Correo electrónico eficiente y EuroSOX

No resulta nada fácil la gestión correcta del archivado de e-mails, pero la entrada en vigor de la normativa EuroSOX en la UE hace aún más estratégico su cumplimiento, especialmente si se trata de las grandes compañías

Correo electrónico eficiente y EuroSOX

21 febrero 2009

LA OPINIÓN DEL EXPERTO

Obtener una mayor productividad, reducir todos los costes relacionados con los servidores, el almacenamiento y obtener una gestión eficaz son solo algunas de las prioridades del departamento TI de cualquier empresa. Pero cuando se trata del correo electrónico, además, están los de ofrecer un óptimo acceso a la información y la eliminación de posibles agujeros de seguridad.

Según estudios, el correo electrónico en las empresas se ha convertido en un elemento crítico para poder desarrollar el trabajo de forma eficiente. En el 75% de las compañías existe propiedad intelectual dentro del correo, se aceptan e-mails como confirmación de algún tipo de transacción, y en ese mismo porcentaje, se encuentran envueltas en litigaciones de descubrimiento legal del correo electrónico numerosas compañías del Fortune 500.

Por otro lado, se incrementan diariamente los datos enviados, tanto por e-mail como por mensajes instantáneos, de voz y otras aplicaciones. Todo esto hace prever un aumento del 125% en los requerimientos diarios de almacenamiento de correo electrónico por empleado para este mismo año. Además, los usuarios de las empresas dedican más de 60 minutos al día a administrar su correo, y los administradores de TI destinan más del 25% de su tiempo a la gestión de e-mails.

Se hace necesario soluciones que permitan a las organizaciones gestionar con innovación, eficiencia, fiabilidad y respeto al medio ambiente sus datos enviados, especialmente los correos electrónicos. Reduciendo el grado de ocupación de almacenamiento de primer nivel, disminuyendo costes, mejorando las operaciones de recuperación y ofreciendo total garantía de seguridad.

Además, es importante señalar que tras la aprobación definitiva de la Normativa EuroSOX en julio del 2008, todas las grandes corporaciones de la Unión Europea se deben adherir a ella. Este sistema de auditoría está basado en el innovador sistema SOX utilizado en USA desde 2002. El objetivo de esta ley es reestablecer la confianza del inversor en las empresas a través de sus informes financieros. Es de vital importancia el seguimiento de las normas. Por ello, las infraestructuras de IT deben de organizarse para que toda la información se encuentre disponible en cualquier momento, de cara a las auditorias anuales (lo que incluye el correo electrónico, mensajes de voz e instantáneos).

Una completa solución para la gestión de información debe estar constituida por tres elementos principales: unos servidores idóneos para soportar virtualización; un innovador software que permita un archivado basado en políticas para correo electrónico y ficheros, con un repositorio central, indexado y con posibilidad de búsqueda, así como módulos adicionales para e-Discovery y cumplimientos de las Regulaciones; por último, en cuanto al almacenamiento, una plataforma caracterizada por su simplicidad y sencillez a la hora de gestionar, permitiendo una alta disponibilidad con protección de la información y ofreciendo máxima flexibilidad y rendimiento a un bajo coste.

Principales retos

-Que permita reducir el grado de ocupación de almacenamiento de primer nivel.

-Que disminuya los costes de ampliaciones en los servidores de correo y de mantenimiento de estas ampliaciones.

-Que mejore las operaciones de backup, recuperación y correspondiente venta.

-Que incremente el rendimiento de los servidores de correo electrónico, al disminuir la carga.

-Que reduzca y elimine los archivos PST y NSF.

-Que optimice la recuperación y la disponibilidad de los correos.

-Que aumente la productividad del usuario por facilidad de gestión, acceso y búsqueda.

-Que elimine agujeros de seguridad, al tener archivos de correo centralizados.

-Que aplique el concepto de ILM al almacenamiento.

Por Jesús Aguado, responsable de CentricStor de Fujitsu Siemens Computers