Comparativa

Organízate con los mejores gestores de información personal

Elige la agenda que mejor se adapta a ti y empieza a optimizar tu tiempo de entre las nueve que analizamos en esta comparativa. Verás todo lo que puede dar de sí.

María Elena Andrés Hernández

Apertura agenda, planificación, tareas, trabajo

21 marzo 2012

Por suerte o por desgracia, ni nuestra cabeza es un gestor de bases de datos perfecto ni nuestra memoria un sistema de discos SAS con redundancia RAID. Y aquí es donde surge la figura de la agenda como herramienta mnemotécnica para solucionar las lagunas que de tanto en tanto nos acometen. Lo que natura no da, la tecnología te presta.

Si eres de los reticentes a abandonar tu vieja agenda en papel, te instamos a que pruebes alguna de las versiones informáticas que te presentamos. La flexibilidad para trabajar con la información que ofrecen merece la pena. Asimismo, la posibilidad de realizar tantas copias de seguridad de los datos como quieras las dota de gran robustez y confiabilidad frente a las eventuales pérdidas.

Pero no es oro todo lo que reluce: evidentemente, sin tu determinación para hacer un uso constante y correcto de ellas, ninguna hace milagros. Nuestra recomendación es que no te tomes a la ligera la elección y busques aquella agenda que se ajuste lo más fielmente posible a tu estilo de vida. ¿Lo único que le pides es que sea simple y práctica?, ¿necesitas un gestor muy potente?, ¿te organizas por proyectos y no por horarios?, ¿necesitas una interfaz divertida para que te motive su utilización? Echa un vistazo a nuestra comparativa y encuentra la solución más afín a tus circunstancias.

Modos de organización

Las agendas que hemos analizado implementan diferentes estrategias de organización. La más eficaz y generalista es la basada en calendarios, muy apropiada si te organizas por horarios y necesitas recordar las citas con el médico o las reuniones de trabajo a horas determinadas. Los sistemas de avisos hallan en este modo de planificación su utilidad máxima.

Google Calendar

Sin embargo, si tienes cierta flexibilidad a la hora de cumplir con tus obligaciones, probablemente no encuentres mucho sentido al hecho de asignarles una hora fija en un almanaque. En este caso, lo adecuado es que optes por la gestión de listas de tareas. Podrás establecer prioridades en su ejecución e ir eliminándolas de la enumeración a medida que las completes.

En relación a las alertas, lo óptimo es solicitar un resumen diario o semanal de lo que aún espera en la cola reclamando tu tiempo. Si no encajas en ninguno de estos dos grandes grupos, entonces deberás rebuscar en el cajón de sastre en el que podríamos englobar el resto de alternativas. Algunas proponen apuntar toda la información relacionada con el mismo asunto en una página como lo haríamos en un cuaderno, al estilo Wiki, y otras abogan por el eslogan «una imagen vale más que mil palabras». El mercado ha evolucionado y su oferta es variada y relativamente sólida. Ya no hay excusas para postergar la decisión un año más.

Agenda

Examen de conciencia

Con las piezas del puzzle sobre la mesa, es hora de buscar la que mejor encaja con nosotros mismos. En este punto es de vital importancia que seas sincero sobre tu forma de ser y tus hábitos. El ser caótico y desordenado o excesivamente cuadriculado no se sitúa en los primeros puestos de la lista de virtudes humanas, pero no nos vamos a dejar desanimar por ello. Será difícil que no encuentres una solución que se aproxime a tu perfil, sea cual sea.

En primer lugar, es importante que, a la hora de realizar tu valoración, no te dejes deslumbrar por un listado interminable de funciones incluidas en el software. Tampoco es muy inteligente que optes por un programa determinado solo porque te apasiona una característica concreta. En tu criba inicial, ten en cuenta el cliente de correo que normalmente utilizas y recapacita sobre tu necesidad real de intercambiar tarjetas de visita con tus contactos o recibir alertas en tu móvil, por ejemplo. Es una buena idea que hagas una lista de tus expectativas y escojas, de entre las aplicaciones que cumplen con tus especificaciones, la más simple. Ten siempre en mente que nuestro objetivo final es cumplir con puntualidad y ahorrar tiempo. Todo lo que no comulgue con esta idea deberías de ponerlo en entredicho.