¿Cómo afecta el archivo de e-mails a nuestro negocio?

El correo electrónico se ha convertido actualmente en la principal forma de comunicación empresarial, ya sea como prueba documental del quehacer diario o como documento vinculante de una propuesta comercial

¿Cómo afecta el archivo de e-mails a nuestro negocio?

31 octubre 2008

OPINIÓN DEL EXPERTO

Hoy en día y en cualquier lugar del mundo, el correo electrónico se ha convertido en la principal forma de comunicación empresarial, por lo que archivar estos mensajes supone una tarea esencial. En muchas ocasiones, un solo correo puede ser el único registro de una transacción importante entre una empresa y un cliente o entre miembros del personal. De hecho, los correos electrónicos contienen cerca del 75% de la información que los usuarios utilizan de manera diaria, justificando el almacenamiento, durante largos períodos de tiempo, de este conocimiento corporativo.

Archivar el correo electrónico, por tanto, debería ser una actividad llevada a cabo por todos los departamentos de las compañías, y más aún por los departamentos de TI que son a los que más afecta el almacenamiento, las copias de seguridad, los problemáticos archivos PST, así como la sobrecarga de los servidores de correo electrónico, mientras los equipos legales ven a los e-mails como un factor esencial en sus políticas de descubrimiento y respuesta a solicitudes.

Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas europeas en general están poco concienciadas aún acerca de la importancia del archivo de e-mails y de su utilidad para el negocio. Según un estudio, llevado a cabo por GFI en el Reino Unido y que ha contado con la participación de 408 gerentes, directores y consultores de TI, el 50% de las pymes británicas aún no han implementado una solución para el archivo de e-mails, debido a la falta de formación en esta materia.

Los recortes de presupuesto son, asimismo, otra de las razones expuestas por los gerentes, directores y consultores de TI para no adquirir este tipo de soluciones. Por otra parte, nos encontramos con un 32% de empresas que aseguran no considerar necesaria esta práctica o creen que no cuentan con la suficiente información.

Ahora bien, a pesar de esta percepción del archivo de correo electrónico, poco a poco éste se va abriendo hueco entre los administradores de TI, demostrando su valor y utilidad. De manera que en la actualidad, y según el mismo estudio, un 49% de las pymes británicas tiene implementado totalmente el archivo de e-mails, y la mayoría de ellas, exactamente, el 31%, afirma tardar menos de una hora en encontrar los e-mails solicitados.

Y lo que es más importante, sólo un 1% de los encuestados asegura haber tenido alguna experiencia o actitud negativa hacia la compilación de correos electrónicos.

La mayoría de las compañías que cuentan con una solución de archivo de e-mails apunta a motivos de conformidad o para garantizar la disponibilidad de todo un seguimiento completo en papel, para cualquier tipo de investigación. Y, por supuesto, los archivos de e-mail incrementan la productividad global de los empleados, cuando éstos necesitan acceder a sus correos desde cualquier lugar del mundo.

Así, más del 20% de las compañías participantes en el estudio que cuentan con soluciones de archivo de e-mail, califican de muy positiva su utilización. Con este porcentaje tan importante de compañías que ya reconocen los beneficios del archivo de e-mail, reeducar al resto de empresas acerca de su necesidad y ventajas resulta esencial.

David Vella, director de Gestión de Producto deGFI