Paso a paso

Convierte el trabajo ofimático en un auténtico placer

Los procesadores de texto o las hojas de cálculo son herramientas fundamentales de cualquier PC. En torno a ellas disponemos, además, de multitud de utilidades que nos pueden ayudar a trabajar mucho mejor

Enrique Sánchez rojo

11 septiembre 2012

Los procesadores de texto, hojas de cálculo o programas de presentaciones son herramientas fundamentales de cualquier PC. En torno a ellas disponemos, además, de multitud de utilidades que nos pueden ayudar a trabajar mucho mejor.

Es raro ver un PC donde no haya al menos una herramienta de tipo ofimático. Y es que, a pesar del paso de los años, aplicaciones como los procesadores de texto o las hojas de cálculo siguen estando de plena actualidad y son más utilizados que nunca. Aun así, la ofimática no es solo esto.

Catalogadas como ofimáticas encontramos multitud de herramientas y soluciones que nos ayudan a sacar el máximo partido de las suites más populares, manejar adecuadamente los ficheros o formatos como el PDF, que nos permiten intercambiar de manera estandarizada todos los documentos que necesitemos entre diferentes plataformas....

Recopilamos algunas de las mejores utilidades para esta área de actividad y os contamos algunos sencillos trucos con algunas de ellas para explotar en la medida de lo posible la vertiente ofimática del PC.

NIVEL:BÁSICO

Cómo optimizar tu trabajo diario

1. Suite ofimática

Microsoft Office es el estándar de facto en herramientas ofimáticas. Word, Excel o PowerPoint son aplicaciones de uso diario de millones de personas, y prácticamente todos los documentos que se intercambian en el ámbito empresarial están creados en o a partir de alguno de los formatos de esas herramientas.

Sin embargo, el gran problema de Office es que, salvo las versiones destinadas a estudiantes, los precios de las licencias suelen ser bastante caros (hasta 600 € para las más completas). Esos costes pueden ser asumidos por empresas, pero pueden quedar fuera del alcance de muchas personas, para las que probablemente no compense pagar incluso por las versiones más económicas de menos de 200 €.

En estos casos las alternativas Open Source como LibreOffice son la opción más inteligente. Esta suite, derivada del veterano OpenOffice, integra procesador de textos, hoja de cálculo y programa de presentaciones. Para archivos no demasiado complejos o con elementos gráficos o de programación avanzados, la compatibilidad con los formatos de Office es casi total, por lo que podremos abrir sin demasiados problemas los ficheros que nos manden otras personas y crear documentos que los usuarios de Office también podrán abrir sin problemas.

Paso a paso ofimático 1

Es cierto que estas herramientas son más sencillas que las últimas versiones de la suite de Microsoft y que contemplan muchas menos posibilidades (sobre todo a nivel de recursos gráficos, diseño, etc.), pero cubren sin problemas las necesidades básicas e intermedias. Por ello, son ideales para empresas que quieran ahorrar en licencias de software y, más aún, para todos aquellos usuarios domésticos que no tengan grandes requerimientos y busquen una suite ofimática fácil de utilizar y que les aporte todo lo necesario para crear y manejar documentos

2. Comparte ficheros gracias a la nube

Aunque las últimas versiones de Office ya incluyen soporte completo para SkyDrive, la unidad de archivos en la Nube de Microsoft, Google también os ofrece una interesante utilidad para vincular las herramientas de Office con su nube de Google Docs. Lo potente de esta solución es que, si ya somos usuarios de Google Docs, podremos subir y manejar fácilmente documentos desde el Office de escritorio y, lo que nos interesa en este paso, compartir estos archivos con cualquier otro usuario que posea cuenta en Gmail o tenga vinculado su dominio con Google Apps.

De esta forma, crear documentos colaborativos pero con la potencia de Office detrás es tremendamente sencillo. Además, funciona con sistemas tan antiguos como Windows XP y suites de Office desde la versión 2003, algo que no ocurre con SkyDrive. El complemento se llama Google Cloud Connect y, una vez instalado, veremos cómo aparece una nueva barra superior en nuestros Word/Excel/PowerPoint. La primera vez que se inicie, nos pedirá vincular el complemento a nuestra cuenta de Google Docs, teniendo que introducir el usuario/contraseña y autorizar el acceso.

