Gestiona tus proyectos fácilmente

Gracias a dos de sus características como son su ubicuidad e instantaneidad, la Red se está convirtiendo poco a poco en un canal de colaboración que resulta, sin duda, ideal para equipos multidisciplinares y dispersos

Gestiona tus proyectos fácilmente

21 enero 2009

Planifica tu semana, comparte documentos, coordina los proyectos de tu negocio o departamento, comunícate con tus clientes, crea la lista de regalos de tu boda, delega funciones, fija reuniones o simplemente haz la lista de la compra. Con los administradores de tareas podrás organizar tu vida y no volverás a olvidarte de nada.

Uno de los grandes retos de las empresas es coordinar a todos los miembros del equipo y controlar el flujo de trabajo. Por ello, no han parado de aparecer en Internet nuevas aplicaciones para gestionar tareas y tener absoluto control del avance de los proyectos.

Estos servicios, diseñados para optimizar recursos, ahorrar tiempo y mejorar la calidad de vida de los profesionales, se basan en el principio GTD (Getting Things Done), según el cual las personas no deberían retener toda la información en su cabeza, sino en otro lugar fácilmente localizable para concentrarse en la realización efectiva de las tareas pendientes.

A continuación, os daremos algunas pistas sobre los servicios más populares para darle seguimiento a los proyectos de tu empresa (Basecamp, activeCollab, Redmine, Joyent, Saiku) o para organizarte como autónomo con servicios básicos de planificación (Remember the Milk, Todoist, Ta-da List).

Basecamp (www.basecamphq.com)

* Licencia: Requiere pago

* Idioma: Inglés

Basecamp es una de las aplicaciones más efectivas para coordinar funciones, documentos, plazos, tareas y objetivos en proyectos complejos que exijan la intervención de varios colaboradores. Fue desarrollado por 37signals, una revolucionaria empresa radicada en Chicago que apuesta por la simplicidad y que se convirtió en un referente para los desarrolladores web después de publicar Gettin Real, un manifiesto tecno-filosófico de cómo trabajar en equipo.

El secreto de todo es la agilidad y simplicidad en los procesos de diseño y esta premisa se ve reflejada en todo el software con el sello de la casa: Highrise, Backpack, Campfire y Basecamp.

En 2003 se lanzó Basecamp como una solución para las empresas que quisieran controlar en un único centro de consulta el estado y avance de sus proyectos. Rápidamente, los usuarios y los devotos de la compañía comenzaron a correr la voz sobre las ventajas de esta magnífica herramienta.

Tienen una versión gratuita con usuarios y clientes limitados y con la libertad de crear un solo proyecto. La versión de pago es una potente plataforma de gestión para estar al tanto de todo lo que sucede dentro de múltiples proyectos.

El panel de administración cuenta con una portada (Dashboard) en donde se resume la última actividad del equipo de trabajo y una lista de todos los proyectos activos. Los proyectos serán visibles para el usuario solamente si tiene derechos de acceso a los mismos. Al hacer clic sobre un proyecto, aparecerá un tablero de administración propio y la lista de personas que están participando.

La primera pantalla (Overview) muestra un resumen del estado de la campaña. Para analizar detalladamente el progreso de una tarea, puedes consultar el resto de pestañas asociadas a un proyecto.

Así, en Messages hay un archivo histórico de todos los mensajes enviados entre los miembros del proyecto. Funciona como un sistema de mensajería interno. To-Do es la lista de tareas pendientes con el nombre de la persona a quien se les ha asignando.

Cada vez que un miembro del equipo realice una tarea pendiente, puede marcarla como hecha y desaparecerá del tablero de To-Do's pendientes. A través de Milestone puedes consultar los hitos y plazos fijados para solucionar una determinada tarea o fijar una nueva fecha para, por ejemplo, un entregable.

Por su parte, en la sección Writeboards accedes a una pizarra de edición de documentos en la que también puedes comparar las versiones previas. Mientras, desde Time es posible controlar el calendario del proyecto y las fechas de entregas, reuniones, etc. Igualmente, gracias a la pestaña Files revisarás todos los ficheros que se hayan adjuntado para documentar tareas, entregables, funciones o resultados.

Con Chat puedes intercambiar, en tiempo real, puntos de vista sobre el avance del proyecto con clientes o personas con las que no puedas reunirte. Y, finalmente, desde People & Permissions puedes invitar a varias personas a participar dentro de un proyecto, configurando al máximo sus privilegios y derechos de acceso.

No sólo pueden participar los directivos, contratistas y compañeros de trabajo (usuarios internos del proyecto), sino que también pueden hacerlo los propios clientes para que tengan acceso a todos los documentos y para que controlen el estado del proyecto.

activeCollab (www.activecollab.com)

* Licencia: Requiere pago

* Idioma: Multi-lenguaje

Mediante activeCollab puedes tener el control total de un proyecto y delegar funciones y tareas a todos los miembros del equipo. Es una aplicación de código abierto, con opciones avanzadas y con un modelo de configuración más complejo que otros servicios similares (debe instalarse en tu servidor) pero desde hace un par de años de ha convertido en una digna competencia de Basecamp.

