Aprende a realizar una buena gestión documental

Os mostramos el funcionamiento de la herramienta PaperPort 11, que esconde innumerables posibilidades para mantener vuestros documentos lo más orgnizados y accesibles posible, así como información útil a la hora de elegir el escáner más apropiado

Enrique Sánchez rojo

Aprende a realizar una buena gestión documental

26 mayo 2008

El sueño de muchas personas pasa por ser capaces de organizar y categorizar la gran cantidad de papeles que, poco a poco, van acumulando con el paso del tiempo, ya sean del ámbito personal o profesional. En estos casos, podemos optar por guardar toda la documentación en archivadores y estanterías o, mejor aún, almacenar en nuestros equipos la documentación de la que legalmente podamos prescindir en formato papel.

Para ello, la informática moderna nos proporciona infinidad de soluciones para todos los bolsillos. Un ejemplo de herramienta para la gestión documental dirigida a usuarios personales o pequeña oficina, es la aplicación PaperPort 11, cuyo funcionamiento detallado o mostramos a continuación.

Paso 1

Entorno de trabajo

Lo primero que tenemos que tener claro es que PaperPort nos permite gestionar multitud de formatos de manera unificada: PDF, imágenes, ficheros de Word/Excel/PowerPoint, etc. Esto supone que no sólo podremos ordenar los documentos que escaneemos, como ocurre con otras soluciones, sino que podremos organizar y combinar archivos de diferentes fuentes con el objetivo de llevar una verdadera gestión de toda la información que recibamos o generemos nosotros mismos, ya provengan de una fuente electrónica o de papel.

A la izquierda de la aplicación, en una estructura de árbol, se nos muestran nuestras carpetas (por defecto Mis Documentos), que podremos gestionar a voluntad. De hecho, basta hacer clic con el botón derecho sobre esta zona y seleccionar la opción Administrador de carpetas, para poder agregar cualquier otra alojada en nuestro disco duro, o ubicación de red.

En la parte derecha veremos los documentos que contienen cada una de las carpetas, generalmente con una previsualización de su contenido, y teniendo la oportunidad de verlos rápidamente con sólo hacer doble clic sobre cualquiera de ellos, enviarlos a diferentes destinos (impresora, fax, OCR, FTP, Web, etc.) o gestionarlos libremente como si fueran pilas de documentos.

Paso 2

Barra de destinos y otras tareas

Una opción bastante cómoda de PaperPort es la barra inferior de destinos. En ella, contamos con una serie de aplicaciones comunes que se encuentran en nuestro sistema en el momento de la instalación, aunque también existe la posibilidad de añadir las nuestras de manera personalizada. En todo caso, gracias a ella, abrir un documento para modificarlo, imprimirlo, enviarlo al servidor FTP, etc. es tan simple como arrastrarlo y soltarlo en el icono correspondiente. Además, en el caso de que arrastremos un PDF o imagen a programas de tratamiento de texto como MS Word, PaperPort ejecutará automáticamente el OCR que integra, con lo que nos mostrará texto editable.

En la parte superior tenemos acceso a las funciones de escaneo de documentación, búsquedas con la tecnología All-in-One Search (capaz de buscar por texto indexado, autor, anotaciones, etc.), gestión de carpetas, visualización y orden de los documentos, cambio de formatos o creación de duplicados e incluso retoque de archivos, pudiendo mejorar su calidad automáticamente, rotarlos o enderezarlos tras un mal escaneo.

Paso 3

Organización y búsquedas

Ya hemos comentado las zonas con las que podemos trabajar. Por ello, a partir de aquí, es importante crear tantas carpetas como podamos ir necesitando, con el objetivo de tener la información lo más categorizada posible y de una manera totalmente visual. Además, dado que estas carpetas son un reflejo de lo que hay en nuestra unidad de disco, una copia de seguridad de dichas carpetas desde nuestro programa preferido será más que suficiente para mantener a salvo toda nuestra documentación.

Ahora bien, para poder realizar búsquedas rápidas y eficientes, es importante agregar las notas precisas a las carpetas y la documentación. Esto nos permitiría encontrar datos importantes, incluso manteniendo el nombre original de escaneado.

