Controla tus gastos con Moneytrackin'

El éxito de las aplicaciones web supone, a veces, la sustitución de las utilidades de escritorio que cumplen el mismo cometido, ya que permiten acceder a los datos desde cualquier lugar. Este fenómeno se está extendiendo por todos los sectores, incluido el contable

Christian Fuentes

Controla tus gastos con Moneytrackin'

5 agosto 2008

Todos hemos intentado controlar alguna vez nuestra balanza contable llevando un informe de gastos, ya sea en una libreta, en una hoja de cálculo o en cualquier otro formato. Ahora, podemos hacerlo vía web gracias a Moneytrackin’ (www.moneytrackin.com). Tras un extenso rodaje, este servicio, creado por Víctor y Albert Martín, está totalmente consolidado. Y es que, desde su lanzamiento en mayo de 2006, ha ido aumentando sus funcionalidades.

Principalmente, Moneytrackin’ permite gestionar y controlar nuestra contabilidad personal de una forma muy sencilla gracias a la intuitiva interfaz que tiene la web y a la sencillez con la que se presentan los datos (podemos ver, por ejemplo, de un solo vistazo el estado de nuestras cuentas). Además, dispone también de una API para desarrolladores que posibilita la integración de sus funcionalidades en todo tipo de aplicaciones y dispositivos.

Es muy importante comentar en un servicio de estas características que nuestra cuenta será totalmente anónima. Sólo necesitamos una dirección de correo electrónico y un nombre de usuario, y todos los datos que vayamos subiendo serán anónimos.

Paso 1

Datos del usuario

Antes de empezar a usar este servicio, es preciso registrarse. Así, junto a nuestro nombre, contraseña y dirección de correo, especificaremos el idioma y la moneda con los que trabajaremos. El siguiente paso será rellenar nuestro perfil, lo que nos permitirá usar el servicio de una forma más eficiente. Entre los datos de usuario que debemos introducir están nuestra ubicación aproximada, podemos elegir nuestra ciudad de residencia y precisar más con un mapa de Google Maps; correo electrónico desde el que operar; y datos para informes, como la divisa predeterminada, el idioma, el formato de la fecha... Desde esta sección, también podemos modificar nuestra contraseña, configurar los avisos por e-mail e incluso subir una foto.

Paso 2

Crea y configura una cuenta

Crear una cuenta nueva resulta tremendamente fácil; solamente tenemos que hacer clic en la opción Crear nueva cuenta del menú Contabilidad, asignarle un nombre y seleccionar la divisa en la que vamos a introducir los movimientos. Una vez creada, ya podemos proceder a anotar los datos de ingresos y gastos en ella. Otra posibilidad para no empezar desde cero es importar los datos que nos proporcione el banco o tengamos almacenados en algún formato de los que acepta Moneytrackin’, esto es, XLS, CSV y QIF.

Paso 3

Adición de transacciones

Moneytrackin’ dispone de varios tipos de transacciones: puntuales, periódicas y entre cuentas. En primer lugar, las transacciones puntuales, normalmente gastos de diversa índole, pueden insertarse de dos maneras: con la opción Crear transacción o a través de Inserción rápida, lo que nos permite crear varias transacciones de golpe. En cualquiera de los casos, debemos introducir el nombre, la fecha y el importe de la transacción, recordando que hay que poner el signo menos delante si es un gasto.

Las transacciones periódicas nos ahorran tener que anotar un gasto o ingreso que se repite cada mes, resultando ideal para registrar el sueldo, la hipoteca, alguna compra financiada a plazos, etc. Al crearla, podemos indicar la fecha de inicio, el número de veces que se realizará o la fecha de conclusión y la periodicidad de la transacción. Por último, las transferencias nos permiten, si disponemos de varias cuentas, crear movimientos económicos entre ellas.

Paso 4

Operaciones con transacciones

Desde el listado de transacciones de Moneytrackin’ tenemos la oportunidad de realizar diversas operaciones: editar y borrar una o más transacciones; copiar una, que nos rellenará automáticamente el formulario de añadir transacciones con los datos de la que queremos copiar; convertir una en periódica, si vemos que se trata de un movimiento que se producirá cada mes; partir una en dos o más partes para detallar más los gastos o ingresos; e incluir un fichero adjunto a una transacción, una opción muy interesante si queremos llevar un registro de tickets o recibos también de forma on-line.

