Organizaos, malditos

Los gestores de información personal son mucho más que una agenda, un listín telefónico o un recordatorio de tareas pendientes

Organizaos, malditos

15 marzo 2009

La cita del médico, la lista de la compra, ese aniversario que siempre olvidamos y que nos cuesta, al menos, un reproche… Vivimos a un ritmo mayor de lo que nos cabe en la cabeza o, al menos, en mi cabeza. Por eso, hace ya unos años que recurrí a un organizador personal en el PC. Son programas que hacen las veces de agenda, listín telefónico, recordatorio de tareas y, algunos de ellos, buzón de correo electrónico, con evidentes ventajas sobre las agendas tradicionales en papel.

 

Los programas de este tipo se cuentan por miles, pero no todos son buenos. En esta comparativa, vamos a analizar cuatro servicios on-line, que residen en Internet y a los que accedemos desde el navegador, y otros cuatro programas que se instalan en el PC. La decisión entre utilizar los primeros o un programa convencional es muy personal y tiene que ver con nuestro estilo de vida.

 

La principal ventaja de un servicio on-line es su accesibilidad desde cualquier PC con Internet, pero también tenemos programas convencionales que podemos portar instalados en nuestro llavero USB y que pueden ser utilizados desde cualquier ordenador del mundo.

 

El complemento ideal de cualquier organizador personal es el teléfono móvil o la PDA, pues no sólo tendremos en orden nuestras citas y tareas sino que dispondremos de una alarma en nuestro bolsillo que nos recuerde lo más importante.

 

Algunos de los programas analizados son capaces de enviar un SMS de aviso a nuestro móvil, mientras otros sincronizan su contenido con nuestro móvil o PDA. A falta de estas funciones, siempre queda la alternativa de imprimir de vez en cuando un resumen en papel.

 

Las funciones principales de estos programas son la de contactos, donde apuntar los teléfonos, correo electrónico y otros datos de nuestros conocido; y la de agenda o calendario, que mantiene nuestras citas y la de tareas pendientes. Adicionalmente, algunas de las aplicaciones analizadas funcionan también como clientes de correo electrónico.

 

Todo un derroche de tecnología que nos enfrenta finalmente a la gran pregunta: ¿por nombre o por apellido?

 

Las mejores pruebas

La comparativa que ofrecemos se ha centrado en la funcionalidad de los distintos programas, con especial atención a la conectividad con dispositivos móviles. La usabilidad y la interacción con el usuario también ocupan un lugar importante, pues se trata de no invertir más tiempo del imprescindible en mantener nuestros datos en orden.

 

El rendimiento, por su parte, lo hemos omitido, porque se trata de programas sencillos que funcionan sin problemas en cualquier equipo, mientras que, en los servicios on-line, éste depende principalmente de nuestra conexión a Internet y del navegador que utilicemos y no de la propia aplicación.

 

Cualquiera de los programas analizados cubrirá las necesidades de la mayoría de nuestros lectores. Sólo esperamos que nuestro trabajo os permita realizar la mejor elección en función de aquello que se ajuste mejor a vuestro estilo de vida.

 

 

Agendas on-line analizadas

 

* Anywr

 

* Google Calendar

 

* Yahoo! Agenda

 

* Zyb

 

 

Agendas convencionales analizadas

 

* Astonsoft EssentialPIM Pro

 

* EBP Agenda personal

 

* Fundación Mozilla Thunderbird

 

* Microsoft Outlook 2007

 

 

La opinión de PC Actual: elige según tu estilo de vida

Cada una de las utilidades analizadas nos han sorprendido positivamente por su robustez, facilidad de uso y compatibilidad que existe entre ellas, que nos permite pasar los datos de uno a otro gestor con mayor o menor esfuerzo.

 

Eso sí, hemos de tener presente que se organizan en dos grandes grupos: programas convencionales o servicios on-line. Por tanto, la elección depende de nuestro estilo de vida, es decir, del tiempo que pasamos ante el ordenador, de la disponibilidad de Internet...

 

Servidos desde la Web

Los programas on-line son más adecuados cuando utilizamos múltiples ordenadores o cuando nos relacionamos con nuestros amigos a través de ellos, porque el componente de red social que incorporan es alto, sobre todo en Anywr y Zyb. Obviamente, con ellos estamos supeditados a la disponibilidad de conexión a la Red. Otro inconveniente es la privacidad, pues cualquiera que conozca nuestro usuario y contraseña tendría acceso a todos nuestros contactos…

 

De todos los servicios on-line analizados el más escueto es el de Yahoo!, pero también es muy compacto y fácil de usar. Su principal limitación es que sólo tiene un calendario, mientras que los demás permiten definir más de uno (para apuntar citas de trabajo, ocio, etc.), visualizarlos todos al tiempo en distintos colores y compartirlos.

 

El más popular de esta tanda, por su parte, es Google Calendar, cuya interfaz es más cómoda y permite compartir, exportar e importar calendarios con facilidad, incluyendo la posibilidad de enviar SMS al móvil para avisarnos. Ahora bien, si lo que queremos es sincronizar con nuestros dispositivos móviles, Anywr y Zyb permiten hacer un backup de nuestro teléfono para gestionar nuestra agenda y los contactos en el ordenador y luego traspasar los datos al teléfono.

 

Entre los dos, nos quedamos con Zyb por sus funciones adicionales de importar calendarios Google sin descargarlos previamente a nuestro PC, subir fotos a la web desde el ordenador, el móvil sincronizado o mandando un MMS a un número de teléfono (del extranjero, ojo con las tarifas).

 

Opta por lo tradicional

De los programas clásicos, tenemos que decir que son más parecidos a una agenda de sobremesa de toda la vida. La principal ventaja es su potencia y rendimiento, que no depende de la velocidad de la ADSL o de la saturación de la red corporativa, pero sí del equipo dónde estén instalados. De ahí que sea importante la sincronización con PDAs y móviles, uno de los aspectos en los que mayores diferencias encontramos.

 

Si en el trabajo utilizamos Outlook, no hay duda, lo mejor es que inviertas el dinero en un PDA y lo sincronices con el PC de la oficina. Ahora bien, si tienes que comprar la aplicación, quizás Outlook se salga del presupuesto… En este caso, opta por Thunderbird o EssentialPIM, nuestra compra recomendada, que destaca por su interfaz sobria, pero agradable (un calco de Outlook), por la versión portátil que ofrece y porque aventaja a las demás en compatibilidad.

 

Lo mejor: Gratis y en tu PC

El add-on Lightning convierte al cliente de correo Thunderbird en una excelente agenda personal, gratuita, con correo electrónico y toda la funcionalidad que se pide a este tipo de programas, instalado en tu PC. Descarga gratis este complemento desde la web http://addons.mozilla.org/es-ES/thunderbird.

 

Lo peor: Un programa demasiado aislado

EBP Agenda Personal incluye muchas más funciones que los demás programas, unas más útiles y otras menos, pero muestra carencias muy importantes en cuanto a compatibilidad. La empresa es especialista en el desarrollo y distribución del software de gestión y el estilo que esta actividad impone se nota en la herramienta que analizamos, que da la sensación de ser un programa del siglo XX.

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