Gestiona tu información personal

Para aquellos a los que la genética no les ha dotado con el gen de la organización, existen un buen número de herramientas, de pago pero también gratuitas, que les pueden servir de apoyo para estar siempre al día

Ángel Puntero Méndez

Gestiona tu información personal

12 febrero 2010

Con el comienzo del nuevo año, a buen seguro que son muchos los que tienen un saco de propósitos acumulados. Un primer paso para que puedan cumplirlos es que aprendan a organizarse para ser más eficientes. Para ello, es posible echar mano de los métodos de toda la vida, como una agenda, un bloc de notas, un calendario, etcétera, o aprovechar el tiempo que en la actualidad pasamos frente al ordenador para valernos de las posibilidades que la tecnología brinda en este aspecto.

Distintas herramientas

Del mismo modo que no utilizamos de igual forma un calendario tradicional que un bloc de notas, no todas las aplicaciones o servicios que vamos a analizar tienen el mismo fin o la misma manera de ver las cosas. Por ejemplo, Remember the milk se basa en un sistema de listas de To-Do o tareas que podemos priorizar, organizar o programar. Otros se basan en un sistema de calendario en el que podemos introducir eventos, componiendo una cuadrícula con nuestra planificación y dándonos la posibilidad de compartirla con otras personas. Mientras que una utilidad como PIM One nos transmite el feeling de una agenda de bolsillo corriente, con sus listados de contactos y el día a día. Como veremos más adelante, quizá la solución para la gestión total no se encuentra en una sola herramienta, sino que podemos aprovechar la sinergia entre aplicaciones complementarias.

Como en la mayoría de las soluciones software de los últimos tiempos, aplicación de escritorio o servicio on-line es la pregunta del millón. En la comparativa vamos a analizar de forma diferenciada ambas tendencias. Por un lado, las aplicaciones de escritorio nos ofrecen una mayor robustez, la seguridad de que nuestros datos los controlamos nosotros y no están «flotando» en la Nube, y una interfaz por lo general más completa. Sin embargo, si queremos disponer de nuestros datos en todo lugar, deberemos llevar nuestro equipo a cuestas u optar por un programa que disponga de la posibilidad de ser instalado en un disco USB, con lo que podríamos transportarlo con total facilidad de un lugar a otro.

En lo que respecta a los servicios on-line, normalmente nos obligan a estar conectados a Internet, aunque, gracias a la aparición de complementos como Google Gears, cada vez menos. Como contrapartida, proporcionan una mayor portabilidad y conectividad, la capacidad de compartir datos con otras personas y nos facilitan la tarea de gestionar ya no solo nuestro propio tiempo, sino, el de un grupo de personas.

RTM-IPHONE

Moviles y PDAs

Aunque ya hace bastantes años que podemos encontrar en el mercado agendas digitales, el actual boom que está sufriendo la conectividad en los dispositivos de bolsillo nos permite poder sincronizarlos con nuestras citas de Outlook o acceder a Internet desde cualquier lugar para consultar nuestra cuenta en Google Apps. Cualquier servicio nos permitirá el acceso remoto vía web, sin embargo resultan más convenientes aquellas soluciones que ofrecen aplicaciones móviles adecuadas tanto al tamaño de pantalla como a la forma de uso de estos dispositivos. En cualquier caso, hay que tener en cuenta el coste de la conexión si pretendemos sincronizar frecuentemente datos on-line. Para este fin se hacen especialmente adecuadas las tarifas planas que ofrecen las operadoras de telefonía móvil.

calculadora

El sistema perfecto

Todas las herramientas que vamos a analizar son de gran utilidad, pero no debemos olvidar que se trata de eso, de herramientas. Es decir, no van a realizar el trabajo por sí solas, sino que su verdadera eficacia dependerá de nosotros y de nuestra capacidad para sintetizar nuestras tareas y sacarles el máximo partido.

