Suites ofimáticas: las propuestas on-line más prometedoras

El Cloud Computing tiene en las herramientas ofimáticas uno de sus máximos exponentes. Resultan más accesibles y potentes para compartir, pero también más básicas, ¿realmente son el futuro? A continuación reflexionamos sobre esta cuestión

Suites ofimáticas: las propuestas on-line más prometedoras

30 abril 2009

Hoy por hoy, la alternativa a las herramientas ofimáticas tradicionales se encuentra en Internet. Son aplicaciones que funcionan directamente desde cualquier navegador y que nos permiten disfrutar de sus funciones y nuestros documentos desde cualquier ordenador conectado, incluso si trabajamos con sistemas operativos diferentes.

La alternativa más famosa, sin duda, es Google Docs (http://docs.google.com), una suite con procesador de textos, hoja de cálculo y programa de presentaciones. Lo mejor es que esta solución se asocia automáticamente con el resto de desarrollos de Google (Gmail, Calendar, Reader, etc.), ofreciendo a cualquier usuario un entorno completo de aplicaciones on-line con el que resolver gran parte de sus necesidades.

Además, para empresas también se integra con Google Apps, logrando asociar a nuestro dominio personalizado todas las aplicaciones mencionadas. El resultado es que las organizaciones pueden dar de alta muy fácilmente un completo entorno de trabajo que, además de su gran potencia y capacidad de almacenamiento, proporciona grandes posibilidades a la hora de compartir documentos entre compañeros. Y, por si fuera poco, la versión estándar, con hasta 7 Gbytes por usuario, es gratuita.

Google Docs permite importar los documentos directamente desde formatos como DOC, XLS, PPT, PDF, TXT o CSV entre otros, ofreciéndonos un entorno de gestión bastante sencillo y similar al típico Explorador de Archivos. Desde allí, podemos gestionar todos los ficheros almacenados on-line, distribuirlos en carpetas y subcarpetas, compartirlos, borrarlos, moverlos, etc.

Eso sí, aún no ofrece soporte para los nuevos formatos Office Open XML, una importante carencia que todavía no se ha resuelto. Además, presenta unas posibilidades algo austeras y, aunque para muchos usuarios será suficiente, los acostumbrados a exprimir soluciones como MS Office echarán de menos una larguísima lista de funciones.

Office Live, la interpretación de Microsoft

Como era de esperar, Microsoft no se ha quedado de brazos cruzados ante la tendencia de las aplicaciones on-line que, guste o no, tiene toda la pinta de ser el futuro de la ofimática. Para ello lanzó hace algunos meses su Office Live (www.officelive.com). Un lugar donde los usuarios pueden almacenar sus documentos de Office e incluso crear las llamadas áreas de trabajo, que no son más que agrupaciones o carpetas de documentos útiles para un fin (gestionar proyectos, llevar las cuentas del hogar, inventario, etc.).

Sin embargo, la gran diferencia de Office Live con el resto de soluciones on-line, es que no podremos crear o modificar los documentos directamente desde el navegador, sino únicamente visualizarlos. Para editar un Word, Excel o PowerPoint seguiremos necesitando tener instalado MS Office en nuestro PC, aunque los documentos se almacenarán únicamente on-line.

Esto es un gran paso para desvincular nuestros datos de un único PC, pero poco efectivo para moverlos entre diferentes plataformas o poder prescindir de la instalación de determinadas aplicaciones.

Zoho, con soluciones para la empresa

La alternativa on-line competencia directa de Google Docs es Zoho Office (www.zoho.com), un entorno que agrupa de una manera bastante sencilla bajo una misma pantalla aplicaciones como el correo, calendarios, procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, notas, contactos, tareas, enlaces, etc. Es decir, prácticamente todo lo que podemos necesitar en nuestro día a día ofimático.

Además, para las empresas, estas aplicaciones se complementan con soluciones específicas de CRM, facturación, bases de datos, gestión de proyectos, e incluso reuniones virtuales. Estas últimas, todas de pago. Aquí también podemos compartir documentos con otros usuarios de Zoho, aunque en general el entorno se muestra algo más lento y pesado que la solución de Google.

Es un detalle importante, pues el usuario profesional buscará agilidad y rapidez de funcionamiento en su día a día. No obstante, ofrece a cualquier persona la posibilidad de cubrir gran parte de sus necesidades en un entorno 100% on-line, y accesible desde casi cualquier navegador.

Thinkfree, prometedor

La última solución ofimática on-line que comentaremos es Thinkfree (www.thinkfree.com), muy enfocada al mundo corporativo, hasta el punto de ofrecerse como aplicación para instalar en los propios servidores web de la empresa. Su gran baza es que como procesador de textos, hoja de cálculo y programa de presentaciones, utiliza un desarrollo basado en Java que recuerda mucho a OpenOffice.

Aunque la primera vez tarda en cargar, una vez que lo ha hecho permite disfrutar de una interfaz muy completa, repleta de opciones para formato y tratamiento de los textos que es, sin duda, la mejor que hemos visto para tratarse de una solución on-line.

Su entorno se limita, eso sí, a las mencionadas utilidades, aunque posee en fase beta un entorno colaborativo para el trabajo en grupo. Ahora bien, es de los mejor preparados para funcionar en la máxima cantidad de plataformas, pues, además de una interfaz específica para el iPhone, cuenta con diferentes versiones adaptadas a portátiles, netbooks y UMPC, siempre según el tamaño de pantalla y posibilidades de estos equipos.

Por desgracia, no está en castellano, ni ofrece la flexibilidad, rapidez y facilidad de uso de Google Docs.

Acceso desde los móviles

Uno de los puntos más fuertes de las soluciones on-line y con más futuro por delante, es la capacidad de acceder a nuestras aplicaciones on-line directamente desde el móvil. En el caso de los entornos ofimáticos, esto supone la posibilidad de consultar nuestros documentos, correos y demás información almacenada en estos entornos desde cualquier parte gracias a nuestro móvil. Movilidad y esencia Cloud Computing en estado puro.

Google Docs, por ejemplo, detecta automáticamente esta clase de navegadores y es capaz de ofrecer un buen nivel de prestaciones tanto en su entorno de correo, como en sus productos Calendar o Docs. Eso sí, las funciones suelen estar bastante limitadas en la gestión de correo o el trabajo de documentos.

Zoho, por su parte, cuenta con dos servicios específicos para móviles: uno para smartphones basados en Windows Mobile y otro para iPhone. En ambos, podemos consultar la información de las aplicaciones más habituales (contactos, calendario, correo, documentos, etc.), y sólo en unos pocos tenemos la posibilidad de introducir o modificar datos.

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