Acrobat.com: un entorno colaborativo en la Web 2.0

Adobe se introduce en la Web 2.0 con un producto que permite la creación de un espacio común en el que el usuario puede almacenar archivos y convertirlos al formato PDF o servirse de un videochat, entre otros muchos servicios

Fernando Reinlein

Acrobat.com: un entorno colaborativo en la Web 2.0

30 marzo 2009

El año 2009 va a ser el año del cloud computing. La nube va a ser el lugar donde se van a almacenar los archivos e intercambiarlos y donde se van a ofrecer los servicios necesarios para que cualquier usuario pueda comunicarse con otro sin la necesidad de contar con aplicaciones instaladas. Para ello, bastará con una conexión a Internet.

La propuesta de Adobe con Acrobat.com tiene como objetivo principal permitir a la gente crear entornos colaborativos con funcionalidades propias. Es un conjunto de servicios on-line que incluye intercambio y almacenamiento de archivos, conversor PDF, procesador de textos y videoconferencia.

Obviamente, se aprovechan las ventajas de tecnologías ya absolutamente consolidadas, como PDF o Flash, y otras todavía con mucho camino por delante, como Adobe AIR, para ofrecer experiencias que van más allá de las herramientas de productividad tradicionales de las oficinas. También accesible desde Adobe Acrobat 9, Acrobat.com ofrece una nueva manera para que la gente trabaje y se comunique on-line, es decir, presentar el software como un servicio más.

Los servicios que podemos encontrar en Acrobat.com son Buzzword, un procesador de textos que integra las funcionalidades más básicas, además de un pequeño corrector. Un espacio para realizar intercambios de archivos on-line con la posibilidad de convertir hasta cinco documentos al estándar PDF, formato que es capaz de interpretar cualquier ordenador del mundo.

En tercer lugar, encontramos la estrella de esta pequeña suite on-line, ConnectNow, un servicio de videochats personal que incluye la posibilidad de compartir el escritorio del PC, realizar conferencias de vídeo y voz y mensajería instantánea integrada, en definitiva, una versión exprés de Adobe Connect Pro. Por último, un desarrollador de APIs para colaboración en tiempo real, intercambio y conversión de archivos.

Paso 1

Puesta en marcha

Una vez nos hemos registrado en la web www.acrobat.com, accedemos a un entorno con cinco apartados. El primero de ellos es My Files. Se trata de un espacio en el que podemos almacenar hasta cinco Gbytes de datos, aunque con algunas restricciones en lo que se refiere a formatos, en especial en los relativos a vídeo.

Los archivos con extensión MOV, WMV, FLV, XVID, DIVX, RETG no son admitidos. Lo mismo ocurre con los MP3, AAC y OGG, además de los ficheros ejecutables y la mayoría de los archivos contenedor. Los motivos serán con toda probabilidad de seguridad y de derechos de autor.

Contamos con 5 Gbytes de capacidad de almacenamiento y nos permite acceder a los archivos que alojemos en este espacio desde cualquier parte con conexión a Internet. El proceso para realizar esta operación es muy sencillo, basta con marcar el botón Upload en la parte superior izquierda de la interfaz y, a continuación, seleccionar el archivo en nuestro disco duro.

Paso 2

Hacemos un PDF

La mejor forma de aprovechar este espacio es compartir archivos por medio del formato PDF. Gracias al conversor que integra este servicio, que ya es un estándar reconocido ISO 32000, podemos transformar cualquier archivo que tengamos en nuestro disco duro en PDF. Tan sencillo como pulsar en el botón Create PDF y seleccionar el fichero a convertir. Se trata de una buena opción para hacer accesible cualquier documento que tengamos almacenado en nuestro disco duro.

Paso 3

Comparte tu espacio

Otra de las operaciones a destacar de este espacio colaborativo es la opción de compartir un archivo en concreto y notificar al usuario con el que queremos hacerlo que estamos llevando a cabo este operación. Para ello, seleccionamos el botón Share y, en la siguiente pantalla, marcamos el archivo que queremos compartir, ya sea de nuestro disco duro o de algún archivo que esté en Acrobat.com.

En la misma pantalla, en el lateral derecho, debemos escribir el correo electrónico de la persona a la que queremos notificar que hemos subido un fichero. Si pulsamos sobre el botón Share With, se desplegará la lista de contactos con las que ya hemos compartido archivos previamente.

Paso 4

BuzzWord procesa tus textos

La inclusión de un procesador de textos básico, pero con las funcionalidades suficientes para la mayoría de los usuarios, es todo un acierto. Su tolerancia con otros procesadores es bastante alta, ya que permite importar desde Word, Google Docs y otros. Además, contempla las operaciones más comunes, como modificar el tamaño de las fuentes, controlar los cambios, importar y exportar, insertar imágenes, etc.