Es imprescindible desarrollar un sistema metódico que nos permita obtener el máximo provecho de nuestro tiempo. Es posible crear nuestra propia metodología, pero también podemos adoptar o, mejor aún, adaptar métodos existentes. En los últimos años ha causado furor un método proveniente del libro Getting Things Done (traducido al castellano como Organízate con Eficacia) o GTD, como lo veremos referenciado en la Red, escrito por David Allen, un gurú de la productividad personal.

El sistema que propone se basa en una serie de principios (recopilación, procesado, organización revisión) y diferentes pasos hasta la creación de listas contextuales, dejando a nuestro libre albedrío el soporte para almacenar esta información, ya sea carpetas, una PDA, una agenda, Outlook... Una idea interesante que nos transmite el autor es que toda tarea pendiente que retenemos en nuestra memoria crea un «bucle abierto» que nos drena energía y productividad, por eso resulta conveniente anotarlo en algún tipo de herramienta, como las aquí analizadas, pudiendo de esta manera olvidarla hasta que llegue el momento adecuado para retomarla.

GTD

Nuestras impresiones

En la comparativa hemos traspasado nuestra agenda de papel a cada uno de los programas o servicios, teniendo en cuenta las dificultades que nos han presentado para adaptarlos y los beneficios de trabajar con ellos a posteriori, una vez que ya estamos en disposición de consultar y modificar las citas. Se ha valorado la capacidad que tienen de guiarnos para moldear nuestros datos y que tomen una forma de presentación intuitiva y sencilla de manejar, de nada nos serviría en este caso una espectacular interfaz gráfica si no podemos visualizar claramente nuestra planificación. También es importante que sean capaces de recordarnos con anterioridad nuestras citas de forma eficiente, alertándonos a nuestro correo o móvil, según las hayamos programado.

Características de los servicios on-line

Características

Anywr

Google Calendar

Remeber The Milk

Zoho Planner

Lista de tareas

No

No (Gmail)

Calendario

No (Complementos)

Gestión Contactos

No (Gmail)

No

No

Gestión Correo

No

Gmail

No

Zoho Mail

Sincronización móvil

Acceso web

Acceso web

Alertas e-mail

Alertas SMS

No

No

Alertas mensajería instantánea

No

No

No

Idioma

Castellano

Castellano

Castellano

Inglés

Características de las aplicaciones de escritorio

Características

Microsoft Outlook 2007

PIMOne 5

PIM Xtreme

Thunderbird y Ligntning 0.9

Lista de tareas

Calendario

Calendarios compartidos

No

No

No

Sincronización móvil

No

No

No (Complementos)

Versión portable

No

No

No

Contraseña

No (Complementos)

Backup

Programable

Programable

Manual

Manual

Gestión de e-mail

Sí (Parcial)

No

Idioma

Castellano

Ingles

Castellano

Castellano

Tu PDA en papel

Si somos tradicionales y no nos sentimos cómodos utilizando herramientas informáticas como método de organización, la Red también puede servirnos de ayuda. Desde la página www.pocketmod.com se no ofrece la posibilidad de diseñar, imprimir y fabricar mediante unas pequeñas tareas de papiroflexia una curiosa agenda personalizada de reducidas dimensiones. Una vez finalizada, nuestra agenda tendrá 8 caras. Mediante la herramienta de diseño podremos seleccionar, entre algunas plantillas prediseñadas, la que más nos conviene: tablas, calendarios, listas de la compra, contactos, formulas, listas de tareas e incluso suscripciones a RSS... Además, en el caso de que el abanico de opciones no cubra nuestras necesidades, siempre podemos crear una página a nuestra medida.

Recuadro_POCKETMOD

Una vez impresa, tendremos que realizar unos cortes y una serie de pliegues para obtener nuestra microagenda. En su web encontraremos un vídeo instructivo que nos explicará cómo debemos hacerlo. Cuando esté terminada, el tamaño es ideal para llevarla en el bolsillo, dentro de un Moleskine e incluso en la cartera. Una ventaja es que, al salirnos por el precio de un folio, podremos usar nuestro Pocket Mod durante un tiempo y periódicamente sustituirlo por uno nuevo y limpio sin remordimientos.

