Gestión del talento

¿Sabes cuánto tiempo dedican los empleados del departamento de RRHH a ocuparse de aspectos burocráticos en tu empresa?¿Crees que son el 50% o el 80% cifras razonables? Aquí podrás conocer algunas respuestas a estos interrogantes

Gestión del talento

25 septiembre 2009

LA OPINIÓN DEL EXPERTO

En el 86% de las empresas que operan en España el tiempo dedicado a tareas burocráticas es de un 50% o más. Y en un 42% de los casos estas tareas suponen más de un 80% del tiempo. Estas son algunas de las primeras conclusiones extraídas del primer estudio a nivel nacional sobre el grado de implantación de soluciones tecnológicas en los departamentos de RRHH. Este estudio está siendo desarrollado entre el Grupo de Investigación de Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Complutense y nuestra empresa, ITHcap (IT for Human Capital S.A.).

El que se dedique tanto esfuerzo a tareas burocráticas es, además, uno de los resultados que más ha llamado la atención. En pleno siglo XXI en el que el uso de la tecnología se supone extendido a todos los ámbitos de la vida, parece que el departamento de Recursos Humanos se resiste a automatizar ciertos procesos que agilizarían de forma radical este tipo de gestiones administrativas.

En cuanto a la distribución de las nóminas, sigue siendo el papel el método más utilizado para hacer llegar la nómina a los trabajadores. Concretamente, el 66% de las empresas encuestadas siguen con este método tradicional y de coste elevado; aunque cada vez más se usan soluciones tecnológicas como distribución vía portal del empleado.

Al contrario que en estos dos ítems, parece que las soluciones tecnológicas aplicadas a la comunicación están más extendidas ya que el 43% de los encuestados indican que la comunicación empresa-empleado se realiza a través del portal del empleado o de la intranet.

Por otro lado, el 27% de los encuestados asegura que sus empresas recurren a la externalización para la captación de CV y selección de personal. Sin embargo, la gestión interna de CV y contratación es sólo externalizada en un 4% de las empresas encuestadas. En el resto se realiza en la propia empresa a través de herramientas ofimáticas principalmente, en concreto el 51% las utiliza, frente al 22% que lo realiza en papel y el 19% que utiliza alguna herramienta automatizada.

Este dato también nos ha resultado curioso porque hemos visto que en el caso específico de la contratación hay algunas empresas que ya han empezado a utilizar herramientas que realizan estas gestiones de manera automática. Es decir, que hay empresas que han podido comprobar que el uso de estas herramientas puede ahorrar en costes y en tiempo de trabajo. Sin embargo, el porcentaje a favor de las soluciones tecnológicas sigue siendo muy bajo, es casi igual al uso de papel, y muy inferior al uso de herramientas ofimáticas.

Lo mismo ocurre en la gestión del desempeño, la formación y carreras, se desarrolla principalmente a través de herramientas informáticas en las empresas que se realiza, porque este estudio nos enseña que este tipo de gestiones no están muy extendidas en las empresas españolas. Un 37% de las empresas no hace gestión de carreras profesionales.

En cuanto a las soluciones tecnológicas aplicadas a otros ámbitos, las conclusiones extraídas del estudio reflejan que es en la gestión de vacaciones y ausencias así como la modificación del expediente personal y el control de absentismo donde las empresas utilizan herramientas más automatizadas. De manera desglosada, el 55% de las empresas utiliza estas herramientas para la gestión de vacaciones, el 39% lo hace para la modificación del expediente y el 47% para el control de absentismo.

El estudio está aún en fase de desarrollo completo para sacar conclusiones específicas y válidas estadísticamente por cada tarea/necesidad de RRHH. Solamente queríamos hacer mención aquí de las más significativas a primera vista. Nos parece que gracias a este estudio los directores de RRHH tendrán una herramienta de benchmarking para comparar como está de tecnificada su empresa respecto a otras.

Creemos que el grado de automatización es muy mejorable y que las empresas que apuesten por la aplicación de tecnologías en la gestión del capital humano, al igual que lo hacen en otros departamentos, percibirán claramente los beneficios. La mejora de gestión y el ahorro en tiempo y costes será notable. Al fin y al cabo la tecnología fue inventada por el hombre para ayudarle en su vida diaria.

Deberíamos por lo tanto llevarla también a este departamento ya que en aquellas empresas que basan su diferencia en el talento de las personas –independientemente de su tamaño- la inversión en herramientas de seguimiento y desarrollo del Capital Humano es muy rentable y les permite tener las mismas armas que las grandes multinacionales en este ámbito.

Por Manuel Monterrubio, director general de ITHcap (IT for Human Capital)

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