Descubre cómo pasarte a la Red: toda tu información disponible on-line

¿Imaginas trabajar con cualquier PC o Mac o Linux con acceso a Internet y hacer prácticamente lo mismo, casi de inmediato y al margen de la plataforma? ¿O no preocuparte por hacer backups de tus datos o instalar un antivirus o borrar ficheros para no llenar el disco duro? Pues es real, te lo da la Nube y encima gratis

Enrique Sánchez rojo

Descubre cómo pasarte a la Red: toda tu información disponible on-line

30 julio 2010

Nivel: Intermedio

Aunque parezca algo etéreo y complicado, empezar a «estar» en la Nube no es otra cosa que comenzar a utilizar la mayoría de los servicios on-line que hoy día podemos encontrar e integrarlos en nuestro día a día. Así, en lugar de utilizar un Outlook que descarga el buzón cada ciertos minutos vía POP3, pasamos a utilizar Gmail, un único lugar en el podemos centralizar todas las cuentas que queramos de manera ordenada.

Igualmente, para escribir documentos sencillos o pequeñas hojas de cálculo, nos apuntamos a Google Docs, almacenándolos on-line y teniéndolos disponibles siempre que los necesitemos, incluso desde el móvil. Para los ficheros que no puedan ser gestionados desde Google Docs, siempre nos queda DropBox, un servicio de almacenamiento virtual que nos permitirá tener la misma información en varios PCs (o Mac) e incluso acceder desde el móvil. Y así, suma y sigue.

Las ventajas finales son evidentes. La primera es que si realmente migramos lo más importante a la Nube podemos dejar de preocuparnos por trabajar en un PC concreto, pues podremos hacerlo casi igual desde cualquier parte. Por ejemplo, podremos estar con el XP del trabajo y llegar a casa y seguir haciendo las mismas cosas con un Mac, o coger nuestro portátil o netbook personal con Linux y seguir consultando el correo o abriendo los mismos documentos on-line.

Además, este sistema facilita al máximo el teletrabajo, reduce considerablemente los costes de mantenimiento e inversiones en copias de seguridad y permite compartir información con otros colegas fácilmente.

Por ello en las páginas siguientes os mostramos paso a paso una migración real a la Nube. Básicamente se trata de tener correo, calendarios, contactos, documentos, ficheros y fotos on-line. Utilizaremos en su mayoría las herramientas gratuitas de Google para el usuario personal, aunque este práctico es perfectamente aplicable a un usuario profesional, al que le recomendamos utilizar Google Apps bajo su propio dominio.

Todo sincronizado con el móvil

Migranube_Cuadro

Una de las máximas ventajas de trabajar en la Nube es que la información es accesible desde múltiples dispositivos vía Internet, móvil incluido. En el caso de utilizar Gmail y sus aplicaciones, Google cuenta con un servicio específico para sincronizar con móviles BlackBerry, iPhone, Nokia y Windows Mobile nuestros contactos, calendario y correo.
El servicio funciona realmente bien y nos evitar tener que sincronizar periódicamente nuestro teléfono el PC, haciéndose todo vía Internet. Podéis encontrar información detallada del servicio e instrucciones para cada plataforma en www.google.com/mobile/sync.

Correo, contactos y calendario

Paso 1. Unifica cuentas de correo en Gmail

Lo primero que tendremos que hacer es, si no la tenemos ya, dar de alta una cuenta en Gmail (www.gmail.com). Una vez que la tengamos disponible, agruparemos todas nuestras cuentas POP3 directamente en Gmail para, de esta manera, recibir nuestros mensajes en un único lugar.

Dentro de Gmail, pincharemos en Configuración y en la pestaña de Cuentas e importación. Una vez aquí, acudiremos a Añadir cuenta de correo electrónico POP3, tras lo que se iniciará un asistente que nos pedirá los datos de nuestra cuenta de correo actual. Es importante este asistente, pues, al margen de los datos de configuración, nos dará la opción de asignar a los mensajes descargados una etiqueta de manera automática con el mismo nombre que la cuenta que descargamos.