La opinión de PC Actual: del papel al bit

Después de haber probado una cantidad suficientemente representativa de aplicaciones de gestión personal, hemos llegado a la conclusión de que no existe la aplicación perfecta para todos. Cada herramienta nos presenta los datos de una forma diferente, por lo tanto la mejor elección es algo tan subjetivo como la manera de organizarnos cada uno de nosotros.

De los servicios web analizados, no existe uno que satisfaga plenamente nuestras expectativas, ofreciéndonos todas las posibilidades que buscábamos. Hemos utilizado una de las funcionalidades de Remember The Milk para combinarla como gadget de Google Calendar, el resultado ha sido una unión más que interesante en la que los defectos de uno se compensan con las virtudes del otro. Así, la fusión entre el mejor calendario ( con el plus de integración con el resto de Google Apps), con el mejor gestor de tareas da como resultado un servicio que nos proporciona toda la funcionalidad buscada. Si buscáis una solución on-line, dadle una oportunidad a esta modalidad, en lugar de utilizar alguno de los elementos por separado.

Apertura_Opina

Mayor versatilidad con el software de escritorio

A pesar de que los servicios web pueden llegar a satisfacer nuestras demandas, en todos los casos se muestran como una opción específica dentro de un área, resultando demasiado simples para una gestión integral. Las aplicaciones de escritorio, por otro lado, se sitúan en una categoría diferente; incluso la más sencilla ofrece un amplio abanico de posibilidades en distintos aspectos, eso sí, perdiendo en la mayoría de los casos las posibilidades de comunicación que nos brinda la Red y extras interesantes como el de enviarnos recordatorios por SMS de forma gratuita a nuestro teléfono móvil.

Una ventaja incuestionable que manifiesta el PC sobre papel es la de poder compartir nuestra información con quien queramos, de forma totalmente instantánea. No se trata de decirle a todo el mundo lo que vamos a hacer en cada momento, nuestra privacidad es importante, pero sí podemos decidir qué datos queremos difundir y a quién. Las ventajas en cuanto a coordinación son indiscutibles, por lo que aquellas aplicaciones que se ejecutan en un entorno aislado deberían ponerse manos a la obra en este sentido y unirse a esta tendencia.

LOMEJOR

¿Merece la pena el cambio?

Después de unos días gestionando nuestras citas de forma electrónica, podemos afirmar que existen numerosas ventajas para aquellos que trabajan diariamente delante de la pantalla. Aunque es cierto que la facilidad para tomar notas en cualquier momento y lugar, o de revisar nuestra planificación con un vistazo al papel es algo que no se va a llegar a igualar en ningún caso, incluso disponiendo de un móvil avanzado, el acceso a los datos resulta más tosco e ineficiente. Otra razón para tantear las bondades de estos gestores electrónicos es si manejamos un volumen elevado de información, ya que pueden ser una opción más cómoda para que la cantidad de datos no llegue a saturarnos a largo plazo.

Lo mejor: Dos mejor que uno

Para la gestión on-line, la opción que más nos ha gustado es la de combinar Google Calendar con el complemento de Remember de Milk, situándose esta sinergia incluso por encima de Anywr, el ganador de nuestra comparativa individual. En el terreno de clientes pesados, Outlook juega a otro nivel, colocándose muy por encima de sus competidores. Eso sí, si el precio nos echa para atrás, gracias a los complementos de Thunderbird, podemos llegar a obtener muchas de sus funcionalidades, aunque con un poco más de trabajo de configuración por nuestra parte.

LOPEOR

Lo peor: No tantas opciones

Cuando lo que pretendemos es organizarnos, necesitamos una estructura estable, sobre la cual superponer nuestros datos. La excesiva libertad que nos ofrece Zoho Planner hace excesivamente confusa esta tarea, lo cual redunda en producir el efecto contrario al deseado. El caso de PIM Xtreme es similar; su excesiva complejidad puede confundir y asustar al usuario poco experimentado, aunque sin duda se le puede llegar a sacar un gran partido si decidimos invertir en su aprendizaje.

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