Adapta ficheros PDF a tu medida

La herramienta de Abbyy permite convertir un fichero PDF en un documento de Word o Excel en dos pasos. También facilita procesar un PDF para buscar, por ejemplo, un literal. Entre sus novedades se encuentra el soporte para DOCX, XLSX, PPTX, PDF 1.7 y PDF/A

Fernando Reinlein

Adapta ficheros PDF a tu medida

29 octubre 2010

NIVEL: BÁSICO

La tecnología de reconocimiento de caracteres de Abbyy PDF Transformer ofrece resultados impresionantes, manteniendo al máximo la estructura del documento. Puedes elegir el rango de páginas, el modo de procesamiento y el lenguaje. Abbyy PDF Transformer es capaz de reconocer más de 30 idiomas distintos. Adicionalmente, incluye un capturador de pantallas, que podemos utilizar como un escáner de archivos para luego aplicar el reconocimiento óptico de caracteres.

Paso 1. Todo a PDF

La primera de las características que podemos aplicar de esta herramienta es la conversión a PDF desde cualquier aplicación de Office. Aquellos habituados a trabajar con Word o con PowerPoint pueden diseñar sus documentos en estas herramientas para luego convertirlas a PDF con un par de clics. Una vez hemos instalado PDF Transformer, bastará con que marquemos Crear PDF en el menú flotante que aparecerá en cualquier documento de Office que tengamos activo.

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Paso 2. Tipo de PDF

Al pulsar sobre esta opción, emergerá una ventana en la que marcaremos el tipo de documento PDF que queremos generar: comprimido, sin comprimir o tipo PDF/A, formato regido por el estándar ISO 19005-1:200 , publicado en octubre del 2005. Este formato amplía el rango de compatibilidades respecto a otros formatos PDF. Otra de las posibilidades que tenemos es cambiar desde este punto el idioma de la interfaz, entre los 11 que pone a nuestro alcance Abbyy. Lo haremos desde el icono azul con una interrogación.

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Paso 3. Protección

Otra de las opciones del menú emergente es la protección del archivo por medio de una contraseña. Para ello, marcaremos la casilla Restringir apertura y emergerá una pequeña ventana en la que podremos asignar la contraseña que nosotros queramos. Ésta es una buena opción para cuando queramos enviar información por correo electrónico y deseemos que permanezca fuera del alcance de ojos/manos indiscreto/as.

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Otra posibilidad es que restrinjamos las opciones de edición e impresión del documento. De esta manera, podemos determinar que su destinatario lo visualice pero que no tenga la posibilidad de imprimirlo. Esta característica se emplea en muchas páginas que dependen de las administraciones públicas y la podemos utilizar si queremos colgar algo en nuestra web solo para su visualización.

Al seleccionar esta función, aparecerá un submenú en el que especificaremos el tipo de exclusión que queremos aplicar al documento (imágenes, texto, rellenar formularios o la edición del mismo), además de asignarle una contraseña para las restricciones seleccionadas. Una vez hemos concretado las opciones que queremos, pulsaremos sobre el boton Crear PDF.

Paso 4. Modifica un PDF

Además de generar ficheros PDF, sin duda, la mayor aportación de esta aplicación es la de modificar los archivos guardados en este formato. En la mayoría de los casos, al recibirlos no tenemos otra alternativa más que visualizarlos, en cambio, con Transformer 3.0 podemos efectuar correcciones.

Para ello, seleccionamos del menú flotante de la aplicación la opción Transformar PDF. En pantalla, se mostrará la interfaz completa con tres áreas diferenciadas: en el centro, nuestro espacio de trabajo; a la derecha, las páginas que componen el documento; y, a la izquierda, las posibilidades que se completan con el menú principal. En la parte superior, seleccionaremos el icono de Mostrar áreas, lo que nos dará una idea de los distintos tipos de datos que reúne el documento en cuestión.

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Así, aparecerán marcados los distintos tipos de contenidos, como texto, imágenes, etc. A partir de aquí, podemos pedir al programa que procese únicamente los elementos que queramos utilizando recuadros (verde para texto, azul para tablas y rojo para imágenes). Por medio del menú superior, podremos modificar el documento original, desplazando imágenes o áreas de texto, o eliminando aquellas zonas que consideremos. Es posible moverlas o asignarles otros valores, ya sea imagen, texto o cualquier otro.

Paso 5. Sello Bates

Por último, podemos integrar lo que se denomina el sello Bates a nuestro documento PDF. Este timbre le asigna a nuestro documento un carácter legal, además de relacionarlo de forma unívoca con un número que las administraciones o las instituciones legales pueden utilizar para su ordenamiento. Para llevarlo a cabo, basta con que seleccionemos la casilla Sello Bates del menú principal.

Automáticamente, emergerá una nueva ventana en la que podremos especificar qué elementos vamos a insertar en este sello, por ejemplo, fecha, hora, así como la fuente y el color. También podemos nombrar estas características como un perfil y, de esta forma, utilizarlo posteriormente de forma automática. Una vez realizadas todas estas operaciones, solo nos quedará pulsar en el socorrido botón de Crear PDF para obtener un documento en este formato con carácter legal.

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Screenshot Reader

Junto con PDF Transformer, Abbyy adjunta Screeshot Reader. Se trata de un capturador de pantallas bastante eficiente que nos permite no solo capturarlas, sino elegir su formato. Así, una vez iniciado el programa, aparecerá una ventana flotante en nuestra pantalla con tres menús desplegables. En el primero de ellos, marcamos el área que vamos a capturar: pantalla completa, un área que seleccionemos nosotros, una ventana activa o programar la captura.

Como hemos dicho, una de sus ventajas es que permite enviar al Portapapeles una imagen o generar un archivo de imagen directamente. Además, podemos capturar un texto desde cualquier fuente y exportarlo a Word o una tabla en Excel en el formato de origen, lo que combinado con la selección de un área concreta, facilita importar partes de una tabla o de un texto directamente. También es factible capturar una imagen y adjuntarla directamente en nuestro cliente de correo.

Recuadro_Screenshot

ABBYY PDF TRANSFORMER

Características

Soporte para DOCX, XLSX, PPTX, PDF 1.7 y PDF/A. Detección automática de 184 idiomas. Conversión de varios PDF a la vez. Lectura de capturas de pantalla. Reconstrucción de tablas. Requisitos: 1,0 GHz de procesador, 512 Mbytes de memoria, 1.024 x 768 de resolución de pantalla, Internet Explorer 6.0, Microsoft Office 2000, XP, 2003 o 2007

Contacto

Fabricante: Abbyy
Distribuidor: Avanquest

Lo mejor

Muy buenos resultados de conversión. La detección de tablas es ajustable. Convierte un PDF escaneado a uno de texto con un clic. Incluye escáner de capturas de pantalla

Lo peor

Los resultados de las capturas de texto deben mejorarse, ya que se sirve de un OCR para ello

Valoración

8,3

Calidad/Precio

8,4

Precio

69 euros

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