Una de las ventajas de activeCollab es que permite integrar plug-ins a la aplicación para personalizarla según las necesidades del proyecto y que todos los datos se almacenarán en el servidor del usuario.

Esta plataforma ofrece un impresionante menú de funcionalidades que probablemente nunca utilizarás si lo que deseas es crear simples listas para organizar tus tareas personales diarias. Pero si buscas un servicio robusto, fácil de utilizar y en un entorno agradable para trabajar con un equipo numeroso de colaboradores, activeCollab es una excelente opción.

Además de permitir crear múltiples proyectos y subir toda clase de documentos y ficheros, con activeCollab puedes controlar todos los permisos y privilegios de los demás miembros, crear eventos, exportar todos los datos, configurar recordatorios, activar una funcionalidad de tickets y de wiki, etiquetar la información, acceder al sistema desde cualquier dispositivo móvil sin necesidad de un software adicional y editar el diseño y las plantillas que este servicio ofrece por defecto. Además, como es un sistema modular, puedes controlar toda la información que aparecerá en el entorno de administración de tu cuenta.

Redmine (www.redmine.org)

* Licencia: Gratis

* Idioma: Multi-lenguaje

Con Redmine puedes gestionar de forma avanzada todos los proyectos que estén realizando en tu empresa y planificar objetivos a corto y medio plazo.

Ofrece un diagrama de Gantt (gráfico cronológico con el tiempo que se dedica a una tarea), notificaciones por e-mail, foros, un wiki que permite actualizar documentos entre diferentes editores, un avanzado sistema de seguimiento de tareas pendientes y autenticación LDAP (protocolo de acceso).

Además, está integrado a SVN-Subversion, un sistema para controlar versiones de un proyecto, sobre todo si está relacionado con el desarrollo o la actualización de un software.

Si buscas una herramienta en la que no tengas que configurar ningún aspecto de su funcionamiento y que te sirva para coordinar pequeños proyectos sin funcionalidades avanzadas, Redmine no se ajusta del todo tus necesidades. Pero si quieres una plataforma potente, open source y que te permita controlar ciento por ciento su aspecto y funcionamiento, Redmine es tu mejor opción.

Joyent (www.joyent.es)

* Licencia: Requiere pago

* Idioma: Inglés, español

Joyent ofrece una variada suite de soluciones profesionales para que las medianas empresas puedan controlar el estado de sus proyectos y compartir información on-line.

Es open source, está disponible en español, tiene una interfaz de administración bastante cuidada y moderna y ofrece prácticamente todas las funciones del resto de gestores de proyectos colaborativos: integración con el correo electrónico, calendarios, directorio de favoritos, lista de contactos, sistema de comentarios, flexibilidad y control de los permisos de acceso, suscripción vía RSS (Really Simple Syndication), eventos, notificaciones y almacenamiento ilimitado.

Eso sí, para disfrutar de este servicio debes suscribirte a cualquiera de sus planes: Premier (100 dólares/mes), Plus (50 dólares/mes) o Startup (15 dólares/mes). Desafortunadamente, no ofrecen una versión de prueba para conocer la herramienta.

Según sus creadores, una de las ventajas de Joyent son los grupos inteligentes que permiten agrupar ítems relacionados basados en criterios como las etiquetas, facilitando la localización de la información.

Saiku (http://saiku.es)

* Licencia: Gratis

* Idioma: Español, inglés

Esta es una de las aplicaciones más recientes para administrar proyectos colaborativos. Ofrece un limpio entorno de administración desde donde puedes repasar un resumen de la actividad dentro del proyecto, ver los últimos mensajes publicados por los miembros del equipo, consultar la lista de To-Do’s pendientes, visualizar las páginas del proyecto en las que podremos adjuntar documentos, administrar a contactos y miembros de la lista y acceder a un sistema básico de chat para que puedas tener conferencias con tus compañeros y hacer un histórico de todas las conversaciones.

Soporta notificaciones e-mail y SMS, y en su fase beta Saiku está ofreciendo un máximo de 10 SMS por mes y una capacidad de almacenamiento de hasta 1 Gbyte.

Remember the Milk (www.rememberthemilk.com)

* Licencia: Versión gratuita y de pago

* Idioma: Multi-lenguaje

Remember the Milk es una administrador de quehaceres sumamente sencillo, disponible en más de veinte idiomas, y con un diseño encantador. Aunque es ideal para gestionar pequeños eventos y organizar nuestra lista de tareas domésticas, dispone de funcionalidades avanzadas para los usuarios que necesitan controlar proyectos más complejos. Se ha posicionado como uno de los mejores servicios para organizar tus tareas si no necesitas coordinarte con un cliente o con un equipo de trabajo numeroso.

