Suites ofimáticas: todas las modalidades son válidas

Por una parte, la tendencia más visible se inclina a utilizar aplicaciones en Internet por motivos de comodidad y accesibilidad. Por otra, los documentos ofimáticos son cada vez más complejos y difícilmente interoperables entre soluciones.

Suites ofimáticas: todas las modalidades son válidas

2 mayo 2009

En las artículos anteriores hemos hablado sobre las soluciones ofimáticas tradicionales, basadas en programas que se instalan físicamente en nuestro PC, y en ficheros que almacenamos en carpetas y unidades de disco concretas. Como alternativa, hemos repasado las principales opciones dentro de la nueva tendencia de mover las aplicaciones a Internet, haciéndolas accesibles a ellas y sus ficheros de información únicamente desde un navegador Web.

Sin embargo, ¿qué supone todo esto para el usuario normal?, ese que utiliza su procesador de textos a diario o su hoja de cálculo para gestionar sus listados, cuentas o información personal o profesional. ¿Le esperan grandes cambios en un futuro cercano?

Bien, nuestra opinión es que los próximos años van a ser «movidos» en el área de ofimática personal. Por una parte, estamos convencidos de que cada vez más usuarios apreciarán las ventajas de soluciones como las que ofrece Google Docs, y muchas empresas adoptarán Google Apps con todas sus aplicaciones como una forma de ahorrar muchísimo dinero en infraestructuras y costes de gestión. Sobre todo en el caso de pymes, donde, sin necesidad de contar con servidores propios ni grandes medios, pueden disponer de un completo entorno de trabajo colaborativo.

MS Office, imprescindible

Ahora bien, el principal problema es que no hay una alternativa real al Office Microsoft. Formatos de intercambio de archivos estándar como el PDF, están realmente bien, pero impiden modificar fácilmente la información, por lo que al final son poco operativos.

Al mismo tiempo, aunque los formatos nativos de Office pueden abrirse teóricamente con soluciones como OpenOffice o las suites on-line, esta afirmación tiene muchos matices. Demasiados documentos pierden los formatos, imágenes, tipos de letra, márgenes o espaciados. El resultado es muy poco operativo.

Si por ejemplo nos envían una presentación en PowerPoint para que la revisemos, e introduzcamos los cambios que sean necesarios, lo más probable es que no todo salga igual si la abrimos con OpenOffice o una alternativa on-line. En esta situación, no suele ser viable perder el tiempo rehaciendo la presentación y corrigiéndola: cuando la devolvamos al remitente original y la intente abrir de nuevo con su PowerPoint, no aparecerá todo igual. Por ello, en el ámbito empresarial no hay duda de que Office seguirá siendo imprescindible por mucho tiempo, y sin opciones de cambiar mientras la mayoría de los entornos corporativos siga utilizándolo de manera masiva.

Las suites on-line tienen su hueco ad hoc

Sin embargo, esto no significa que todo se vaya a quedar como está. Al contrario, creemos que las suites on-line como Google Docs o Zoho Office serán cada vez más utilizadas por los usuarios, sobre todo para los documentos de uso personal o internos de las compañías que deban ser visualizados y actualizados fácilmente por varias personas.

En estas situaciones las soluciones on-line se están mostrando como la opción perfecta, eliminando la necesidad de acceder a carpetas compartidas desde ubicaciones remotas o utilizar intranets complejas y caras.

Por tanto, creemos que en el futuro cercano convivirán ambas soluciones. Una más centrada en el intercambio de documentos entre entornos diferentes y en documentos complejos donde por estética o funciones que integren sea preciso contar con las capacidades de un Office tradicional. Y la otra, que será utilizada masivamente para documentos sencillos y rápidos que deban de estar siempre disponibles estemos donde estemos y se puedan compartir fácilmente.

La solución mixta es Office Live de Microsoft. A nosotros no nos ha terminado de convencer, pero en entornos empresariales puede ser una interesante solución: la posibilidad de almacenar on-line todos los documentos y dejarlos siempre accesibles para consultas rápidas, aunque para modificarlos sea preciso contar con el Office convencional instalado físicamente en el PC.

La seguridad, una gran preocupación

El mayor problema al que se enfrentan las suites ofimáticas on-line es la seguridad. No podemos olvidar que, en muchos casos, almacenaremos en ellos documentos delicados cuya información debería estar protegida. En el caso de los ficheros tradicionales, la seguridad consiste en que no salga de nuestro ordenador, y que nadie acceda a él para poder consultarlos o copiarlos. En Internet, en cambio, cualquiera con nuestra contraseña podría acceder a ellos.

Por eso, es importantísimo contar con contraseñas fuertes, con letras, números, mayúsculas e incluso símbolos, que compliquen mucho el acceso a nuestros servicios on-line. Además, es recomendable activar la función HTTPS siempre que sea posible. Es decir, la transferencia cifrada de información entre nuestro PC y el servidor remoto, para que de esta forma nadie pueda interceptar los paquetes de información que intercambiemos.

Google Docs ofrece esta posibilidad entre sus opciones de configuración, de forma que las conexiones sean automáticamente redirigidas a un servidor seguro. Es algo a tener en cuenta, pues, según nuestras pruebas, ni Zoho Office, ni Office Live ni Thinkfree ofrecen esta posibilidad. Eso sí, Zoho Office y Thinkfree pueden utilizar la autenticación Google para identificarnos en sus sistemas, mientras que Office Live utiliza el Passport de Microsoft.

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