Para dichas anotaciones, basta hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de ellas y seleccionar la opción Notas de la carpeta, con lo que aparecerá una ventana en la que introducir un comentario, indicar un autor e, incluso, apuntar unas palabras clave. Lo mismo ocurre con los documentos. Basta hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de ellos y seleccionar Propiedades para poder insertar idéntica información.

Si somos organizados y escrupulosos, estos datos nos permitirán, más adelante, realizar búsquedas muy rápidas de lo que necesitamos.

Paso 4

Apila y une documentos

Otra función muy interesante es la de poder apilar y desapilar las páginas de los documentos PDF. De esta forma, es tremendamente sencillo, por ejemplo, fusionar varios archivos PDF en uno sólo, o extraer esa página en concreto que necesitamos para enviar a otra persona.

Para apilar o fusionar uno o varios documentos, simplemente tendremos que ir arrastrando uno encima de otro, o seleccionarnos y, haciendo clic con el botón derecho, escoger la opción Apilar. Para separar las páginas de un documento, pincharemos con el botón derecho sobre él y nos decantaremos por la opción Desapilar, pudiendo elegir entre todas las páginas, o sólo la que estemos viendo en miniatura en ese momento .

Paso 5

Añade documentos

Otra tarea es añadir documentos al entorno. Para ello, podemos arrastrar los ficheros admitidos desde cualquier otra ventana hacia la ubicación elegida en PaperPort, copiarlos y moverlos desde el Explorador de Windows, o grabarlos en la carpeta adecuada desde cualquier aplicación. Sin embargo, la parte más atractiva es la que nos permite escanear directamente, y almacenar el resultado en el lugar de nuestra elección, todo ello sin salir de PaperPort y con sólo un par de clics de ratón.

Para ello, basta pinchar en el icono de la barra de tareas con un escáner delante, con lo que veremos aparecer una nueva ventana a la izquierda. Aquí sólo tendremos que elegir un tipo de perfil (documento B/N, escala de grises, color o fotografía) y, salvo que queremos cambiar algún parámetro concreto (tipo de formato de archivo o el tratamiento automático de los documentos), bastará pulsar sobre Digitalizar para que comience la exploración del documento en nuestro escáner, tras lo que será volcado a la ubicación de PaperPort en la que nos encontremos. El único requisito es que el escáner sea compatible con TWAIN, para que pueda ser gestionado directamente desde la aplicación.

Paso 6

Gestión de formularios

Una de las funcionalidades más sorprendentes de PaperPort 11, y que probablemente pasará desapercibida en un primer vistazo, es la herramienta de formularios FormTyper. Ésta se encuentra en la barra de destinos de la parte inferior, concretamente en el último icono.

Lo que logramos gracias a esta aplicación es poder rellenar desde nuestro equipo cualquier formulario proveniente de un medio digital o papel, pudiendo para ello optar por el reconocimiento automático de las casillas o zonas de escritura o por la elección manual de las mismas. El objetivo es que, por ejemplo, sea factible escanear el típico formulario para una solicitud administrativa, volcarlo en FormTyper, reconocer automáticamente las casillas del mismo y rellenarlas cómodamente desde el PC.

Con este objetivo, basta arrastrar el formulario que hayamos escaneado o tengamos en formato PDF hasta el destino FormTyper de la barra inferior. Eso sí, el documento tendrá que encontrarse en blanco y negro y ser una imagen nativa de PaperPort. Aun así, no hay ningún problema en este punto, puesto que al arrastrar, por ejemplo, un PDF el propio programa brinda al usuario la posibilidad de convertirlo automáticamente como paso previo a su envío.

Cuando tengamos la aplicación abierta, se reconocerán los campos automáticamente, aunque también podremos indicarlos manualmente con sólo pinchar en el icono superior, pues, según el tipo de formulario elegido, puede que la eficacia no sea demasiado elevada.

