Más útil que una secretaria

Con la vorágine de hoy en día, es preciso administrar al dedillo nuestro tiempo. Aferrados a las clásicas agendas, no vemos lo práctico que puede resultar un organizador personal en nuestro PC, con todos los datos necesarios recogidos a la perfección, configurados en línea para compartirlos con otros compañeros y programados para alertarnos y evitar retrasos

Más útil que una secretaria

26 enero 2008

Un esquema mental, un planning del día o un borrador en una servilleta son métodos del pasado. La necesidad se impone y, por ello, la organización tiene que ir más allá. Para ayudarnos, existe un buen ramillete de aplicaciones. A continuación, nos detenemos en algunas de ellas para poner orden en nuestra vida desde los primeros días del año.
Empezamos hablando de Microsoft Office Outlook 2007 (http://office.microsoft.com/), porque son muchos usuarios los que se manejan con ella. Posee herramientas indispensables, como Búsqueda instantánea y la barra de Tareas pendientes, que organizará y localizará al instante la información que necesitamos, haciéndola más accesible. Nuevas funciones para compartir calendarios, la tecnología Microsoft Exchange Server 2007 y Windows SharePoint Services 3.0 facilitarán que nuestros datos sean visibles en cualquier lugar y por quien deseemos.
Con Google Calendar (www.google.com/calendar/) se puede hacer tres cuartos de lo mismo. Siguiendo un sistema intuitivo y bastante similar al de otros organizadores, es posible añadir citas en el calendario, así como información que encontremos en los muchos almanaques públicos que existen en la Red. Además, podremos configurar el calendario por temas: amigos, familiares, trabajo… Finalmente, si tenemos mala cabeza, programaremos que el programa nos mande un correo o un SMS para recordarnos cualquier ocasión.
La Agenda MSD (www.msdsoft.com) se desmarca de las dos grandes compañías y apuesta por una gestión completa: patrimonio, presupuesto familiar (en pesetas o euros), agenda, música, tareas... El flujo de información se regula por un gestor de base de datos relacional. Con un precio de 29 euros, una de las características por las que destaca es por la seguridad que ofrece. Así, mediante una contraseña, permite restringir el acceso a varios niveles y a distintos usuarios, o encriptar los datos al terminar cada sesión. Toda la información podrá ser compartida con usuarios remotos y, además, para mayor tranquilidad, podremos realizar copias de seguridad y reparación de datos en caso de pérdida.

 

Como complemento a las anteriores, es posible descargarse de forma gratuita EverNote (www.evernote.com). Aparte de almacenar desde webs o direcciones de correo hasta esquemas y bocetos, podremos valernos de un listado de categorías para clasificar nuestras anotaciones y de una línea del tiempo para saltar de un día a otro de forma rápida y sencilla. Además, el programa permite guardar notas de texto o imágenes, e insertar notas escritas a mano directamente con el ratón.
Terminamos con el gestor gratuito Essential PIM 2.12 (http://essentialpim.com), una utilidad que permite organizar nuestra vida laboral y personal, anotar todo lo que consideremos importante y mantener en orden los datos de nuestros contactos.