Paso a paso ofimático 2

Hecho esto, cada vez que abramos o creemos un documento, tendremos la opción de pinchar en Sincronizar con la nube de Google Docs, y Compartir el documento con cualquier otra persona con cuenta en Docs. Además, tendremos acceso al historial de revisión del documento (como en Google Docs) y la opción de abrir otros previamente subidos o que hayan compartido con nosotros.

3. Versiones del documento

Cuando trabajamos con ofimática, uno de los problemas más clásicos es que cometamos un fallo o borremos lo que no debíamos y, tras guardar el documento, nos demos cuenta del error. Incluso nos podemos encontrar con archivos que por la razón que sea han resultado dañados tras un guardado o modificación. En estas circunstancias siempre se desea poder volver atrás y revisar algunas de las versiones anteriores.

Pues bien, ahora esto es posible con la utilidad AutoHistory for Word 2010 and Excel 2010. Una vez descargada, tendremos dos carpetas: una para la instalación sobre Word y otra para la de Excel, por si solo queremos tener el complemento en una de las aplicaciones. Tras su emplazamiento, deberemos abrir el Word e ir a la pestaña Vista, donde al final de la barra tendremos que pinchar sobre Show History.

Paso a paso ofimático 3

Aparecerá entonces una nueva barra lateral en la que se irán registrando cada una de las versiones cada vez que pulsemos en Guardar. En caso de problemas, podremos pinchar sobre cualquiera de ellas y consultarla (View Selected File), recuperarla (Recover Selected File) o comparar los cambios que exhibe frente al documento que tenemos en pantalla (Compare Documents).

4. Imprime de forma responsable

Cuando sacamos en papel documentos para uso interno, borradores o propuestas para revisar, es muy habitual que tiremos mucho papel y tinta que podríamos ahorrarnos si se imprimiesen los documentos de una manera más eficiente.

Esto es precisamente lo que persigue iPrint, una utilidad que, una vez instalada en el sistema, crea una impresora virtual que se coloca como la elección por defecto. A partir de ese momento, cuando imprimamos desde cualquier aplicación, aparecerá una nueva ventana con la previsualización de cómo quedaría el documento en papel y diferentes opciones para optimizarlo antes de su impresión definitiva.

De entrada, la utilidad elimina páginas en blanco y permite condensar varias páginas en una sola, de manera podemos ahorrar papel fácilmente. También ofrece la opción de eliminar las páginas que deseemos directamente desde esta ventana de Vista preliminar, de modo que desechemos aquellas que directamente no vamos a necesitar.

Paso a paso ofimático 4

Descubre todas las posibilidades del formato PDF

1. Crea PDFs sin esfuerzo

Cuando intercambiamos documentos con otra gente y, esencialmente, cuando queremos enviar algo a otra persona sin que lo modifique (al menos de manera directa), lo mejor es utilizar el formato PDF. Es limpio, compatible con prácticamente cualquier plataforma (incluidos móviles y tabletas) y muy fácil de crear.

Para ello, podemos utilizar las costosas herramientas de Adobe (la creadora del formato) o alguna de las utilidades gratuitas que existen en Internet, como PrimoPDF. Una vez instalada, esta aplicación crea una impresora virtual en la que podremos imprimir desde cualquier aplicación para que, como resultado, obtengamos un fichero en formato PDF.

Paso a paso ofimático 5

Tras imprimir en esta máquina virtual, nos aparecerá una ventana con diferentes opciones que afectan a la calidad, tamaño y seguridad del archivo PDF. Lo mejor es utilizar los ajustes predefinidos, siendo la menor calidad el ajuste de Pantalla y el de máxima calidad (y tamaño de archivo) el de Pre-Imprenta. Muy interesante es también la opción de añadir una capa de seguridad al documento, con lo que podemos obligar a introducir una clave para abrirlo o impedir su modificación o impresión por parte del destinatario.

