La banca se aprieta el cinturón frente a la crisis

Ahorrar en consumibles y papel es posible. Cada vez son más las empresas conscientes de este gasto y que empiezan a aplicar políticas de racionalidad, optimización y hasta de austeridad al respecto

La banca se aprieta el cinturón frente a la crisis

23 octubre 2008

OPINIÓN DEL EXPERTO

Con la llegada de la crisis muchas empresas están tomando conciencia de la necesidad de “apretarse el cinturón” en ciertas áreas. Las organizaciones financieras y bancarias no son una excepción y, al igual que otros sectores, han iniciado políticas de ahorro en departamentos que antes estaban completamente dejados de lado. Es la hora de revisar con lupa gastos como los generados por la impresión documental, que representan hasta el 5% de la cifra total del negocio de la compañía.

 

En el sector bancario estos gastos están descontrolados debido, principalmente, a dos causas. La primera de ellas tiene que ver con los empleados, que tienden a imprimir innecesariamente y a almacenar un sinfín de papeles en sus mesas. Por lo tanto, falta “concienciación” en cada uno de los trabajadores de la empresa. Una concienciación que nunca existirá si previamente la organización no traslada desde las altas instancias su preocupación en torno a este asunto.

 

La segunda de las causas es específica del sector bancario y tiene que ver con que sus clientes demandan que los recibos y documentación que se les transfiera estén en formato papel. Entre sus clientes tenemos que incluir a la Administración Pública que todavía exige la presentación física de documentos, aunque bien es cierto que está homologando los criterios telemáticos, y está admitiendo facturas en formato digital a través de la Dirección  General de Tributos.

 

En éste contexto, el 97% de las empresas –según los datos que manejamos- desconoce cómo frenar los gastos generados por la gestión documental y no tiene constancia de los métodos para conseguir una impresión racional y controlada. Lo ideal sería que fueran “oficinas sin papeles”.

 

Pero llegar en un corto espacio de tiempo a ese estatus es muy complicado, aunque sí que se pueden ir dando pasos hacia ese objetivo. La digitalización es una pieza clave en éste proceso, ya que permite a la banca reducir los costes de impresión y trabajar con mayor fluidez gracias a la optimización de sus recursos.

 

Algunas entidades financieras están apostando por la descentralización de los sistemas de impresión. La idea es externalizar la gestión documental en empresas especializadas, con lo que conseguimos reducir costes y aumentar la eficiencia, ya que los empleados no perderán el tiempo en tareas no asociadas a su negocio, como por ejemplo cargar papel en la bandeja de entrada o llamar al servicio técnico.

 

Lo cierto es que de un tiempo a esta parte, se están incrementando considerablemente las fórmulas de pago por uso como KYOclick o soluciones a medida del cliente tras una consultoría previa que garantiza hasta un 25% de ahorro en la factura. Pero la amplia mayoría de las organizaciones bancarias todavía no han iniciado acciones de éste tipo, y nos encontramos, sin duda, ante el momento de ponerse manos a la obra y prestar verdadera atención a éste tipo de gasto innecesario de papel y dinero. El medio ambiente y los libros contables de las empresas lo agradecerán.

 

Edorta Gorría, jefe de Mercado Sector Privado de Kyocera