Dispone de una interfaz sencilla y amigable y ofrece un gran abanico de funcionalidades entre las que destacan la posibilidad de recibir recordatorios vía correo electrónico, SMS y mensajería instantánea, un buscador avanzado de tareas, una herramienta para mapear la ubicación de los To-Do's pendientes, un fácil sistema de impresión o la capacidad de organizar tus contenidos a través de etiquetas.

Otras de sus ventajas es que puede integrarse con servicios externos como Skype, Twitter, Google Calendar o Netvibes, o que ofrece una versión para móvil bastante aceptable. Recientemente han lanzado una extensión para Firefox que permite añadir, modificar y borrar, desde el propio panel de la bandeja de entrada, todas las tareas pendientes.

Esta extensión también permite asociar un determinado mensaje a una de nuestras listas de tareas. A través de Google Gears puedes gestionar tus tareas incluso cuando tu ordenador no esté conectado a Internet.

Para comenzar a organizar tu lista de tareas debes crear antes un proyecto. Para hacerlo, ve a la sección Preferencias y crea una nueva lista desde la pestaña Listas. Después, desde tu portada, podrás acceder a los proyectos que hayas creado y comenzar a añadir nuevas tareas asignándoles un color diferente según lo prioritarias que sean. Finalmente podrás compartir tus listas con otros usuarios que hayas añadido como contacto o mediante invitaciones a personas que aún no se hayan registrado en su web.

Remember the Milk ofrece una versión Pro de su servicio que por 25 dólares al año incluye asistencia prioritaria a través del correo electrónico, integración con el iPhone, iPod Touch, Blackberry y Windows Mobile.

Todoist (http://todoist.com)

* Licencia: Versión gratuita y de pago

* Idioma: Inglés

Una de las soluciones más simples para administras tareas es Todoist, una práctica herramienta basada en AJAX que te permite crear proyectos y apuntar cualquier cosa que no desees olvidar a través de un entorno claro y minimalista. Sus opciones son bastante reducidas y por ello mismo se ha convertido en uno de los gestores de listas más apreciados dentro de las aplicaciones To-Do-List.

Para crear un proyecto basta con hacer clic en el enlace Add Project del menú izquierdo. Luego puedes añadir todos los ítems que desees y crear sublistas sangrando hacia la derecha una tarea determinada. En la parte superior izquierda del entorno de administración, hay un buscador con el que puedes localizar las tareas pendientes de la semana, del día, o proyectos a los que le has asignado un color.

Para reorganizar las jerarquía de los proyectos y de las tareas basta con hacer clic en el enlace Reorder y que los arrastres al lugar que quieras. Además de moverlas hacia arriba o abajo, a cada tarea puedes darle una prioridad del uno al cuatro, archivarla en la carpeta Historial (que no es lo mismo que borrarla), eliminarlas o simplemente moverlas a un proyecto diferente.

Con Todoist puedes previsualizar una pantalla con todas las tareas de un proyecto antes de imprimirlo.

Al igual que en Remember the Milk, también puedes integrar tu cuenta de usuario de Todoist a Gmail para que controles tu agenda desde la bandeja de entrada de tu correo. También puedes instalar un complemente en Firefox para que puedas controlar todas tus tareas desde la barra de navegación.

Ta-da List (www.tadalist.com)

* Licencia: Gratuita

* Idioma: Inglés

Ta-da List es la versión más simple para organizar tareas de 37signals. Aunque es el hermano menor de Basecamp y no tiene tantas funcionalidades como otros gestores de tareas, es una excelente alternativa para olvidadizos que deseen organizar su día a día mediante una herramienta on-line.

Con Ta-da List puedes administrar las funciones de una empresa, crear simples listas de compra o dar de alta proyectos privados o públicos. También puedes permitir que otros usuarios accedan a tus listas para que generen nuevos proyectos y tareas o para que den por cerrado un asunto pendiente.

Lo mejor sin duda es su interfaz de usuario y la simplicidad del tablero de administración, siempre coherente con los productos diseñados por 37signals.

Otros recursos disponibles en Internet

En la Web existen cientos de aplicaciones similares para planificar proyectos y gestionar tareas de forma colaborativa. Algunas de las más reconocidas son Goplan (http://goplan.info), Blist (http://blist.com), hi task (http://hitask.com), actionthis (http://actionthis.com), Achievo (http://.achievo.org), dot Proyect (http://dotproject.net), Double Choco Latte (http://dcl.sourceforge.net), Php Project (http://phprojekt.com), Project Open (http://project-open.com), Tutos (http://tutos.org), EGroupware (http://egroupware.org), Nozbe (www.nozbe.com/es/index) o B-kin Project Monitor (www.b-kin.com).