Visión práctica de la Gestión Documental

Entendemos por gestión documental el tratamiento de la información que se le da a una serie de documentos para, en primer lugar, ser almacenados digitalmente; posteriormente, ser clasificados; y, por último, para su representación

Visión práctica de la Gestión Documental

10 julio 2009

LA OPINIÓN DEL EXPERTO

Aunque el conocimiento más extendido es el referido a la gestión de documentos en papel (facturas, albaranes, contratos, historias clínicas, hojas de operación…) éste no es el único. Numerosos proyectos informáticos contemplan otros formatos que tienen las mismas necesidades de tratamiento, como voz en programas de radio, grabaciones de Call-Center, vídeos de intervenciones quirúrgicas o, por supuesto, páginas y contenidos webs.

Para cumplir la primera fase en la vida del documento debemos tratarlo primeramente en formato digital; es decir, escanearlo, construirlo a partir de unas especificaciones automáticas (generadores de informes), o convertirlo de formato analógico a digital, como es el caso de antiguas grabaciones de vídeo, audio o información de dispositivos de ingeniería.

Una vez que los documentos se encuentran en formato digital, deben ser analizados de forma automática o manual para extraer una información que pueda relacionar al documento con un tipo de archivo lógico.

Si se realiza de manera automática, normalmente se realiza a través de un OCR si bien puede llevarse a cabo de forma mas fácil si la generación del documento se realiza por los programas. Si el proceso de clasificación es manual, se debe disponer de visores del documento y programas de entrada de datos que permitan, mientras vemos el documento, alimentar información de base de datos relacional en nuestros ejemplos. Se graba el numero de pedido, contrato, oferta, etc. También es muy habitual encontrar proyectos que habilitan procesos de relación para escaneos masivos, ya que es fácil identificar un documento con un número de escaneo.

Como resultado final de esta fase de clasificación es necesario disponer de unos documentos en diferentes formatos y de una base de datos relacional que contiene los campos más importantes del documento, así como los índices que van a permitir a los programas acceder al mismo. Por supuesto, la gestión documental, como aplicativo que es, debe ser el conjunto de programas, objetos, tablas y procedimientos que se encarga de proporcionar a los usuarios el tratamiento de esta información.

La tercera fase, representación, debe comprender el tratamiento del documento: digitalización, visualización, edición (añadir texto, gráficos, tratamiento de imagen, tratamiento de video), consulta y actualización. Las prestaciones de edición son, hoy en día, fáciles de encontrar con cualquier programa multimedia que puede ser llamado desde el mismo aplicativo de gestión documental.

Algo más que editar y clasificar

Lo que añade valor a un buen software de gestión documental es su capacidad de proporcionar a los usuarios la información que necesitan de forma perfectamente clasificada y segura. Por ejemplo, en una empresa el departamento de cobros debe acceder a la relación de contratos con clientes, pero no a los currícula de los trabajadores, que por supuesto, sí interesan al departamento de personal o al de ingeniería de producción.

Por último, hay que tener en cuenta que estas aplicaciones inciden directamente en el núcleo de los sistemas de gestión de una empresa: contratos, facturas, ofertas, etc. Se trata de sistemas que habitualmente están mecanizados por productos tipo ERP o CRM, o bien por productos desarrollados en las propias empresas.

De ahí que cuando se instala un software de gestión documental se deba valorar la capacidad de relación con otros, así como el numero de “facilities” que los fabricantes de gestión documental proporcionan: llamadas a servicios de escaneo, entrega de datos masiva por el software, integración con “mi” seguridad, entre otros .

¿Qué esperamos de una buena gestión documental?

Como primer objetivo, cuando se adquiere un software de cualquier tipo –aplicable a la gestión documental- se busca en primer lugar incrementar la productividad de la empresa y mejorar los procesos. No hay que olvidar que la informática es un concepto de ciencia/herramienta.

