Control total con Word 2007

A veces, la complejidad para manejar comentarios y cambios de diferentes autores en documentos de texto puede producirte auténticos quebraderos de cabeza. Descubre en cinco minutos cómo obtener un control total con Word 2007

Plácido Moreno

Control total con Word 2007

23 julio 2009

Paso 1

Comentarios, notas de voz y bocetos

Para controlar los comentarios, primero los crearemos. Selecciona el texto o la palabra sobre la que quieres introducir un comentario o haz clic en el punto donde deseas insertarlo. Pulsa en Nuevo Comentario e introduce el texto que desees. Por omisión, éste se mostrará en un globo cuyo tamaño cambia de forma en la medida que introduces más texto, y Word adecuará el zoom del documento para que puedas ver tu texto y los comentarios.

La identificación de los últimos se basa en colores, dependiendo de cada usuario que edite el documento, y están ordenados de forma secuencial, aunque, si cortas y pegas texto del documento, siempre permanecerán asociados y en orden.

Una forma más divertida de hacer anotaciones es usando tu voz. Para ello, sigue la ruta Microsoft Office/Opciones de Word/Personalizar. En el desplegable que aparecerá, llamado Comandos disponibles en, selecciona Todos los comandos y busca en la lista Insertar Voz, pulsa en Agregar y confirma con Aceptar. Verás que el comando identificado con una carpeta y un micrófono habrá sido añadido en la barra de Acceso Rápido a herramientas. Desde aquí, podrás insertar una nota de voz sobre el comentario directamente.

Paso 2

Sigue los cambios

Cuando son varios los usuarios que editan un documento simultáneamente haciendo comentarios y cambios, resulta imprescindible controlar las opciones de seguimiento. La clave es identificar las ediciones y por quién y cuándo han sido realizadas. Verás que es obvio que el control de cambios esté activado, ya que aparece en un fondo naranja cuando haces un clic sobre este botón, que se encuentra dentro del grupo Seguimiento de la pestaña Revisar.

Por omisión, Word 2007 muestra los comentarios en globos y los cambios (inserciones y borrados) en la misma línea de texto, pero puedes configurar de forma muy precisa esta opción en el desplegable de Control de Cambios/Cambiar opciones de seguimiento. Podrás editar los formatos para el texto insertado, borrado o movido y las líneas cambiadas, además del comportamiento de los globos.

Para cambiar las iniciales de autor o revisor, haz clic en la flecha hacia abajo del botón Control de Cambios y selecciona Cambiar nombre de usuario. Esto te lleva a las opciones generales de Word. En la parte que dice Personalizar la copia de Office, podrás introducir un nombre y las iniciales. Haz clic en Aceptar.

Paso 3

Algunos consejos

A veces, cuando un documento tiene múltiples revisiones, puede resultar complejo de interpretar, por eso te ofrecemos dos consejos prácticos. El primero es utilizar las opciones del desplegable Mostrar para revisión, que está situado en la parte superior derecha del grupo Seguimiento.

Selecciona Final para ver cómo quedaría el documento con los cambios propuestos u Original para saber cómo era sin ningún cambio. La opción Marcas mostradas originales ofrece el original con los cambios activos y Marcas mostradas finales, que es la opción por defecto, proporciona el seguimiento de los últimos cambios en el documento en uso.

El segundo consejo es recurrir a Mostrar marcas para activar o desactivar la visualización de comentarios, entradas manuscritas, inserciones, etc. Esto facilitará la visualización y control del documento por tipo de edición. Finalmente, y dentro de Mostrar marcas, también dispones de Revisores donde podrás visualizar o no las aportaciones de los revisores del documento; lo que te permitirá centrarte en la edición de los cambios propuestos por cada autor de manera más lógica y ordenada que si los tienes todos juntos al mismo tiempo.

Paso 4

El panel de revisión

El panel de revisiones es una alternativa interesante al uso de globos para mostrar los cambios del documento. Dentro del grupo Seguimiento, en el desplegable de Panel de revisiones, cabe la posibilidad de definir cómo mostrarlo vertical u horizontalmente.

Observarás que este panel ofrece un resumen sobre revisiones, inserciones, eliminaciones, comentarios, etc., y un control extra sobre cambios en encabezado y pie de página, cuadros de texto, notas a pie o notas al final. Si haces clic en cualquiera de estos elementos, podrás editarlo de forma inmediata.

Paso 5

Imprime los cambios en papel

Esta opción resulta muy útil en reuniones cuando los editores de un mismo documento deben compartirlo en papel con todos los cambios propuestos. Por omisión, Word adecuará el tamaño del texto a imprimir para incluir los comentarios, pero no imprimirá el Panel de revisión, aunque esté mostrado.

No obstante, puedes imprimir en una página por separado la lista de cambios y comentarios del mismo. Desde Office/Imprimir, ve a la parte inferior izquierda, donde dice Imprimir, y selecciona Lista de marcas. Así, conseguirás obtener en papel el contenido del panel de revisiones, en formato horizontal y en una página aparte.

Paso 6

Acepta y declina modificaciones

Los botones para aceptar o declinar los cambios propuestos se encuentran en la ruta Revisar/Cambios. Tienes la oportunidad de seleccionar uno de forma independiente y, con el botón derecho del ratón, aceptarlo o declinarlo. No obstante, si tienes muchos, resulta más eficiente que marques todo un bloque de texto y pulses directamente en el botón de Aceptar o de Declinar del grupo de herramientas Cambios.

También es posible que declines o aceptes todos los cambios de un documento con un solo clic. Para ello, ve a Aceptar o Declinar y escoge Aceptar todos los cambios del documento o Declinar todos los cambios del documento.

Paso 7

A compartir

Cuando alguien que ha editado un documento por ti no ha activado los cambios y, además, lo ha guardado con otro nombre o versión, puede resultar complicado controlar las modificaciones que se han realizado entre ambos documentos.

Es cierto que podrías mostrar los dos en pantalla y, de forma sincronizada, desplazarte por ellos para realizar correcciones a mano, pero es una gran pérdida de tiempo. Para ello, Word 2007 posee las funciones Comparar y Combinar documentos.

Para comparar dos documentos, selecciona Comparar en el grupo de herramientas con el mismo nombre. En el cuadro de diálogo, escoge y abre el documento original y el documento revisado a comparar. Por omisión, Word analizará todos los componentes de los documentos, pero puedes configurar este panel para mostrar más o menos opciones.

Si pulsas en Más, te ofrecerá las opciones de Configuración de comparación y Mostrar cambios. En este punto, recomendamos optar por Documento Nuevo para evitar confusiones en la edición. Para convertir el documento revisado en original o viceversa, puedes pulsar en el icono de las dos flechas llamado Intercambiar documentos y hacer clic en Aceptar.

A continuación, verás un panel con tres áreas. A la derecha, aparecen el documento original y el revisado mientras que, a la izquierda, aparece el comparado y el panel de revisiones, si ha sido activado. Cuando has aceptado o declinado los cambios que te sugiere Word 2007, puedes guardar el nuevo documento consolidado para, si lo deseas, combinarlo posteriormente con otros siguiendo el mismo procedimiento.

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