Conoce las nuevas funciones de Google Docs

Google ha mejorado y ampliado su procesador de textos y hoja de cálculo con más posibilidades, posicionándolas como unas herramientas más potentes y versátiles

Enrique Sánchez rojo

23 febrero 2011

Hace unos meses Google presentó la nueva versión de su suite ofimática on-line Google Docs introduciendo desde entonces, y de manera progresiva, nuevas funciones y características. En muchos casos son pequeños detalles y, en otros, grandes novedades que, en suma, logran que Google Docs se acerque cada vez más a las suites ofimáticas tradicionales que se ejecutan como una aplicación más en nuestro PC.

La novedad más importante, sin duda, es ver cómo se ha pasado de utilizar un editor HTML que utiliza exclusivamente el navegador web para funcionar a un potente editor íntegramente basado en JavaScript que se ejecuta como una aplicación independiente por encima del navegador y de manera totalmente independiente a éste. Gracias a este cambio, por ejemplo, ya podemos utilizar la tecla tabulador en toda su dimensión, controlar de manera más precisa el texto y tipos de letra, insertar imágenes, etc.

Además, se ha mejorado de manera exponencial la colaboración en línea entre varios usuarios, un aspecto realmente importante para muchos entornos donde resulta incluso más potente y eficaz que el extendido MS Word. Veamos algunas de las novedades más interesantes.

NIVEL:BÁSICO

Truco 1. Activa la nueva versión

Antes de comenzar a ver las novedades de Google Docs tenemos que habilitar la opción de utilizar la nueva versión. Para ello, una vez dentro del entorno, pincharemos en la opción superior de Configuración y luego en Configuración de Docs. Acudiremos entonces a la pestaña de Edición y, una vez en esta pantalla, en el apartado de Nueva versión de documentos de Goo­gle, activaremos Crea nuevos documentos de texto con la versión más reciente del editor de documentos. Hecho esto, pulsaremos en Guardar y volveremos al entorno de Docs.

Google Docs Truco 1

Eso sí, es importante saber que las nuevas funciones se aplicarán para los nuevos documentos que creemos a partir de este momento, mientras que los documentos ya generados en el pasado seguirán utilizando el entorno y opciones anteriores (aunque sí disfrutarán del nuevo editor JavaScript).

Truco 2. Comentarios más potentes

La función de comentarios en la aplicación de documentos ha mejorado mucho respecto a la versión anterior. Ahora, los comentarios se colocan como cajas de texto a la derecha de la página, indicándose en colores los incluidos por cada usuario e incluso con la opción de poder contestarlos con solo pulsar el icono en forma de flecha. De esta forma, cuando en un documento colabore más de una persona, es realmente fácil incluir, diferenciar y discutir cambios de manera muy sencilla e intuitiva.

Google Docs Truco 2

Para incluir un comentario basta seleccionar el texto o punto del documento que nos interese comentar, dirigirse al menú Insertar y seleccionar la opción Comentario. A la derecha aparecerá una caja de texto donde escribir nuestro comentario.

Truco 3. Barra de herramientas

Aunque a simple vista no ha cambiado demasiado, la barra de herramientas de los documentos incluye algunas novedades bastante útiles. Por una parte, tenemos la regla que, al igual que el Word, nos permite indicar los márgenes del documento, añadir nuevas marcas de tabulación y guiarnos sobre la posición exacta de un texto o elemento sobre el papel.

También hemos visto desaparecer algún icono, como el que se identificaba con un disquete y servía para guardar. Ahora, el guardado es automático e instantáneo (como en las hojas de cálculo) ante el menor cambio. De esta manera, nunca tendremos que preocuparnos de pulsar un botón.

Google Docs Truco 3

Además, junto a la caja de los tipos de letra (en la que se han incrementado los tipos disponibles), encontramos un desplegable con los formatos predefinidos. Con ello, ya no hay que navegar dentro de los menús para localizar diferentes tamaños de cabecera predeterminados.

Y, para los que gusten de los atajos de teclado, pulsando Ctrl+F (Comando + F en Mac), veremos aparecer en la barra de herramientas una caja donde insertar cualquier texto que deseemos buscar en el documento. Según introduzcamos la palabra, ésta nos será mostrada y resaltada en el texto.