Os recomendamos marcar esta opción, ya que, si unificáis varias cuentas con este método, podréis identificar los mensajes rápidamente. El asistente terminará dándonos la opción de enviar mensajes en nombre de dicha cuenta, para que así nuestros destinatarios no aprecien el cambio. Tras concluir el asistente, Gmail chequeará el buzón POP3 cada ciertos minutos para descargar todos los mensajes nuevos de manera automática.

Otra opción para recibir todos nuestros mensajes en Gmail es reenviarnos automáticamente todos los correos de nuestras otras cuentas a la dirección de Gmail. Muchos servidores ofrecen esta posibilidad, ya sea desde su Panel de control o desde su Webmail.

Migranube_Paso1

Paso 2. Exporta tus mensajes a Gmail

Una vez que ya recibimos el correo en el entorno de Gmail, seguramente muchos querréis subir todos los mensajes que ahora guardáis en Outlook al nuevo entorno. Muy bien, para esto hay varias soluciones.
Si utilizáis MS Outlook y buscáis las mínimas complicaciones, la propuesta más sencilla para por utilizar Google Email Uploader (http://mail.google.com/mail/help/email_uploader.html), una utilidad creada por la propia Google que sube todos nuestros mensajes desde Outlook hacia Gmail. Eso sí, tened presente que, si vuestra base de datos de correo es muy grande (varios gigabytes), el proceso puede durar incluso días. Por ello, nuestro consejo es que hagáis limpieza antes de nada, pues ahorraréis mucho tiempo.

La segunda alternativa pasa por utilizar el protocolo IMAP. Lo bueno es que esta vía nos servirá para subir los mensajes desde prácticamente cualquier cliente de correo que tengamos. Lo primero será activar el protocolo IMAP en Gmail (Configuración/Reenvío y correo POP/IMAP/Habilitar IMAP), para acto seguido configurar la cuenta IMAP en nuestro cliente de correo habitual. Para ello, podemos seguir estas instrucciones de la propia Google.

Una vez configurado todo, no tendremos más que copiar las carpetas de nuestro buzón local, al buzón IMAP de Gmail, teniendo en cuenta que las carpetas que creemos se convertirán en etiquetas. En este caso, como en el anterior, si hay copiar muchos mensajes habrá que tener paciencia.

Migranube_Paso2

Paso 3. Exporta contactos a Gmail

Otro punto importante es poder subir todos los contactos que almacenemos en Outlook hasta nuestra cuenta de Gmail. El prceso no resulta complicado, pues podemos utilizar un paso a paso de la propia Microsoft que nos ayudará a completar la tarea, la cual que, a modo de resumen, se centra en exportar la carpeta a un fichero CSV separado por comas que más tarde subiremos a Gmail. En este enlace tenéis el procedimiento detallado: http://bit.ly/contactosgmail.

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Paso 4. Calendarios

Situados en la cuenta de Gmail, arriba a la izquierda, veremos que aparece un enlace a Calendar, el calendario de Google desde donde podemos gestionar nuestra agenda de citas. Si pinchamos ahí, tendremos una nueva ventana en la que seleccionar la vista del calendario por días, semanas, meses o en forma de semana laboral o listado.

Además, podremos crear diferentes calendarios con colores distintos para uso personal, profesional, etc., y compartirlos con otros usuarios de Google Calendar (pinchando en Configuración).

Por último, si necesitamos volcar el calendario de Outlook en Google Calendar, podemos seguir de nuevo un paso a paso de la propia Microsoft: http://bit.ly/calendariogoogle.

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Documentos

Paso 1. Lleva a la Nube tus doc, xls y ppt

El siguiente paso será subir a Google Docs los documentos que deseamos tener online. Os recomendamos seleccionar escritos, hojas de cálculo o presentaciones sencillas, sin gráficos incrustados, complejas fórmulas o macros, pues esa clase de contenidos no podremos disfrutarlos en Google Docs.

