Especial

Ofimática en la Nube con MS Office 365

El nuevo 365 tiene como público objetivo a profesionales independientes y empresas de todos los tamaños, a los que ofrece, bajo un modelo de pago mensual por usuario, todo un entorno de productividad y trabajo colaborativo en la Nube

Enrique Sánchez rojo

Office 365 apertura

29 junio 2011

La firma de Redmond da un paso de gigante al ofrecer a profesionales y empresas de todos los tamaños Office Web Apps, Exchange, Lync y SharePoint gestionados en la Nube y por unos pocos euros al mes por cada usuario.

Aunque los servicios en la Nube de Microsoft para empresas llevan tiempo funcionando, estaban dirigidos básicamente a empresas grandes o medianas con fuerte capacidad de inversión, equipos de TI propios y muchas veces apoyados por partners. Por ello, el servicio Office 365 recién lanzado en versión definitiva (tras semanas de fase beta para 38 países) supone un antes y después.

El nuevo producto tiene como público objetivo a profesionales independientes y empresas de todos los tamaños (microem­presas incluidas), a los que ofrece, bajo un modelo de pago mensual por usuario, todo un entorno de productividad y trabajo colaborativo en la Nube. Esta plataforma está gestionada y mantenida íntegramente por Microsoft, con un acuerdo de nivel de servicio del 99,9% y soporte en castellano 24x7.

Con ello, además de poder acceder en cuestión de minutos a herramientas que, compradas e instaladas de manera local supondrían grandes inversiones, los profesionales y pequeñas empresas no necesitan contar con equipos de TI propios.

¿Qué incluye Office 365?

Aunque más adelante repasamos las cuatro grandes áreas que incluye Office 365 para pymes en detalle, es importante recordar que básicamente ofrece una plataforma de correo/calendario bajo nuestro propio dominio (Exchange); un entorno colaborativo para, por ejemplo, mantener videoconferencias o chats con otros compañeros vía Internet (Lync); un servicio para crear intranets, en el que colgar toda nuestra documentación compartida e, incluso, la página web pública de la empresa (SharePoint); y la posibilidad de manejar nuestros documentos de Office desde cualquier navegador web y plataforma gracias a las Office Web Apps.

Office 365

Herramientas muy conocidas

Lo mejor, no obstante, es que todas estas posibilidades, además de estar accesibles desde un navegador web, pueden ser aprovechadas localmente utilizando las herramientas habituales de Office.
Así, manejaremos el correo Exchange desde Outlook, y utilizaremos nuestro Word, Excel o PowerPoint de siempre para crear, abrir y trabajar en documentos compartidos colgados en nuestra intranet colaborativa basada en SharePoint o disponibles en el entorno de Office Web Apps.

Aquí los usuarios pueden almacenar sus documentos privados, para así tenerlos disponibles al llegar a casa o conectarse desde todo tipo de dispositivos, como el propio teléfono móvil.

Además, la configuración del entorno es realmente fácil para cualquier usuario con unos conocimientos mínimos, con la posibilidad de crear usuarios con diferentes niveles de acceso, permisos específicos según servicio, etc.

Office 365

Este es el aspecto de la interfaz on-line que vemos al entrar en nuestro Office 365 vía web. Desde aquí, podemos acceder fácilmente al correo, la intranet o las herramientas colaborativas. En nuestro caso, se trata de la beta que hemos podido probar antes del lanzamiento oficial.

Aplicaciones

Exchange Online

Con solo configurar las DNS de nuestro dominio para que apunten al servicio en la Nube de Microsoft, podemos manejar todo nuestro correo a través del servicio de Exchange Online. Con 25 Gbytes de cuota por buzón y un potente servicio antispam integrado, este entorno permite gestionar de manera unificada el correo electrónico, nuestro calendario/tareas y contactos.

Podemos acceder a todo ello desde un navegador web, configurarlo en nuestro terminal móvil (Android, BlackBerry, iPhone, Windows Phone, etc.), o directamente desde el Outlook instalado localmente en nuestro PC, como habitualmente hemos hecho con cuentas POP3/SMTP.

Office 365 Exchange

Sharepoint Online

Este entorno de Microsoft permite crear entornos web en cuestión de minutos tanto para uso interno como externo. En el primer caso, podemos crear intranets para trabajo en grupo, con secciones para colgar documentos compartidos, tablones de anuncios, foros de debate o calendarios comunes.

Esta intranet es solo accesible para los integrantes de la empresa, y permite abrir y editar documentos de Office directamente sobre el entorno on-line utilizando nuestro Word/Excel/PowerPoint local. Igualmente, permite crear páginas web públicas bajo nuestro dominio, de manera rápida y sin conocimientos de diseño o programación.

Office 365 Sharepoint


Lync Online

Este servicio es quizá el menos conocido de Microsoft en el área del profesional y la pequeña empresa, sin embargo, ofrece impresionantes posibilidades. Gracias a él, podemos tener mensajería instantánea, videollamadas o conferencias en línea, apoyándonos para ello en las aplicaciones de Office instaladas localmente en nuestro equipo, como por ejemplo Microsoft Outlook.

Esto nos permite poner en práctica las posibilidades del teletrabajo, manteniendo reuniones virtuales con otros miembros de la empresa, clientes que ya cuenten con este sistema, e incluso cualquier usuario gratuito de Windows Live Messenger.

Office 365


Office Web Apps

Ya disponibles de manera gratuita para los usuarios del servicio Windows Live, la integración de estas aplicaciones en la Nube permite crear, abrir y editar documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote desde cualquier navegador web y sin necesidad de tener la aplicación instalada localmente.

Entre sus ventajas, hay que señalar la posibilidad de almacenar en la Nube los documentos que vamos a necesitar en otra ubicación, acceder a ellos desde el móvil, trabajar desde cualquier parte (incluso si no estamos con nuestro PC) o hacerlo de manera simultánea con otro compañero del trabajo o cliente.

Office 365
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