2. Conviértelo a Word

Antes comentábamos que el formato PDF es complicado de modificar, aunque no imposible, y más si se somete a un proceso de conversión. Una potente utilidad que nos permite convertir a Word ficheros PDF para su modificación o ampliación es Wondershare PDF to Word. Gracias a ella, es factible abrir en Word los PDF que nos manden. No obstante, para que podamos manejar el texto, es necesario que el PDF original fuera compilado a partir del documento original y no a partir de una imagen (como ocurre cuando se escanea un documento).

Paso a paso ofimático 6

Teniendo esto en cuenta, los resultados son francamente buenos, con un índice de fidelidad excepcional respecto al original, incluso cuando hay imágenes, cajas de texto o marcas de agua de fondo. Eso sí, la versión de prueba de 30 días solo permite extraer hasta 5 páginas por documento.

Para hacerlo funcionar, basta con seleccionar el PDF que queremos convertir pinchando en Add Files y pulsar en Convert. Cuando finalice, podremos encontrar el fichero en la carpeta de destino indicada, a la que es posible acceder con solo pinchar en Open.

3. Elimina, añade o fusiona páginas

Otro problema habitual trabajando con archivos PDF es que, si no tenemos la versión completa de Adobe Acrobat, nos resultará complicado eliminar/añadir páginas o dividir un documento en este formato. Gracia a la utilidad Open Source PDF Split and Merge podemos resolver esta cuestión a coste cero.

Una vez cargada y en marcha, veremos en la parte derecha un árbol con una serie de apartados dedicados cada uno a realizar una función específica con los PDFs. Así, por ejemplo, en Reordenamiento visual veremos todas las páginas de un mismo PDF y podremos eliminarlas una a una, o cambiar su orden con solo arrastrar y soltar cada una al lugar que nos interesa. Esto mismo se aplica al resto de apartados, desde los que trabajar a nuestro gusto con el documento PDF hasta lograr que se presente y contenga exactamente lo que queremos.

Paso a paso ofimático 7

La selección de PCActual

41. LibreOffice

La mejor suite ofimática Open Source alternativa al Office de Microsoft, con la que es compatible.

Contacto: LibreOffice

Precio: Gratuito

42. PrimoPDF

Excelente utilidad para generar PDFs desde cualquier aplicación que sea capaz de imprimir.

Contacto: NitroPDF

Precio: Gratuito

43. IBM Lotus Symphony

Suite ofimática de IBM con gran foco en el sector empresarial. Compatible con MS Office.

Contacto: IBM

Precio: Gratuito

44. Google Cloud Connect

Plug-in con el que enlazar Word, Excel y PowerPoint con Google Docs y manejar documentos con otros usuarios.

Contacto: Google

Precio: Gratuito

45. MS Producer for PowerPoint

Utilidad para compilar presentaciones de PowerPoint con imágenes, vídeo y audio en un formato compatible con cualquier navegador web.

Contacto: Microsoft

Precio: Gratuito

46. iPrint

Utilidad enfocada al ahorro de papel y tiempo en la impresión de documentos.

Contacto: Inzone Software.

Precio: Gratuito

47. Autohistory for Word

Crea un histórico de las modificaciones de los documentos de Word y permite recuperar una versión específica.

Contacto: Marco Wiedemeyer

Precio: Gratuito

48. PDF To Word Converter

Permite convertir ficheros con formato PDF en documentos de Word, siempre basados en texto.

Contacto: Wondershare

Precio: Prueba 30 días – 29,95$

49. PDF Split and Merge

Utilidad Open Source para fusionar y separar páginas en documentos PDF.

Contacto: Andrea Vacondio. www.pdfsam.org

Precio: Gratuito

50. Freeware PDF Unlocker

Interesante desarrollo para desbloquear los PDFs bloqueados por contraseña.

Contacto: jkwebtalks.com

Precio: Gratuito

Artículos relacionados

Tu PC, como los chorros del oro

Tu PC, como los chorros del oro

Seguridad fuera de duda: protege tu PC por todos los flancos

Seguridad fuera de duda: protege tu PC por todos los flancos