En segundo lugar y como valoración personal, se busca la facilidad y el tiempo de implementación de un aplicativo, considerando que no se deben manejar grandes tiempos para ello, ya que provocaría desánimo en desarrolladores y en usuarios, sin contar que los procesos de eficacia en gestión cada vez van a un ritmo más rápido.

En tercer lugar, valoraría la sencillez de uso en aquellas zonas de la aplicación que existe front-end de usuario, puesto que un software de gestión documental no debe necesitar grandes cursos de formación o reingeniería de procesos.

Siguiendo el patrón anterior, analizaremos a continuación los puntos más importantes con detalle.

Las prestaciones de edición. Cuando se habla de informática empresarial, con procesos de grandes volúmenes de información, lo que prima es la capacidad de respuesta que obtiene el usuario final. Cuando un usuario consulta un contrato no necesita poder poner una sombra o cambiar el color o la luz del documento, incluir prestaciones de edición de imagen o vídeo, creemos que no es un factor importante de valoración. En cualquier caso sí debe haber unos servicios mínimos: zoom, rotar imagen, editar, escanear, imprimir o enviar por correo electrónico.

El front-end de usuario final y la facilidad de uso. Si entendemos que cualquier usuario de una empresa accede a módulos de una gestión documental -recepcionistas que reciben una factura de un proveedor y la escanean, responsables de un departamento que la dan como correcta, controllers, financiero que autorizan el pago y administrativos que la contabilizan- entenderemos también que el sistema tiene que ser comprensible para usuarios de cualquier nivel.

Los movimientos de información en bloque. Nuestra gestión documental debe soportar fácilmente el intercambio entre carpetas, la asignación de parámetros de seguridad por grupos de usuarios o la impresión masiva de documentos entre otras funciones.

¿Cómo ser más eficaces con una gestión documental?

La integración “total” del producto en nuestro sistema. Personalmente, este concepto es una de las asignaturas pendientes y debe ser tenida en cuenta a la hora de implementar un producto de este tipo; pese a que la gestión documental nos acerca a la oficina sin papeles como una solución general, en la gran mayoría de los casos se adquiere un producto de este tipo para una solución puntual y departamental.

Si una compañía aseguradora realiza una gran inversión para gestionar contratos de forma documental, debería ser capaz -con un pequeño esfuerzo- de servir esos contratos vía web a sus clientes y de mejorar su circuito de compras, ampliando posibilidades documentales, los CV en el departamento de RRHH, etc. En definitiva, se trata de entender el proceso documental como una extensión de los procesos de gestión.

El intercambio de información entre aplicaciones. Como cualquier aplicativo del presente la información debe ser proporcionada en formato XML; debe estar documentada y los programas han de ser servicios web que garanticen la portabilidad y el intercambio entre distintas plataformas.

La seguridad es determinante. Es necesario que un buen sistema de gestión electrónico sea seguro a nivel lógico y a nivel funcional: los usuarios deben agruparse en perfiles, los documentos deben estar encriptados, cada usuario debe acceder solo a información de su perfil o de su grupo, el usuario no debe actuar sobre los documentos en modo edición si no está autorizado a ello y un largo etcétera de funciones, que suponen, en definitiva, un sistema seguro.

¿Debe ser web una gestión documental?

Desde Coprava estamos convencidos de que los documentos de una empresa actual deben ser accesibles desde cualquier lugar del mundo, de forma segura pero también de forma sencilla, lo que abre a este tipo de aplicaciones un sinfín de posibilidades.

Tener aplicaciones web mejora la facilidad de acceso; los ejecutivos de las empresas pueden acceder desde cualquier lugar del mundo a documentos que pueden necesitar para su trabajo diario sin necesidad de instalar sofisticadas plataformas de sistemas. Para ello se requiere, por supuesto, que nuestro sistema este bien desarrollado y, sobre todo, sea seguro.

Por Guillermo Sisí Martín, adjunto a la Dirección deCoprava

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