Lo primero que haremos será pinchar sobre Docs en la parte superior izquierda, tras lo que accederemos al entorno de Google Docs. Aquí podremos crear nuevas carpetas y documentos (texto, hojas de cálculo y presentaciones) directamente on-line o, como nuestro objetivo actual, subir los ficheros previamente creados con MS Office. Pincharemos en Subir y seleccionaremos los ficheros a cargar.

Tras este proceso, nos aparecerán en el listado de Google Docs, y podemos abrirlos directamente para comprobar el resultado de la exportación. Eso sí, puede que tengamos que trabajar un poco con ellos en cuestión de formatos, tamaño de celdas, etc., para dejarlos como estaban.

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Paso 2. Comparte, imprime y exporta

Todos los documentos que tenemos en Google Docs podemos compartirlos con cualquier otro usuario del servicio, imprimirlos y exportarlos. Con el documento abierto, en el primer caso pincharemos sobre Compartir, lo que abrirá una nueva ventana que nos permitirá insertar la dirección de correo electrónico a la que autorizar y hacer llegar la invitación.

En el segundo, tendremos que pinchar en Archivo/Imprimir, tras lo que se generará y descargará un PDF a nuestro equipo local que podremos imprimir directamente. Para el tema de la exportación, podemos ir a Archivo/Descargar como, donde encontraremos una serie de formatos estándar en los que descargar el fichero localmente.

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Ficheros y fotos

Paso 1. Dropbox

El siguiente paso será contar con una unidad de almacenamiento virtual en la que almacenar todos aquellos ficheros que no podemos manejar desde Google Docs. Y es que, aunque una de las mejoras introducidas ha sido precisamente la posibilidad de subir cualquier tipo de fichero, su capacidad es limitada (1 Gbyte), y además, es necesario bajar y subir cualquier fichero para modificarlo.

Por ello, hemos elegido Dropbox (www.dropbox.com), un servicio de almacenamiento on-line gratuito hasta 2 Gbytes con clientes para Windows, Mac, Linux e iPhone, que incluso nos permite acceder a nuestros ficheros desde un navegador web. Por ello empezaremos descargando e instalando el cliente adecuado para nuestro sistema operativo. El caso concreto de Windows se creará una carpeta llamada Dropbox dentro de Documentos. A partir de ahí, todo lo que volquemos en dicha carpeta se copiará y sincronizará en la Nube, por lo que os recomendamos mover todos vuestros ficheros ahí y trabajar con ellos sobre esa carpeta. La primera operación de sincronización, sobre todo en el caso de tener varios Gigabytes, puede llevar bastantes horas.

A partir de aquí, no tendremos más que cargar el cliente adecuado en cada uno de los ordenadores que utilicemos para trabajar y esperar a que se sincronicen los ficheros. Además, Dropbox nos permite compartir ficheros con otros usuarios del servicio.

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Paso 2. Picasa

Terminamos el práctico hablando de Picasa Web (http://picasaweb.google.com), el servicio de Google que nos permite subir y gestionar todas nuestras fotos on-line (hasta 1 Gbyte gratuito, o 20 Gbytes por 5$). Si nos conectamos a su dirección, tras validarnos con el usuario de Gmail, accederemos a un entorno con 3 pestañas: Mis fotos, Favoritos y Explorar.

La primera vez que nos conectemos se nos pedirá, eso sí, que descarguemos el software Picasa (http://picasa.google.com), que es el que nos permitirá localmente subir todas nuestras fotos al servicio. Durante ese proceso se nos preguntará algo muy importante: si nuestras fotos serán públicas o solo serán accesibles para quienes nosotros decidamos, previa validación con una cuenta de Google. Para ello, una vez subidas, podemos invitar a las personas que nos interesen pinchando en Compartir.

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