No sólo se trata de un simple procesador de textos, sino que, mientras el creador del documento lo esté editando, puede invitar a otros usuarios a acceder a él. Para ello, nos servimos del icono Share situado en la parte inferior de la interfaz.

Al seleccionarlo, se desplegará un listado y aparecerá una pantalla en la que detallaremos una lista de usuarios que podrán acceder a este documento y, lo que es más importante, les asociaremos un nivel de privilegios sobre ese documento. Estos van desde ser un simple lector o revisor hasta ser coautor. Por medio de este sistema podemos trabajar sobre el mismo documento con distintas personas en tiempo real.

La inserción de comentarios es otra de las cosas a destacar, en especial si se trata de un documento compartido. Por medio del menú de la derecha, podemos insertar todo tipo de elementos, imágenes, tablas y notas. Estas notas pueden ser muy útiles para que el resto de colaboradores del documento las vean e incluyan las suyas. Todos los ficheros de Buzzword en los que cada usuario ha tomado parte de forma activa son accesibles por medio del icono representado por un lápiz y un cuaderno en la parte superior derecha.

En definitiva, Buzzword no es un procesador de textos al uso, sino que es un lugar de encuentro en el que los diferentes usuarios interactúan para crear un documento común.

Paso 5

La clave del entorno

En todas las aplicaciones, encontramos un icono en la parte superior derecha con el nombre de Meet. Se trata de un acceso a Adobe Connect en su versión Express, aunque también podemos acceder desde la página principal de Acrobat.com.

Connect es la estrella de este entorno desarrollado por Adobe. Además de servir de nexo de unión entre las aplicaciones, en sí mismo es una excelente herramienta para trabajar en grupo. El primer paso es cambiar la configuración de nuestro perfil, usuario, contraseña y avatar.

Paso 6

Videoconferencia, chat y notas

Una de las aportaciones más importantes de Connect Now es la integración de un Messenger, que a su vez incluye chat, un entorno para que los usuarios conectados compartan notas y videoconferencia. Estas tres herramientas por si solas son útiles, aunque no aportan nada nuevo respecto a otras que encontramos en el mercado. Su verdadera utilidad se enmarca dentro de la función más interesante de Acrobat.com: compartir la pantalla de nuestro escritorio con otros usuarios.

Paso 7

Pantalla compartida

A nuestro juicio, la mayor aportación de esta herramienta de comunicación o de creación de espacios colaborativos es la posibilidad de compartir nuestra pantalla con otros usuarios a los que les hemos dado acceso previamente. Para ello, pulsaremosen el botón Share My Computer Screen, que se halla en el centro de la pantalla cuando accedemos a la aplicación.

A continuación, indicaremos con qué usuarios compartiremos la pantalla en la sección Attendees de la ventana emergente que aparecerá en nuestro monitor, pulsando en el botón +Invite... y seleccionando el nombre de la lista de contactos.

Paso 8

e-Learning

Una vez hemos compartido la pantalla, los usuarios a los que les hayamos dado acceso podrán ver lo que nosotros hacemos en la nuestra, es decir, no sólo verán el programa que tenemos activo, sino los que tenemos minimizados. De esta forma, el usuario que comparte la pantalla puede explicar el proceso de una operación en concreto, mientras que el resto de los usuarios, no sólo lo visualizan, también pueden interactuar realizando anotaciones por medio de la aplicación de notas compartidas o de la herramienta de chat.

Adobe Developer Connection

En la parte inferior de la interfaz de Acrobat.com, nos encontramos con un enlace que puede ser el más importante para los que queráis integrar algunos de estos servicios en aplicaciones o plataformas desarrolladas por vosotros mismos.

Pulsando en el enlace de la parte inferior de la interfaz, Developer, accedemos a la web en la que podemos registrarnos y conseguir las APIs que nos puede proporcionar Adobe para integrar estas aplicaciones en desarrollos propios. En esta web, se dan las directrices necesarias, en inglés, para saber cómo manipular este tipo de recursos para desarrolladores.

Las opciones de Google y Microsoft

Google cuenta con su propio entorno colaborativo, Google Apps, en tres versiones: gratuita, Premier y Educación. Tanto la primera como la tercera son gratuitas, pero ofrecen una funcionalidad suficiente como para dar los primeros pasos en los entornos colaborativos. La oferta principal se centra en Google Talk, Google Calendar, Google Sites y Google Docs como principales aplicaciones.

Microsoft, por su parte, ha atacado con el lanzamiento de Office Connect, que pretende incrementar la eficiencia gracias a los entornos colaborativos y aprovechar la convergencia de las comunicaciones y dispositivos. En el mercado de consumo, los retos se centran en las redes sociales con Windows Live preparado para diferentes plataformas, móvil y PC.