La optimización de documentos transformará la oficina

Desde hace más de una década estamos oyendo hablar de la “oficina sin papel”. Lamentablemente no ha pasado de ser una simple frase ya que en todos estos años ni siquiera se ha conseguido disminuir el consumo de papel, sino todo lo contrario

La optimización de documentos transformará la oficina

8 febrero 2009

LA OPINIÓN DEL EXPERTO

Es innegable que el aumento de la información distribuida ha sido espectacular. La razón primordial ha sido la utilización, cada vez más creciente, del llamado ‘documento electrónico’ que, asociado al uso de Internet, nos ha brindado la posibilidad de disponer de muchos y mejores documentos de forma inmediata.

Día a día se mueven a nuestro alrededor centenares de documentos electrónicos, y también impresos, que transportan la información que nuestros proveedores, las empresas de servicios, la banca, etc., ponen a nuestra disposición con gran calidad y agilidad. Sin duda, el porqué está claro: los documentos son la “interconexión” dinámica de los negocios.

A todo este proceso hay que agregar los avances tecnológicos en el área de sistemas de impresión, que permiten la preparación de documentos de gran calidad, a una gran velocidad y con unos costes cada vez más ajustados.

El resultado es que la información fluye a nuestro alrededor y somos, habitualmente, actores pasivos de un mundo frenético, donde cada uno trata de hacernos llegar “su” información de la manera más eficiente posible y tratando de causarnos una impresión (valga la redundancia) muy positiva.

Como muchas otras áreas de la tecnología, no significa que hayamos llegado al final de una era sino que en los años venideros la Oficina del Futuro vendrá marcada por una evolución aún mayor de los procesos asociados a la distribución de información y, como parte de ello, a un volumen incluso superior de documentos electrónicos.

Nuestro entorno profesional no es en absoluto ajeno a este proceso. Es para todos conocido que el mercado nos ofrece gran variedad de productos de equipos asociados a la producción, distribución, presentación y gestión de documentos. El aprovechamiento eficiente de todo ese hardware, asociado a un buen software, nos es de gran ayuda para mejorar la gestión de los procesos internos de nuestras empresas y al mismo tiempo mejorar la comunicación con nuestros clientes.

La gestión documental

En la oficina del futuro se utilizarán equipos multi-funcionales. Nos permiten imprimir, fotocopiar, capturar como imágenes, y enviar y recibir por fax todo tipo de documentos. Su relación calidad/precio/prestaciones es excelente y en la práctica existen sobradas razones para que cualquier empresa u organización disponga ya de al menos uno.

En esta oficina automatizada se disminuirá significativamente el uso de papel pre-impreso al utilizar documentos electrónicos que se imprimen bajo demanda y evitar con ello la necesidad de almacenamiento, distribución y riesgos de obsolescencia.

Adicionalmente, dichas empresas han descubierto hace ya tiempo las ventajas de la inmediatez de la distribución de documentos y han incorporado procesos que permiten la generación on-line para la visualización vía Internet y la impresión remota con alta calidad, y sin producir una sobrecarga en las líneas de comunicaciones.

Las nuevas tecnologías aplicadas a las oficinas permitirán gestionar el ciclo completo de un documento, desde el mismo momento de su diseño, durante su utilización para el rellenado por el usuario para efectuar lo que llamamos “captura” de datos y también cuando es rellenado de forma automatizada para distribuir información.

El ciclo continúa con la distribución, ya sea física (impreso) o electrónica. Durante el proceso de rellenado o “generación”, o también una vez firmado por el cliente final (albaranes, por ejemplo), se puede crear una imagen electrónica y almacenarla para futuras consultas. Existen distintos tipos de formatos para satisfacer cualquier necesidad o para cumplir con determinados requisitos legales.

Resulta fácil comprender las ventajas de poder disponer de documentos de gran calidad, de una manera inmediata, tanto para su utilización como para su posterior consulta. Una factura o albarán cuyo original se extravíe, ya no será causa para detener un proceso administrativo, ya que se podrá disponer fácilmente de la imagen original del documento.

Por otra parte, es una evidente realidad que tal automatización de procesos permitirá, no sólo las ventajas operativas ya indicadas, sino también grandes ahorros de tiempo y dinero. Es en esta área donde las empresas y organizaciones empezarán a sentir, si no la sienten ya, la presión hacia el cambio y la optimización de los procesos de documentos.

Integración con el flujo de trabajo

En la oficina del futuro, podemos esperar que se siga avanzando en la definición de estándares que faciliten la interconexión de sistemas documentales y permitan una mayor integración con sistemas ERP y CRM. El documento es el medio de comunicación básico entre la empresa y sus clientes, y por lo tanto su evolución estará siempre unida al avance de la tecnología que respalda los procesos de negocios.

Todo indica que esta espiral continuará avanzando y haciendo que las diferencias entre organizaciones que ya sistematizan sus documentos, y las que no lo hacen, se haga aún mayor. Otra razón de peso, para tomar ya en seria consideración la problemática asociada a los documentos, es que grandes consultoras internacionales, como el Gartner Group, dispongan en sus ofertas de un área específica para prestar asesoría a empresas que aborden este tipo de proyectos.

Como todo camino, este no está exento de riesgos. Uno de los errores más comunes es la adquisición de equipos incompatibles o que presenten dificultades de integración con el parque ya existente. La gestión de compras por personal no experto o sin la correcta asesoría lleva a dolorosos errores que, habitualmente, deben ser asumidos por la organización, a costa de grandes costes ocultos, a veces pagados para obtener una pequeña reducción en el coste original. El software y la posible consultoría que se contrate no son menos importantes, ya que un proyecto correctamente diseñado e integrado producirá, sin lugar a dudas, grandes satisfacciones a los usuarios y al equipo humano encargado de su soporte y mantenimiento.

Por otra parte, es importante tener en cuenta que no es necesario cruzar nuestras fronteras para encontrar esos productos y esa asesoría, ya que disponemos en el país de una buena oferta por parte de las consultoras nacionales e incluso un fabricante de software documental que compite en el mercado con gran éxito tanto en España como en Europa y América.

Por Julio Olivares, presidente y fundador de DocPath