Ante la crisis, gestiona tus cuentas con Calc

La actual situación económica nos obliga a recurrir a mecanismos que nos permitan ahorrar o, al menos, administrar mejor nuestros gastos e ingresos

Javier García-Retamero Redondo

OpenOffice Calc 3.2

26 abril 2011

En este caso, vamos a utilizar OpenOffice Calc 3.2 con el fin de crear un libro que nos brinde la posibilidad de gestionar nuestras cuentas y sacar más partido a nuestro dinero.

NIVEL:INTERMEDIO

Paso 1. Hoja de parámetros

Para facilitar la tarea de introducir datos, vamos a crear desplegables en algunas celdas, aunque, en determinados casos, permitiremos que se pueda introducir texto para no limitarnos a la lista. Comenzaremos creando una hoja que llamaremos Parámetros.

OpenOffice Calc 3.2 Paso 1

En ella, vamos a definir una serie de listas para los meses del año, los tipos de gastos mensuales (teléfono, gas, luz, tarjetas, gasolina, cajero, dinero efectivo, agua, alquiler, hipoteca, comunidad, bienes inmuebles, seguro coche, seguro hogar e impuesto de circulación), los tipos de ingresos (salario, intereses y devoluciones) y los meses en los que se pasa el cobro de las tarjetas (siguiente y actual). Utilizaremos el intervalo de filas que va desde la 3 hasta la 26 para introducir valores en las listas.

Paso 2. Controles mensuales

Crearemos una nueva hoja llamada Global en la que definiremos varias zonas de datos, clasificadas por meses: Gastos, Ingresos, Saldo de la cuenta corriente donde se carguen los gastos e ingresos y Beneficios.

Las celdas que contendrán las cantidades de cada partida de gasto aparecerán de color gris y, cuando se introduzca algún valor, pasarán a ser de color blanco, de esta forma, visualmente identificaremos mejor aquellos meses en los que se ha introducido información. Selecciona el rango de celdas que contendrán las cantidades (en nuestro caso desde C2 hasta N3) y cambia el color de fondo a gris.

OpenOffice Calc 3.2 Paso 2

Necesitamos crear un estilo, pulsa la tecla F11, luego el botón derecho sobre la ventana de Estilo y formato y selecciona la opción Nuevo…. En la ventana de Estilo de celda, escribe un nombre para el nuevo estilo (para nuestro caso Celda con datos); en la pestaña Fondo, selecciona el color de fondo de la celda (blanco); y, en la pestaña Números, elige la categoría Moneda y 2 decimales. Pulsa Aceptar.

Una vez creado el estilo, se lo asignaremos a las celdas. Partiendo de que tenemos el rango C2:N3 seleccionado, accede al menú Formato/Formato condicional. En la Condición 1 selecciona El valor de la celda, mayor que y 0 (porque los valores que introduzcamos nunca serán negativos). En Estilo de celda, escoge el estilo que creamos previamente (Celda con datos).

OpenOffice Calc 3.2 Paso 2-2

Antes de seguir con los cálculos, es necesario que tengamos al menos dos filas para las partidas (filas 2 y 3 para gastos, 8 y 9 para ingresos). De esta manera, al insertar una nueva fila (es necesario hacerlo seleccionando la última fila de la partida de gasto o de la partida de ingreso), se actualizarán las fórmulas correctamente. No entraremos en cuestiones de diseño elementales, ya que dependen del gusto de cada uno. En cambio, sí es importante que cada celda tenga el formato adecuado (fecha, moneda, texto, etcétera).

Paso 3. Calcula totales

De cada uno de los tipos de gasto-ingresos que definamos sacaremos el Total, la Media, el valor Máximo y el valor Mínimo. Vayamos por partes.

El Total es el que controla el gasto o ingreso durante el año en esa partida. En la celda O2, introduce =SUMA($C2:$N2) y arrastra hasta la celda O4. Repite los pasos para los ingresos, celdas O8 a O10.

La Media, por su parte, nos permite saber de término medio cuánto gastamos, para lo cual dividiremos el total entre los meses en los que se introdujo algún dato (a 12 meses le restamos aquellos meses que estén en blanco). En caso de que se produzca algún error al hacer el cálculo, aparecerá NO. Introduce en la celda P2 la fórmula =SI (ESERROR ($O2/(12-CONTAR.BLANCO($C2:$N2)));”NO”;($O2/(12-CONTAR.BLANCO($C2:$N2)))). Arrastra hasta la celda P3. Repite los pasos para los ingresos (celdas P8 a P9).

OpenOffice Calc 3.2 Paso 3

El valor Máximo nos muestra cuál fue el mes que más gastamos o ingresamos. Introduce la fórmula =MÁX($C2:$N2) en la celda Q2 y arrastra hasta la Q3. Repite los pasos para los ingresos (celdas Q8 a Q9). Mientras, el valor Mínimo nos dice cuál fue el mes que menos gastamos o ingresamos. Introduce la fórmula =MÍN($C2:$N2) en la celda R2 y arrastra hasta la celda R3. Repite los pasos para los ingresos (celdas R8 a R9).

Para cada mes obtendremos el total de gastos, introduce la fórmula =SUMA(C2:C3) y arrastra hasta la celda N4. Observa que no hemos puesto el $ para que, de esta manera, al arrastrar, aumenten las letras del rango de celdas. Repite los pasos para los ingresos (celdas C10 a N10).

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