseñas o peticiones de acceso. Las soluciones de gestión de identidades del tipo SSO (Single Sign-On) proporcionan una contraseña única para todos los recursos del usuario, reducen el número de llamadas y mejoran el servicio prestado.

7. ITIL sí, pero a la medida. Hasta la fecha, y debido a la época de bonanza, ITIL se ha aplicado dedicando ingentes inversiones, con excesivo foco hacia la calidad y con poco interés por ajustar, optimizar y definir modelos eficientes.

Sin embargo, la eficiencia es uno de los puntos fuertes de estas buenas prácticas, no se trata de prestar el mejor servicio posible técnicamente ni el más barato económicamente, sino equilibrar ambos extremos en el servicio ofrecido cubriendo los SLA que necesita el negocio de forma eficiente, es decir, utilizar ITIL pero a la medida, buscando el mínimo SLA que cubra las necesidades de cada cliente y con el menor coste posible.

8.- Virtualización flexible. Podemos apuntar cuatro claves principales para optimizar la infraestructura: flexibilizar el dimensionamiento de los recursos; acelerar el aprovisionamiento reduciendo los costes; mejorar el uso de éstos ajustándolos dinámicamente; e incrementar la disponibilidad de los servicios sin realizar grandes inversiones.

Las soluciones de virtualización cubren todos estos aspectos de manera sencilla, rápida y económica. Además, frente a la tradicional virtualización basada en la consolidación de servidores en los CPD también hay que considerar las posibilidades de virtualización del puesto del usuario y de las aplicaciones.

9.- Ahorro de energía: Green IT. El incremento del precio de la energía, la presión política a favor del medio ambiente, las nuevas regulaciones y la evolución de la tecnología favorecen el Green IT. El ROI de este tipo de políticas es inmediato, y cubre desde la virtualización del puesto del usuario hasta la implantación de soluciones software específicas para el ahorro de energía.

10. Políticas corporativas de ahorro de costes. Por último, es vital la puesta en marcha de políticas corporativas de ahorro de costes. En este sentido es importante saber priorizar las inversiones básicas para el negocio, conociendo cómo se gastan los recursos, y entendiendo la demanda de servicios TI corporativos.

Por Pablo Benito, director regional de Osiatis

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