Reunirse sin moverse

¿Va a morir el teléfono tal como lo conocemos hoy? ¿Se convertirá el vídeo en el estándar de facto para la comunicación relacional? Estamos a un paso de convertir la comunicación cara a cara (aunque sea virtual y no presencial) en el paradigma de la comunicación visual

Reunirse sin moverse

15 febrero 2009

LA OPINIÓN DEL EXPERTO

Cuando preguntas a la mayor parte de la gente acerca de su opinión sobre los sistemas de videocomunicaciones empresariales, la respuesta se resume en equipos caros y polvorientos que se colocan en una esquina de la sala de reuniones. 

 

Las experiencias previas de videoconferencia de finales de los noventa estuvieron caracterizadas por una pobre calidad de vídeo y llamadas que se cortaban. Muchos usuarios experimentaron un retraso de segundo y medio desde que hablaban hasta que se escuchaban y se veían.

 

Los tiempos han cambiado de forma drástica. Las empresas están invirtiendo mucho en infraestructuras IP que soportan nuevas aplicaciones y gracias a esto, las cuestiones relativas al sonido y la calidad visual han sido resueltas, especialmente con la introducción de la alta definición.

 

La aparición de costes más bajos, sistemas de videocomunicaciones más flexibles, redes de datos de alta capacidad y la convergencia de las redes de comunicación que usan tecnología IP, ha hecho del uso de los sistemas de videocomunicación una opción más viable.

 

La empresas están operando con una creciente presión para reducir costes como los relacionados con los viajes de trabajo, a la vez que tienen que integrar una fuerza de trabajo cada vez más dispersa geográficamente. Por otra parte, los gobiernos están bajo presión para cumplir con los criterios más estrictos sobre el medio ambiente.

 

Si se suman todos estos factores es fácil imaginarse un mundo conectado por vídeoconferencia. La telefonía de bajo coste (VoIP) ha estado siempre disponible para resolver en parte el factor económico durante un tiempo por lo que tiene que haber más factores que confluyan en la adopción del vídeo.

 

La evolución de la comunicación visual

Vivimos en un mundo muy diferente hoy en día, donde una generación entera usa de forma sencilla el vídeo a través de los teléfonos móviles 3G y las webcams.

 

En palabras de Richard May, vicepresidente de Credit Suisse, “hay una generación entera de personas que dejan la Universidad para ir a una empresa, que han crecido con este tipo de tecnología, casi esperándola, y estarán decepcionados si entran en una empresa que no ofrece telepresencia y webcams”.

 

Aunque la gente usa frecuentemente webcams o las posibilidades del vídeo en su teléfono móvil en un contexto social, ¿desean hacer lo mismo en su trabajo? En una conferencia, ¿alguien va a querer que otros participantes sepan que están respondiendo e-mails o completando un crucigrama mientras se produce la llamada? Mucha gente está muy contenta con el audio porque les da la oportunidad de “ocultarse” detrás de la llamada.

 

El video puede que no sea apropiado para todas las reuniones o conversaciones, pero de forma similar, en algunas ocasiones tampoco lo es el teléfono, el e-mail o la mensajería instantenea.

 

Ofreciendo a los empleados la posibilidad de escoger entre varias tecnologías, es el desarrollo de los negocios el que determina cual es el mejor método de comunicación para conversar.

 

En muchas situaciones la comunicación cara a cara puede ser una necesidad, por ejemplo, en servicios al cliente donde la empatía tiene que ser mostrada para aclarar una situación.

 

Pero el vídeo a través del móvil está atrayendo el interés de las compañías que operan en un entorno de servicio a pie de campo, donde se requiere un diagnóstico inmediato.

 

La adopción de la videocomunicación

Las empresas pueden invertir en videoconferencia y ofrecer a sus empleados los medios para comunicarse por vídeo, pero no hay garantía de que se vaya a usar.

 

Hacer una reunión por videoconferencia tiene muchas ventajas, pero si una empresa no la adopta de forma interna, el uso depende de la preferencia del empleado a la hora de utilizar el vídeo.

 

Credit Suisse introdujo la videocomunicación en la empresa hace catorce años. El sistema fue usado inicialmente por la dirección y la compañía realizó alguna que otra reunión semanal a través del vídeo. Hoy, Credit Suisse contabiliza mil horas de videoconferencia interna a la semana y de ese modo evita viajes innecesarios.

 

Midiendo los beneficios

El mercado de videoconferencia se mide en número de unidades vendidas y sigue creciendo a un promedio del 25% al 30% anual. Sin embargo, es difícil determinar el ROI (retorno de la inversión) exacto de la videoconferencia ya que implica comprobar el ahorro de costes y los beneficios indirectos que reporta a una empresa.

 

Reunirse sin moverse, empresas sin ánimo de lucro, promover una cultura de los viajes y del trabajo diferente, reconocer la necesidad de un foro del mercado para identificar las buenas prácticas para ayudar a las empresas a identificar el uso y la adopción de sus sistemas de videoconferencia para asegurar que están obteniendo los mayores beneficios posibles de la tecnología y cuantificar su uso.

 

Rob Bamforth, de Quocirca, comenta que “el ROI se mira casi siempre desde un punto de vista de los costes directos y beneficios relacionados de forma tangible con la solución. Pero existen también beneficios intangibles que las empresas tienen que considerar, como retención de profesionales, niveles de intercambio de conocimientos y lo que los potenciales empleados buscan de una compañía”.

 

El futuro de la comunicación

¿Significa el vídeo la muerte del teléfono? Es fácil comprobar porqué el uso del vídeo es mejor que el audio en algunos mercados y sectores, como servicios a pie de campo, sanidad y servicios de emergencia. Sin embargo, la gente ha establecido sólidas relaciones sin el uso del vídeo.

 

Existe también la brecha generacional como factor a considerar. Igual que existe una nueva generación de jóvenes y estudiantes, cómodos con el uso del vídeo, hay grupos de personas que utilizan telegramas y máquinas de fax. Entonces, hasta que cada grupo de edad esté cómodo en el uso del vídeo, el teléfono nunca morirá realmente pero no hay duda de que la voz y el vídeo están convergiendo.

 

Nosotros creemos que el término videoconferencia no será usado en el futuro y la mejor descripción será comunicación visual. Como la tendencia mundial indica que la gente está cada vez más cómoda con el uso del vídeo, se espera que sea la vía de comunicación en el futuro.

 

Como dice nuestro director general, Paul Gullett, a modo de conclusión, “en cinco años miraremos al teléfono y nos preguntaremos que para qué lo usábamos”.

 

Por Alberto Fernández, director regional de Tandberg Iberia y Sudamérica