No vengas, dímelo a la cara

¿Tienes una reunión en Londres y otra en París durante la misma mañana? Sin problemas. Con la conferencia web se pueden lograr importantes ahorros en gastos de viaje, representación y dietas. Nos ocupamos de este tema en el siguiente artículo

No vengas, dímelo a la cara

23 junio 2009

LA OPINIÓN DEL EXPERTO

En los tiempos que corren recortar gastos es totalmente necesario. No obstante, para el desarrollo de la actividad diaria de una empresa son indispensables las reuniones. Reuniones con socios, con clientes, con proveedores, y clases de formación a trabadores situados en diferentes sedes, en definitiva, reuniones clave para el funcionamiento de una compañía.

Sin embargo, este tipo de visitas conllevan para la empresa una gran cantidad de costes ya que, no sólo se trata del gasto en el viaje, sino también de las dietas, el alojamiento, taxis, etc. De hecho, una de las partidas más ingentes de las compañías españolas, después de los salarios y del I+D, es la que se refiere a los viajes de sus trabajadores para asistir a las reuniones. Por ejemplo, sólo en España el desembolso en viajes es de 13.000 millones de euros.

Una opción interesante, por el ahorro de costes que supone, es la de la conferencia web. Al no ser necesarios viajes, las compañías pueden ahorrarse la cuantía de éstos por lo que se recortan gastos. Este ahorro puede suponer a las empresas españolas hasta 4.000 millones de euros.

La conferencia web es un sistema cada vez más extendido entre las empresas, debido a su calidad, rendimiento y bajo coste. Y es que, en muchas ocasiones, se tiene la imagen preconcebida de la tradicional videoconferencia, en la que el sonido no es claro, la imagen puede no ser de calidad e incluso existen fallos de sistema.

Aunque no ocurre así en todo este tipo de tecnología, lo que sí es cierto es que la tecnología referente a la videoconferencia ha supuesto un paso de gigante en cuanto a calidad en imagen y sonido. De modo que las meetings on-line pueden desarrollarse casi como si se estuviera presencialmente.

De hecho, algunos analistas han predicho la desaparición de la tradicional videoconferencia, dentro de unos 10 años, dado el bajo coste, la alta calidad, y el incremento de características de la conferencia VoIP (Voz sobre IP). Además, se trata de un tipo de sistema que no requiere ningún tipo de formación del personal de la empresa, es cómodo, fácil de usar e intuitivo.

No es necesario que alguna persona del departamento TIC de la compañía aprenda cómo funciona para después transmitírselo al resto de empleados, ya que cualquier persona, sin una formación TIC, puede utilizarlo debido a su sencillez en el uso.

Los datos avalan la idea del ahorro de costes de la conferencia web frente a la tradicional videoconferencia y a la inversión en viajes: según datos publicados por Gartner el uso de este tipo de tecnología reemplazará a más de dos millones de desplazamientos aéreos y provocará ahorros de 3.500 millones de dólares. Pero, aún hay más, al no tener que realizar viajes, las empresas no sólo ahorran dinero sino que, además, ganan en productividad.

¿Por qué? Muy sencillo, porque los desplazamientos de los empleados suponen periodos de tiempo inútiles, como por ejemplo, las esperas en el aeropuerto, los traslados en la ciudad de destino, la búsqueda de la dirección correcta, etc. Pero es que además, la conferencia web permite tener varias reuniones en una misma mañana con delegaciones ubicadas en diferentes países. Es decir, la conferencia web dota a las empresas de menos gastos y empleados más productivos.

Así, según un estudio de la firma Ipsos Mori, un 15% de los directivos europeos declara ser menos productivo cuando tiene que viajar para celebrar una reunión. A esto se añade el hecho de que la conferencia web puede evitar los contratiempos que supone el que se cancele una reunión. Imaginemos: un ejecutivo tiene una importante reunión en San Francisco con un potencial cliente.

Se trata de una reunión que no se puede dejar escapar. Por este motivo, se planifica todo un viaje, en el que se incluyen partidas de desplazamiento, comidas y alojamiento. La ciudad no es precisamente barata, por lo que el viaje puede salir “muy caro”. Pero, aún hay más, nuestro ejecutivo se traslada alegremente a San Francisco y, cuando está llegando al hotel, recibe una llamada del potencial cliente anulándole la cita, ¿qué ocasiona esto? Mucho, pérdida de tiempo, pues el ejecutivo podría haber empleado todo ese tiempo en realizar nuevos contactos más fructíferos, pérdida de dinero y… mal humor. Sin embargo, con el uso de la conferencia web todo esto podría haberse evitado. Así, la conferencia web permite evitar viajes improductos, costes de viajes y, al mismo tiempo, contar con una gran facilidad de uso y calidad.

Cada vez más, las pequeñas y medianas empresas hacen uso de la solución de conferencia web. Entre el viaje, el alojamiento, las dietas, etc., los costes para una empresa a la hora de hacer reuniones o convenciones, son muy altos, y con este tipo de tecnología, las compañías pueden ahorrarse miles de euros, además de contar con las reuniones con toda la calidad, como si estuvieran in situ. La tecnología de la conferencia web permite dotar del mismo nivel de interacción personal, transferencia de archivos o rapidez, que el que podría tenerse en una reunión presencial, pero con un coste mucho más bajo.

Por otro lado, el futuro de las soluciones de videoconferencia es muy halagüeño. Desde la consultora americana Gartner, se prevé que la crisis impulsará la videoconferencia. Así, desde la consultora se afirma que las soluciones de videoconferencia y telepresencia se posicionan cada vez más como herramientas financieras de disminución y control de gastos. Asimismo se añade que las reuniones por videoconferencia y telepresencia alcanzarán su clímax en los próximos tres años.

Por Robert Strobl, co-fundador de Digital Samba