Tu contabilidad perfectamente clara

Quizás estas navidades te dejen algún kilito de más en la barriga y algunos cuantos euros de menos en tu bolsillo. Así que te presentamos cuatro aplicaciones que te ayudarán a superar la crisis y tomar el control de tu economía doméstica

Javier Alonso

Tu contabilidad perfectamente clara

23 diciembre 2009

A la hora de llevar las propias cuentas se cumple aquello de que «cada maestrillo tiene su librillo» y la oferta de aplicaciones refleja esta misma «biodiversidad». Desde la agenda de papel en que anotamos el dinero de la compra a las aplicaciones profesionales para pymes y grandes empresas, existe un continuo de programas especializados, muchos de ellos asequibles e incluso gratuitos. Para esta comparativa, hemos seleccionado cuatro aplicaciones que creemos satisfarán las necesidades de la inmensa mayoría de nuestros lectores.

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¿Programa estándar u hoja de cálculo?

Si estás familiarizado con Excel, anotar los gastos en una hoja y analizarlos posteriormente puede ser una buena alternativa para empezar y, de hecho, es quizás la más popular. Existen en la Red numerosas plantillas, gratuitas y de pago, que te ayudarán en la tarea de organizar gastos e ingresos.

Ahora bien, esta solución tiene también su lado oscuro, ya que la preparación de las hojas y la realización de los análisis puede llevar un tiempo más que considerable. Si te decides por un programa especializado, es posible que al principio no se adapte exactamente a la forma en que te gusta ver los números (todo es acostumbrarse), pero va a ofrecerte muchas posibilidades que jamás llegarías a desarrollar en Excel, como tendremos ocasión de ver a continuación.

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Un programa para cada necesidad

Antes de elegir un programa de contabilidad es importante saber el uso que vamos a darle y cuánto tiempo queremos dedicar a esta tarea, lo que será el factor que más nos limitará. Los programas más básicos nos permiten anotar los gastos asignándolos a un «concepto», como por ejemplo comida, gasolina, reparaciones, ropa, etc. La mayoría de ellos permiten, además, automatizar la grabación de los recibos periódicos y las liquidaciones de las tarjetas de crédito, lo que facilita enormemente la tarea de anotar nuestros gastos e ingresos. Al terminar el mes listaremos los conceptos y descubriremos cuánto dinero hemos gastado en cada uno. Comparando la realidad con nuestras expectativas o presupuesto, decidiremos dónde apretarnos el cinturón.

Un segundo nivel es el control bancario, que es complementario del anterior. Ahora, ya no anotamos solo el dinero que gastamos sino con qué lo pagamos: en efectivo, con tarjeta de débito o crédito, etc. Al terminar el mes tomamos el extracto del banco, comparamos los saldos inicial y final y, si no coinciden con nuestra contabilidad, es que nos hemos olvidado de anotar algo o que el banco nos ha hecho algún cargo erróneo.

Comparar nuestra contabilidad con el extracto es lo que se denomina conciliación bancaria y nos permite comprobar si nuestras cuentas están completas. En este nivel es donde los programas empiezan a diferir y aparece la función de carga de extractos bancarios: los bajamos en forma de fichero de la web de nuestro banco y el programa los lee y los incorpora a la contabilidad.

Por último, tendremos prestaciones avanzadas si los programas incorporan calculadora de préstamos, cartera de valores, contabilidad multidivisa, etc. Algunos desarrolladores incluso gestionan foros de usuarios en Internet donde, además de discutir sobre el programa, se intercambias ofertas y sugerencias de ahorro. Las prestaciones avanzadas son interesantes si las vamos a utilizar, pero, si nuestra intención es no complicarnos, quizás debiéramos prestar más atención a otros aspectos, como la facilidad de uso.

