Ten bajo control documentos gigantes en Word

Es probable que alguna vez te hayas enfrentado por motivos de trabajo a grandes textos, a veces, ingobernables. En este práctico, os mostramos técnicas para manejar documentos gigantes utilizando Word 2007

Plácido Moreno

Ten bajo control documentos gigantes en Word

10 diciembre 2010

NIVEL: BÁSICO

Una de las cuestiones más incómodas con las que se enfrentan los usuarios de grandes documentos en Word es su navegación. Sí, por extraño que parezca, y cuando hablamos de documentos de varios cientos de páginas, como memorias, trabajos de investigación o tesis doctorales, vemos a los «sufridos» usuarios machacando la rueda de navegación para ir de un sitio a otro de su gran documento.

Es cierto que, en estas ocasiones, también puedes usar el atajo de teclado CTRL+B (buscar y reemplazar) y elegir la opción Ir a, pero, ¿qué ocurre cuando no sabes concretamente el número de la página en tu documento gigante? Frustración, ineficiencia y gran lentitud para localizar el lugar adecuado donde continuar tu trabajo.

Paso 1. Diferentes vistas

La primera técnica para manejar con éxito grandes documentos en Word 2007 es el uso de las diferentes vistas que ofrece la aplicación. La vista Esquema, a la que puedes acceder en el cuarto icono de la parte inferior de tu pantalla, te permite desarrollar los títulos de tus capítulos, ordenar lógicamente los contenidos, definir las relaciones entre ellos y, lo más importante, podrás saltar de una parte a otra con gran facilidad o mover bloques completos de contenidos en un abrir y cerrar de ojos.

Comprender correctamente la vista Esquema es muy sencillo. Word divide tu trabajo en títulos jerarquizados (los subtítulos se van adentrando visualmente con una pequeña sangría) y, al lado de cada uno, se halla el signo +. Al hacer clic en éste, verás que aparece o se oculta el contenido. El resto del texto, Word lo identifica con un bolo gris.

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Ahora bien, lo más interesante son las técnicas de gestión de la vista Esquema. Si haces clic en cualquiera de los elementos con el signo +, observarás que el cursor habitual se transforma en una flecha doble. Arrastra el elemento deseado para colocarlo a un nivel concreto tanto de título (desplazándolo a izquierda o derecha tomando como referencia la línea vertical que aparece), como de posición general (arrastrando arriba y abajo y tomando como referencia la línea horizontal que aparece según el caso). Como puedes imaginar, esta técnica en un gran documento, supone un ahorro de tiempo y disgustos en la correcta organización de los contenidos. Simplemente arrastrando y soltando bloques podrás reorganizar tu material en minutos.

Por otro lado, puedes realizar estas mismas acciones de forma más mecánica desde la pestaña Esquema, en el grupo de herramientas de esquema. Con la ayuda de botones de flecha, el desplegable de nivel de título y las flechas arriba y abajo y los signos + y - para desplegar o recoger el contenido, lograrás los mismos resultados que arrastrando y soltando elementos.

Paso 2. El Diseño de impresión

Para facilitarte la navegación de forma rápida por complejos documentos también puedes usar la vista de Diseño de impresión, accesible desde el primer icono con aspecto de página de texto y líneas impresas situado en la parte inferior de la pantalla. Hecho esto, ve a la parte de arriba y selecciona la pestaña Vista. En el grupo de opciones, Mostrar y ocultar, haz clic en el cuadro de selección Mapa del documento. Se activa un área a la izquierda de la pantalla de trabajo donde verás la estructura actual de tu documento gigante.

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Es evidente que debes haber creado una tabla de contenidos previamente para ver algo similar a lo que se muestra en la imagen. Si haces clic en los signos +, se abren los contenidos asociados al principio de cada capítulo. Si haces clic en un elemento concreto, irás a esa parte del documento y el cursor estará preparado para comenzar la edición de textos.

Paso 3. Verlo en miniatura

Otra opción es seleccionar del menú desplegable la caja de selección Vistas en miniatura; lo que facilitará una referencia visual a la izquierda de tu extenso trabajo para ir a una página concreta rápidamente. Esta opción resulta muy efectiva si tu documento contiene imágenes. Conociendo estas dos opciones, te manejarás como pez en el agua independientemente del tamaño de documento.

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Paso 4. Comprende las secciones

Es obvio que cuanto más largo es tu documento, hay que pensar en la mejor forma de administrarlo sin perder demasiado tiempo. Por ello, es recomendable hacer uso de las secciones de Word 2007, pues facilitan que, en un mismo documento, puedas cambiar la orientación de una o de varias páginas, que utilices diferentes tamaños de papel en un mismo documento, que cambies el número de columnas para una página concreta, que definas nuevos márgenes o que numeres de forma automática e independiente las listas existentes de dicha sección. ¿No es poco, verdad?

5_secciones

Para insertar una sección, has de elegir el lugar con el cursor. A continuación, debes ir a la pestaña Diseño de página y al grupo de herramientas Configurar página. Haz clic en el botón (desplegable) llamado Saltos. Ve a Salto de sección y selecciona Página siguiente. Solamente desde la vista Esquema verás la sección que has definido. Para eliminarla, debes buscar una doble línea de puntos con la leyenda Salto de sección (página siguiente). Haz clic en su bolo de la izquierda y pulsa la tecla para borrar.