Al margen de añadir una nueva transacción desde la web, es factible llevarlo a cabo de otras dos formas: por correo electrónico, mediante una dirección generada automáticamente y que podemos consultar o regenerar desde el apartado de configuración; o por teléfono móvil, desde la dirección http://moneytrackin.mobi. El formato del correo electrónico que hay que mandar depende de la opción que queramos, ya que no sólo se pueden añadir transacciones, sino que también cabe la posibilidad de pedir balances.

La última función de esa banda es una de las más útiles a la hora de gestionar nuestra contabilidad personal, ya que podremos introducir límites, es decir, es una manera de avisarnos de que hemos gastado mucho dinero en un concepto concreto. Para crearlos, pinchamos en Límites mensuales e introducimos el concepto y el importe del que no queremos pasarnos.

Paso 5

El tablero

Cuando hayamos introducido nuestros datos, podemos verlos desde el Escritorio que ofrece Moneytrackin’. Así, desde la página principal del Tablero será posible contemplar un resumen general de nuestras cuentas, con un gráfico de balance, e información creada por nosotros mismos, como notas o consejos, o por la comunidad que usa el servicio. Para crear una nota, simplemente nos posicionaremos en el post-it amarillo que hay al final de la página y se abrirá un editor que nos permite introducirlas a modo de recordatorio.

Paso 6

Informes y datos comparativos

Desde la página principal, hemos podido echar un vistazo rápido a nuestras cuentas, no obstante, si queremos conocer el estado de éstas de una forma más detallada, la solución es acceder al resto de opciones del tablero: Informes y gráficos y Nube de Tags.

La primera muestra varios gráficos que nos permiten ver nuestros datos de ingresos, gastos y el balance, siempre que hayamos categorizado por tags nuestras transacciones, de todos nuestros datos o seleccionando un rango de fechas. Por su parte, la nube de tags nos facilita la tarea de identificar las categorías que generan más ingresos o gastos, ya que podemos rápidamente identificarlos gracias a su mayor tamaño de letra (proporcional a su contribución al total).

Paso 7

Exportación de datos

Si necesitamos extraer los datos almacenados en Moneytrackin’, el servicio dispone de una herramienta de exportación de los mismos en la que es posible seleccionar la o las cuentas que queremos exportar y el rango de fechas, así como el formato del fichero que generaremos. Actualmente, el servicio admite exportar a formato XLS y CSV. Otra opción de exportación es la que nos permite imprimir los informes que genera el servicio en formato PDF y XLS de Excel.

Paso 8

Comunidad de usuarios

Como todo servicio de la Web 2.0 que se precie, hay una comunidad de usuarios detrás que aporta valor añadido a las funcionalidades de la aplicación. Moneytrackin’ ha sabido aprovechar esta comunidad para facilitar la distribución del conocimiento sobre la contabilidad personal.

¿Cómo? Por ejemplo, desde nuestro tablero podemos añadir consejos que creamos que pueden ayudar a otros usuarios a ahorrar o a gestionar mejor sus gastos, pero también Moneytrackin’ selecciona para nosotros, según hayamos categorizado nuestros gastos, sugerencias de otros usuarios que nos puedan ser útiles.

Disponemos de dos formas de explorar entre los consejos de los usuarios: por una parte, mediante la opción Consejos, que nos permite ver los consejos mejor puntuados y/o buscar por palabras clave; por otra, la opción Hall of fame, con la que podemos ver los usuarios cuyos consejos han sido mejor puntuados.

Además, si observamos la alternativa Mapa del ahorro, vemos que bajo este curioso título se esconde una de las funcionalidades más visuales de Moneytrackin’, un mashup de Google Maps con los datos de los usuarios, siendo posible buscar consejos por ciudad, calle, país... y encontrar aquellos que se ajusten a nosotros, por lo menos por proximidad.