Disfruta de Office Live Workspace

El desarrollo que ha llevado a cabo Microsoft con Office Live Workspace sólo puede calificarse como extraordinario. Aún en fase beta y de momento en inglés, hemos analizado la aplicación quedando absolutamente encantados con el resultado

Plácido Moreno

Disfruta de Office Live Workspace

9 julio 2008

La abducción hay que achacarla, primero, a su inteligente desarrollo; segundo, a su estrecha integración con las herramientas de Office; y tercero, a la facilidad de uso de todas sus características. Office Live Workspace se ha planteado como un espacio web en el que los usuarios pueden guardar, acceder y compartir cualquier tipo de documento.

Su potencia radica en la estrecha integración con las aplicaciones de Office 2003 o 2007 para XP o Vista, permitiendo que ya no exista la necesidad de enviar documentos fuera de control a través del correo electrónico o de llevarlos de un lado a otro en un dispositivo de almacenamiento portátil (tipo memoria Flash o disco duro). De una forma centralizada y bajo un excelente control de versiones, podremos tener todos nuestros archivos disponibles simplemente accediendo a Internet.

Paso 1

Darse de alta

La primera condición para poder hacer uso de este servicio es disponer de una Windows Live ID y darse de alta en el servicio desde la dirección http://workspace.officelive.com. Windows Live ID es una dirección de correo electrónico y una clave de acceso que te permite acceder a diferentes sitios web utilizando una misma identidad. Una vez que recibas un correo electrónico de confirmación de disponibilidad de tu propio espacio de trabajo (workspace), ya podrás hacer uso de todas las funcionalidades de la aplicación.

Tras un primer vistazo, Office Live parece un simple repositorio de información donde puedes colocar archivos de cualquier formato; pero, indagando un poco entre los menús y opciones, vas a descubrir que se trata de algo que va mucho más allá y que tiene grandes utilidades. Dispones de un espacio de 500 Mbytes de almacenamiento, lo que significa que puedes guardar más o menos unos 1.000 documentos de Office, teniendo en cuenta que el tamaño de cada archivo individual no puede superar los 30 Mbytes. Por cuestiones de seguridad, Microsoft ha decidido no permitir ficheros ejecutables .exe.

Paso 2

Descripción del espacio de trabajo

En tu espacio de trabajo dispones por omisión, en la parte izquierda de la pantalla, de tres opciones: My Workspaces, que te permite definir varios espacios con diferentes documentos almacenados en ellos; Shared With Me, que ofrece una visión de los espacios de trabajo que están compartiendo contigo; y Deleted Items, que posibilita borrar cualquier espacio de trabajo o documento de forma independiente.

Para comenzar, simplemente debes seleccionar New Workspace. En este punto, Office Live te ofrece la primera sorpresa, ya que, dependiendo del tipo de trabajo que tengas que realizar, te sugerirá diferentes tipologías de espacios de acuerdo a tus necesidades. En la ventana flotante que aparece, podrás gestionar tus clases, un evento como una boda, cuestiones de economía doméstica, reuniones de trabajo, búsquedas de empleo, calendarios de actividades deportivas o escolares, control de tus viajes…

Lo más interesante es que, cuando carga el espacio de trabajo, Office Live te ofrece, dependiendo del tipo de espacio seleccionado, una serie de documentos de apoyo, como plantillas de Word, PowerPoint, listas, calendarios, etcétera, que puedes utilizar directamente para tus necesidades. Por supuesto, también puedes comenzar desde un espacio de trabajo en blanco configurado a tu antojo.

Una vez que estás en tu espacio de trabajo preferido, puedes obtener una vista previa de cualquiera de los documentos de origen que sugiere Office Live. Si te interesa, tienes la oportunidad de descargarlo directamente a tu ordenador o, lo más llamativo, editarlo desde la aplicación de destino y tenerlo sincronizado con tu espacio web.

Paso 3

El manejo de archivos

Office Live Workspace te da la posibilidad de subir archivos independientes por omisión. No obstante, también puedes subir varios de una sola vez, lo que te ahorrará bastante tiempo. Para ello, deberás hacer clic en el botón de la parte inferior denominado Add documents y descargar un módulo específico para realizar estas operaciones.

Paso 4

Sincroniza las aplicaciones

Llegados a este punto, la clave es conseguir la sincronía entre las aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) instaladas en tu PC con los espacios de trabajo que tengas en Office Live. Para ello, es imprescindible que instales Office Live Add-In, así que echa un vistazo a la parte inferior derecha de la pantalla, donde dice Using your Workspace (usando tu espacio de trabajo), y haz clic en Download the Office Live Add-In. Este complemento incluye, en el caso de Office 2003, una barra de herramientas y, en el de Office 2007 (con el que hemos realizado el análisis), dos nuevas opciones en el menú disponible desde el nuevo botón de Office.

Esas dos nuevas posibilidades permiten abrir los documentos de forma remota y guardarlos de nuevo en tu espacio de trabajo de Office Live. Si estas usando Vista, Microsoft recomienda instalar un pequeño módulo llamado Office Live Workspace Update for Windows Vista, que está disponible en el centro de descargas de Microsoft.