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Paso 5. Tipos de índices

En términos generales, existen tres tipos de índices. El índice general, que ha de ser un reflejo exacto del contenido del trabajo, capítulos y secciones y que es recomendable colocarlo al principio con las técnicas de creación y administración de tablas de contenidos. Por otro lado, están los índices onomásticos que incluyen, por orden alfabético, todos los nombres de personas que aparecen en la obra. Finalmente, los índices analíticos, que también se llaman temáticos, recogen conceptos básicos de la obra asociados a un número de página o a otras referencias (referencias cruzadas).

Crearlos con Word 2007 es cuestión de coser y cantar para permitir a tus lectores la localización de material de interés en tu escrito. Lo más difícil al tratar con documentos complejos y extensos es definir como autor qué referencias vas a entregar al lector en los índices temáticos. El desarrollo de estos en Word 2007 tiene dos fases. Por un lado, la definición de los términos que conforman el índice y, por otro, la generación automática por parte de Word del mismo. Iremos por partes.

Paso 6. El arte de crear buenos índices

Para crear una entrada de índice temático, selecciona el texto que deseas convertir en dicho elemento. Ve a la pestaña Referencias y, dentro del grupo de opciones Índice, haz clic en Marcar entrada. En la ventana que aparece, verás, dentro del primer grupo de opciones llamado Índice, el texto que has seleccionado en el campo Entrada. Te recordamos que es posible cambiar el orden de las palabras para facilitar la clasificación alfabética de las referencias.

En el grupo de Opciones, verás tres. La primera, Referencia cruzada, permite crear una referencia a otra entrada que ya contenga tu índice. Página actual posibilita que el texto, oración o símbolo seleccionado se incorpore como una entrada normal de índice; e Intervalo de páginas permite crear entradas de índice que aparecen en un intervalo concreto de páginas.

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También puedes definir el aspecto con el que Word 2007 mostrará el índice. Aunque es opcional, podemos decirte que, por omisión, aplica formato negrita a las entradas normales y cursiva a lo que se define en un rango de páginas. Esta opción no tiene mayor trascendencia.

En la parte inferior de esta pantalla, aparecen dos botones: Marcar, que facilita la creación de una entrada para una página simple; y Marcar todas, que creará tantas entradas de índice de la palabra seleccionada como Word encuentre en el documento. Nuestro consejo es que utilices con mucha prudencia esta opción para no saturar de entradas tu índice y hacerlo más útil para tu lector.

Paso 7. La construcción propiamente dicha

La construcción del índice no es tan tediosa como el hecho de ir seleccionando las palabras que lo componen. La única cuestión aquí es escoger dónde deseas insertarlo. La norma exige que un índice onomástico o analítico vaya al final del documento. Simplemente elige un punto de inserción. Siempre es recomendable que uses la opción Salto de página/Página para que te asegures de que estará en una página independiente.

Finalmente, ve a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Insertar índice. En la ventana que aparece, podrás seleccionar diversos atributos, como sangría, columnas, alineación o formatos, todo ello para generar el índice de forma que encaje con el aspecto general de tu obra.

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Del mismo modo que se hace con las tablas de contenido, es posible actualizar el índice en cualquier momento. Es posible que hayas ido incorporando nuevas entradas tras la creación original del índice. Así, y con el cursor en cualquier punto del índice, ve a la pestaña Referencias y, dentro del grupo Índice, pulsa el botón Actualizar índice.

Si por el contrario, deseas alterar el formato del índice, coloca el cursor en el índice. Ve a la pestaña Referencias y, dentro del grupo Índice, pulsa la opción Insertar índice. Cambia los atributos de estilo que consideres oportuno en la ventana que aparece y, finalmente, acepta la sustitución en el cuadro de diálogo que aparecerá para confirmar los cambios realizados.

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Paso 8. La magia de conectar conceptos

Un elemento que facilita la lectura y correcta navegación por los contenidos de un documento extenso de Word es el uso de las referencias cruzadas. Esta técnica permite, básicamente referir a elementos contenidos en el texto de forma rápida pulsando la tecla Ctrl y haciendo clic en el elemento al mismo tiempo.

Lo primero que debes hacer es crear el texto de la referencia como Ver anexo en página:, ya que Word 2007 se encargará de colocar la referencia cruzada con enlace activo. Para crear y gestionar las referencias cruzadas, debes ir a la pestaña Insertar y, en ella, dar una vuelta por el grupo de opciones Vínculos donde encontrarás el botón Referencia cruzada. En la ventana que aparece, selecciona en el menú desplegable el tipo de referencia que desees. Esto mostrará los elementos de este tipo que existen en el documento. En el ejemplo, se muestran los títulos disponibles en el trabajo. Aquí, seleccionaremos adónde queremos que apunte la referencia. En este caso, pretendemos incluir un número de página que nos lleve al anexo en cuestión (en la imagen, la opción Gráficos explicativos).

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Una vez hecho, ve a la opción de la derecha en la parte superior llamada Referencia a: y selecciona Número de página. Si haces clic en Insertar, verás que el número de página se inserta justo a continuación del texto que has creado previamente y lo mejor es que está activo para llevar al lector con simple un clic a la página donde está el anexo. ¿Cómodo, no?

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