Soluciones Open Source

En el ámbito del software libre y la gestión documental, hay algunas soluciones fundamentalmente volcadas en el ámbito puramente profesional. Esta clase de herramientas suelen estar basadas en entornos Web, con el objetivo de servir documentación a multitud de usuarios ubicados en localizaciones geográficas separadas entre sí. Esto hace que generalmente sean bastante complicados de poner en funcionamiento para personas sin conocimientos de servicios Web, o entornos profesionales. Algunos de los nombres más conocidos en este segmento son: Contineo (http://contineo.sourceforge.net), Xinco (www.xinco.org), OpenDocMan (www.opendocman.com), o Alfresco (www.alfresco.com). Este último es una gran alternativa, respaldada por una empresa que centra sus ingresos en el soporte y parametrización de la herramienta.

En el mundo Linux, por su parte, sí encontraos opciones gratuitas para el uso personal. El ejemplo más claro es MaxView (www.faststone.org), una aplicación similar a PaperPort (aunque menos potente que las últimas versiones), disponible de manera gratuita para usuarios domésticos.

¿Qué escáner cubrirá mis necesidades?

Por lo general, muchos usuarios no valoran adecuadamente la importancia de comprar un buen escáner para gestión documental. Así, por ejemplo, contar con un alimentador de hojas nos resultará imprescindible a poco que tengamos cierto volumen de trabajo diario o puntas concretas con unas decenas o cientos de hojas que capturar de golpe. El escaneado dúplex automático también resultará muy cómodo para las personas que manejen habitualmente documentos escritos a doble cara. Por último, la velocidad del escáner será fundamental para marcar la diferencia entre un proceso tedioso, y otro ligero y cómodo.

Opciones disponibles

Con lo anterior, podemos generalizar un poco diciendo que, a la hora de elegir un escáner, podemos enfrentarnos a tres alternativas: el escáner plano de coste ajustado (en torno a 100-150 euros), el equipo multifunción con capacidad de escáner que incluya o no el alimentador de hojas (entre 150 y 400 euros) o el auténtico escáner de gestión documental con alimentador integrado y alta velocidad de proceso (entre 400-600 euros).

Bajo el primer tipo podemos encontrar modelos como los Scanjet G3000 y G4000 de HP, con precios que oscilan entre los 99 y 149 euros. Se trata de equipos más enfocados al escaneo de fotografías que de documentos, con una velocidad de exploración reducida y el inconveniente de carecer de alimentador alguno o función dúplex, por lo que tendremos que insertar las hojas una a una por cada cara, con el gasto de tiempo que supone.

La segunda posibilidad, la de contar con un multifunción con escáner integrado, es una de las más polivalentes. Ahorraremos espacio y, si sabemos elegir bien, podremos hacernos con algún modelo alimentador de hojas e, incluso, funciones de escaneo en red para volcar el material en formato PDF en una carpeta compartida. En esta línea podemos encontrar modelos como los HP Officejet J5780 (149 euros), 6315 (166 euros) o el L7680 (344 euros), los dos últimos con puerto Ethernet integrado. Gracias a estos equipos, podremos imprimir, fotocopiar y escanear, con la comodidad de un alimentador de hojas automático preparado para soportar pequeñas cargas de trabajo y con una velocidad de trabajo razonable.

La última opción pasa por escáneres de escritorio pensados para la gestión documental. En este segmento, para nuestro gusto, el líder absoluto es Fujitsu con sus ScanSnap y más concretamente con su S510, un equipo dotado de alimentador automático de 50 hojas, escaneo a doble cara automático en una sola pasada, velocidad de hasta 18 ppm y puesta en marcha del trabajo con solo pulsar un botón. Además, está preparado específicamente para capturar desde tamaños A3 (con un adaptador incluido), hasta tarjetas de visita, DNI o tickets de compra. Eso sí, debido a todo el software incluido (Acrobat 8 versión completa, OCR Abby FineReader o el gestor ScanManager con el que probablemente podamos prescindir de PaperPort y similares), el precio del equipo es elevado (499 euros). Sin embargo, ofrece una excelente relación precio/prestaciones/equipamiento. Es por ello, la opción ideal para los que necesiten velocidad, rapidez de uso y máximas prestaciones para su gestión documental empresarial o personal.