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Otros aspectos importantes para decidir

A la hora de elegir un programa el mejor consejo es, sin duda, probarlo antes. Es muy importante que la interfaz de usuario sea sencilla, que nos gusten los informes y gráficos, que se adapten a nuestras necesidades… Y, aun así, nos pasará como con los coches, que hasta que no te sientas al volante no sabes realmente cuán cómodo o incómodo resulta.

Todos los programas analizados disponen de versiones de prueba gratuitas por tiempo limitado que te animamos a instalar. También hay que tener en cuenta cómo vamos a usar el programa: qué sistema operativo tiene nuestro ordenador, si siempre lo usaremos en casa (cuidado con las vacaciones, si no tenemos un portátil) o si nos interesa llevarlo, por ejemplo, en un pendrive. Los programas on-line, que dejaremos para otra ocasión, presentan amplias ventajas en este aspecto, siempre que dispongamos de una buena conexión a Internet.

El precio de este software no es un factor determinante, ya que todos los analizados quedan por debajo de los treinta euros. Tampoco suele serlo la potencia del ordenador, ya que, al igual que la mayoría de programas de ofimática, consumen muy pocos recursos. Por último, es recomendable no perder de vista el futuro. No desdeñemos la posibilidad de que más adelante necesitemos más funcionalidad, porque decidamos complicarnos la vida en la bolsa o entramparnos un poco más.

La alternativa on-line

Existen programas de contabilidad personal muy completos que se utilizan directamente en Internet, desde nuestro navegador, dando de alta una cuenta de usuario. Tienen la ventaja de que se puede acceder a ellos desde cualquier PC, incluido el de la oficina, con cualquier sistema operativo, que los datos estarán más seguros que en nuestra propia casa (¿a quién no se le ha borrado por error un archivo?) y que nos despreocuparemos totalmente de las actualizaciones del software, por citar algunos.

El principal inconveniente o quizás el único es la percepción de falta de confidencialidad que aún tenemos, no sabría decir si justificada o no, sobre este tipo de aplicaciones.

En su día, ya analizamosde manera práctica Moneytrackin y Teso. La primera es comparable a las analizadas en cuanto a funcionalidad y cuenta como valor diferencial con una activa comunidad de usuarios y foro, mientras que la segunda es mucho más completa que las analizadas, pero menos fácil de utilizar, dirigida a usuarios de nivel intermedio.

Está disponible en castellano, catalán e inglés. Cuenta con una interfaz sobria que aloja funciones de tesorería avanzadas, como operaciones multidivisa, carga de extractos bancarios, conciliación automática, cartera de valores, actualización automática de cotizaciones y tipos de cambio, etc., lo que no impide que pueda utilizarse para llevar contabilidades más básicas.

Desde Estados Unidos y en inglés, encontramos otras dos aplicaciones on-line muy distintas a éstas, que son Quicken y Mint. Ambas funcionan, más que como contabilidades, como agregadores bancarios, al estilo del que montó hace unos años Bankinter. Los usuarios se conectan a estos programas, les facilitan sus claves bancarias de consulta y ellos recopilan toda la información financiera de diversas entidades para presentarla agregada. Incluso, incorporan ayudas para la preparación de las declaraciones de la Renta.

La comparativa y nuestras pruebas

Para realizar nuestra comparativa, aparte de ofrecer los datos habituales de contacto y requisitos técnicos, nos hemos centrado en cuatro bloques de características que nos han parecido las más relevantes.

La primera es la usabilidad, con la que repasamos la interfaz gráfica y la facilidad de manejo del programa. Algunas aplicaciones de la comparativa son extranjeras y, en estos casos, también hemos tenido en cuenta la calidad de la traducción.

Otra propiedad que ha sido valorada es la de la funcionalidad que aporta, que puede sed básica si sus opciones se limitan a lo que sería un uso básico de contabilidad personal, como la posibilidad de introducir pagos e ingresos periódicos, agenda de direcciones, etc.; o avanzada, donde englobamos funciones que en principio serían utilizadas por usuarios más experimentados, como la carga de extractos bancarios, compraventa de valores, calculadora financiera, etc.

