Ahorro de costes con la firma y factura electrónica

La firma y/o factura electrónica facilita la reducción de los trámites burocráticos, evitando desplazamientos y simplificando todo el proceso de papeleo. También posibilita la inmediatez en la emisión y recepción, y no precisa espacio físico para su almacenamiento

Ahorro de costes con la firma y factura electrónica

30 abril 2009

LA OPINIÓN DEL EXPERTO

La facturación electrónica ayuda a las empresas a reducir gastos, algo fundamental en época de crisis y coyuntura económica desfavorable como la actual, tal y como se desprende de los datos facilitados por la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), que cifra el ahorro por factura electrónica recibida en 0,70 euros, mientras que la empresa emisora evita gastar 1,85 euros gracias al formato digital.

Al eliminar el papel impreso, el sobre, el sello y demás elementos logísticos mediante la e-factura, se evitan este tipo de gastos y además se es más respetuoso con el medio ambiente. Si a esto le sumamos otras partidas destinadas a Recursos Humanos, almacenamiento y archivo de las facturas, así como el adelanto del pago gracias a la inmediatez que propicia dicho formato, las ventajas se multiplican.

Cifras objetivas

Con los datos en la mano, en el caso de una empresa que emita unas 60.000 facturas al año –lo normal en una entidad de volumen medio que emita más de 200 por jornada laboral-, el ahorro propiciado por la factura electrónica ascendería a unos 110.000 euros (60.000 facturas x 1,85 euros de ahorro en cada una).Si dividimos dicha cantidad entre doce meses, obtenemos un ahorro estimado en 9.250 euros al mes, cifra nada despreciable ante la época de crisis actual e, independientemente, que mejora la logística de toda compañía.

Por su parte, la Administración Central es aún más optimista, cifrando el ahorro anual que la factura electrónica propicia para las empresas en unos 15.000 millones de euros (el 1,5% del PIB español), atendiendo a un ahorro estimado de 3,40 euros por factura electrónica y un volumen anual en España de 4.500 millones de facturas. Asimismo, con la factura electrónica se pretende eliminar el consumo de hasta 9.000 millones de hojas de papel al año, contribuyendo a frenar la deforestación global.

En vista de estos datos, no es de extrañar que las propias Administraciones Públicas, con la Agencia Tributaria y la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información a la cabeza, hayan emprendido en los últimos meses una fuerte y decidida apuesta por la firma y la factura electrónica que, de hecho, se materializó en febrero de 2008 al convertirse España en el primer país de la Unión Europea que dispone de un formato de factura electrónica gratuito, abierto y respaldado con el aval de la Administración mediante la iniciativa Factura-e.

Obligatoriedad de presentar registro telemático en 2009

Del mismo modo, y en virtud de lo acordado por el Consejo de Ministros el pasado 14 de agosto de 2008, se establecieron una serie de medidas de reforma estructural y de impulso de la financiación de las pequeñas y medianas empresas, entre las cuales destacan, precisamente, varias relacionadas con la factura y la firma electrónica y que pretenden ayudar a reducir las cargas administrativas a las que se ven sometidos tanto empresas como ciudadanos.

En concreto, dichas medidas persiguen reducir en un 30% antes de que concluya 2012 las cargas derivadas de la normativa vigente que afectan a las empresas, especialmente a las pymes, superando el 25% fijado por la Unión Europea. Estas nuevas iniciativas servirán para reducir a corto plazo las cargas administrativas que afectan tanto a la actividad empresarial como a los propios ciudadanos.

De entre las 24 reformas aprobadas, las que más nos interesan son las relacionadas con las Telecomunicaciones y la Sociedad de la Información y las del Ministerio de Economía y Hacienda, principalmente. Entre las primeras, se incluyen medidas orientadas a dinamizar el sector en el que residen las mayores ganancias de productividad de la economía, además de ser el mayor impulsor de la inversión en I+D+i en nuestro país.

En las económicas, por su parte, destacan una serie de novedades en el ámbito fiscal que vienen a reducir las cargas administrativas en un total de setenta procedimientos habituales relacionados con seis ministerios (Economía y Hacienda; Interior; Industria, Turismo y Comercio; Trabajo e Inmigración; Sanidad y Consumo; y Ciencia e Innovación), para impulsar la actividad económica y aumentar la productividad y la competitividad de las empresas españolas.

En líneas generales, las medidas aprobadas afectan a la supresión de algunos procedimientos, el establecimiento de canales telemáticos, la reducción de plazos y la unificación de algunos registros, entre otras iniciativas. Entre las cargas administrativas reducidas o eliminadas que atañen directamente a la firma y la factura electrónica, destaca principalmente una de las aprobadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, según la cual se suprime, excepto en el caso de los que presenten declaraciones mensuales a devolver, la obligación de presentar de forma telemática los libros de registro del IVA a partir del 1 de octubre de 2008.

La normativa establece que, desde octubre de 2008, deberán presentar telemáticamente sus libros-registro de IVA todas las sociedades anónimas y mercantiles declarantes de dicho impuesto, así como las personas físicas y entidades de otro tipo ya obligadas a presentar sus declaraciones del IVA, el IGIC o el IS. No obstante, se va a tramitar una modificación normativa de modo que dicha obligación sólo sea exigible en 2009 para quienes presenten declaraciones mensuales a devolver en el IVA.

La entrada en vigor de la medida para el resto de contribuyentes se evaluará a la vista de la reducción de los costes de cumplimiento y gestión, algo en lo que precisamente la firma y la factura electrónica es determinante. A medida que cada vez más empresas cuenten con este tipo de sistemas, más sencillo les resultará adaptarse a la nueva situación.

Ventajas de la factura y la firma electrónica

En todos dichos procesos, el uso de la firma y/o factura electrónica facilita enormemente la reducción de los trámites burocráticos, evitando desplazamientos y simplificando todo el proceso de papeleo, con lo que aumenta la productividad global del negocio.

Del mismo modo, este sistema posibilita la inmediatez en la emisión y recepción, a la vez que se elimina la necesidad de contar con espacio físico para su almacenamiento, algo sin duda interesante para todo tipo de empresas. A día de hoy, según AECOC, aproximadamente un 12% de las empresas españolas ya facturan de forma electrónica, sobre todo en transacciones de comercio exterior.

Por otra parte, también se favorece al medio ambiente, pues gracias a la factura electrónica se dejan de utilizar unos 9.000 millones de folios al año en todo el mundo, lo que equivale a más de medio millón de árboles que no han de talarse (a razón de 56 árboles por cada millón de hojas), trayendo consigo un beneficio indudable en la lucha contra la deforestación.

Por Rodolfo Lomascolo, director general de ipsCA