Una última característica que ha pasado por nuestro rasero es la gestión de datos, que hace referencia a aspectos más informáticos del programa, con especial atención a la encriptación de datos.

La opinión de PCA: Son útiles, pero mejorables

Llevar la contabilidad doméstica merece la pena. No importa que no seamos tan manirrotos como los protagonistas del programa de televisión Ajuste de cuentas, anotar nuestros gastos para medirlos es más que aconsejable. Nos permitirá tomar decisiones realistas sobre nuestro presupuesto y mejorar nuestra calidad de vida.

Eso sí, el programa que más nos convenga dependerá, sobre todo, de nuestras necesidades. Si es la primera vez que nos enfrentamos a la tarea de anotar ingresos y gastos, puede ser interesante empezar a probar con Buddi instalado en un pendrive que utilicemos como llavero, para poder tenerlo a mano. Nos permitirá acostumbrarnos a llevar nuestras cuentas y nos impondrá un rigor que jamás conseguiríamos si lo que utilizamos es una simple hoja de cálculo. El problema es que en dos o tres meses se nos quedará corto, porque querremos hacer más y mejores análisis de nuestras fianzas.

Los usuarios que ya tengan cierta práctica en llevar sus cuentas tienen que optar por un programa superior, que en esta mini-comparativa serían los de las firmas EBP y Data Becker. La elección entre uno u otro ya es cuestión de gustos, porque, como se ve por las puntuaciones, son muy similares. A nosotros nos ha gustado especialmente el de EBP porque permite integrar los extractos del banco en la contabilidad doméstica. La operativa con los bancos puede parecer compleja e innecesaria a los usuarios noveles, pero, a poco que se lleve un tiempo organizando la propia contabilidad, se convierte en imprescindible.

La única «pega» que le encontramos a estos dos programas es que son excesivamente completos. Es normal que los fabricantes se esfuercen por dotar de funciones a sus programas, pero, ¿de verdad necesitamos, por ejemplo, una agenda? Si queremos anotar los teléfonos de emergencia para robo de nuestras tarjetas o a quién dirigirnos para cambiar nuestras domiciliaciones perfecto, pero es más que probable que ya tengamos organizada esta información en Outlook o nuestro propio teléfono móvil. Lo que queremos subrayar es que conviene mantener nuestra contabilidad muy simple, independientemente de las posibilidades de los programas, para que no nos ocupe demasiado tiempo llevarla al día.

Por último y aunque no los hayamos analizado aquí, recomendaríamos también visitar los servicios de Moneytrackin’ (https://www.moneytrackin.com/) y TESO (www.tesoweb.es), dos programas on-line muy completos y gratuitos de los que hemos publicado sendos prácticos en números anteriores (PCA208 y PCA211, respectivamente), comparables a los incluidos en este artículo. Los programas on-line son muy cómodos de utilizar si tenemos, eso sí, un buen acceso a Internet al que acudir en todo momento.

Lo mejor

  1. La facilidad de uso

  2. La facilidad a la hora de entrar los apuntes de gasto e ingreso es una constante en todos los programas analizados. Las diferencias provienen sólo de la cantidad de información que piden y que nos permitirá luego realizar más o menos análisis. Es en los análisis estadísticos y control presupuestario donde nuestro ganador, EBP, aventaja más claramente a sus rivales


Lo peor

  1. La operativa bancaria

  2. Es difícil encontrar programas de contabilidad doméstica que permitan incorporar la información de nuestras cuentas corrientes, lo que supone evitar al usuario más de la mitad de las operaciones de grabación de datos y detectar errores de estas entidades. Y no es que en España no existan estándares, de hecho son más antiguos que en la mayoría de los países, pero sólo EBP entre los programas de nuestra comparativa (y TESO entre las alternativas on-line) los incorporan.