Paso 5

Acceso desde aplicaciones de Office

Para acceder a Office Live Workspace, lo primero es hacer clic en el botón de Office, donde encontraremos las nuevas opciones Open from Office Live (lo que te requerirá tu Windows Live ID) y Save to Office Live, que te permitirá salvar tus documentos directamente desde la aplicación Office de tu ordenador.

No obstante, si no te aparecen estas nuevas opciones, desde Word, Excel o PowerPoint, haz clic en el botón de Office. Selecciona Opciones de la herramienta en la parte inferior y Complementos en el menú situado a la izquierda. En la opción Administrar de la parte inferior de la página, selecciona del desplegable la opción Elementos deshabilitados y pulsa Ir. En este cuadro de diálogo, escoge Microsoft Office Add-In beta, haz clic en Habilitar y, a continuación, en Cerrar. Ahora, aparecerá como una nueva opción dentro del menú que se despliega cuando haces clic en el botón de Office 2007.

Dentro del entorno de Office Live Workspace, también tienes la oportunidad de crear directamente nuevas notas, listas de tareas, de contactos, de eventos que generas y editas en el espacio web, o incluso documentos de Word, Excel y PowerPoint que descargarán a tu ordenador una plantilla vacía para trabajar.

Paso 6

Control de accesos

Si bien son interesantes las opciones para definir espacios y sincronizar con las aplicaciones de Office, no lo son menos las capacidades para el control de cambios y edición compartida por diferentes usuarios. Si haces clic en cualquiera de los documentos que «cuelgan» de tu espacio de trabajo, comprobarás que el elegido aparece en Vista previa, además de una serie de botones en la parte superior derecha.

Aquí es donde puedes editar el archivo sobre la aplicación de Office que corresponda, salvar el documento descargándolo al disco duro de nuestro ordenador, tener un control de versiones (y ya hemos descubierto por qué Office 2007 dejo de incorporarlas en su ultima versión), incluir comentarios al documento, se- guir las actividades que se han ido produciendo sobre el documento en cuestión y cerrar esta ventana, lo que nos llevaría al primer nivel de nuestro espacio de trabajo.

Paso 7

Comparte controladamente

Hemos dejado para el final la opción probablemente más espectacular de Office Live: Share (Compartir), lo que propicia el acceso de otros usuarios al documento. Y no te preocupes si la otra persona tiene una cuenta Windows Live ID o no, porque el sistema le dará todas las facilidades para que pueda contemplar tus archivos.

Cuando envías una invitación, tú puedes definir el papel del invitado a tu documento. En este sentido, es factible asignar el rol de Editor, que permite acceso de lectura y escritura y control de cambios y versiones sobre el documento que estés compartiendo; así como el rol de Viewer, que únicamente facilita la visualización del documento en sí junto a los comentarios y las revisiones. En otras palabras, los viewers solamente podrán introducir comentarios, pero nunca editar los contenidos.

Como habrás podido imaginar, las opciones para compartir los contenidos son infinitas. Como truco rápido, puedes enviar el enlace del documento por correo electrónico. Es posible desde el Explorer, yendo al menú Página de la parte superior derecha y seleccionando Enviar enlace por email. Tranquilo, si alguien que no tiene accesos definidos en tu espacio trata de pegar ese contenido en el navegador, no podrá verlo.

Es probable que, si invitas a alguien, éste se muestre dubitativo a la hora de introducir sus datos de Windows Live ID. No le des mayor importancia, tienes una opción muy interesante que permite al invitado ver el documento en Vista previa sin tener que introducir datos personales. Cuando compartes un espacio de trabajo o un documento concreto, puedes hacer clic en la caja de selección llamada Let everyone view this without signing in. Así, la persona que recibe tu invitación, primero, dispone de una vista previa del documento y, a continuación, es invitado a validarse para realizar cambios en él, con lo que tendrá todos los derechos activados para trabajar contigo dentro de un entorno de confianza.

Paso 8

Oculta tu espacio

En la medida que tengas varios espacios de trabajo, cabe la posibilidad de que no quieras compartirlos todos. Por ello, tienes la opción de ocultarlos. Para ello, ve a My Workspaces, pincha sobre el/los espacio/s que quieras ocultar y habilita la casilla Hide (ocultar). Para volverlos a mostrar, activa del menú central de tu espacio de trabajo un pequeño icono que se encuentra al lado de las cajas de selección llamado Show (mostrar).

Paso 9

ShareView, comparte tu pantalla

Terminamos con una opción muy especial de Windows Office Live. Imagina que quieres compartir tus documentos en directo con cualquier usuario para trabajar sobre ellos al mismo tiempo. Esto es posible con Microsoft ShareView. La idea es poder acelerar la corrección colaborativa entre diferentes personas que tienen responsabilidad sobre un mismo documento. Dentro de cualquiera de los que hayas elegido de tu espacio de trabajo puedes seleccionar la opción de Share Screen.

La primera vez que la uses serás advertido de la necesidad de instalar un módulo (disponible también para Firefox) para realizar estas tareas. Hecho esto, que es cuestión de menos de un minuto, te aparecerá en la parte superior de la pantalla un nuevo icono con una especie de cable dentro. Haz clic sobre él e introduce tu Windows Live ID para compartir tu pantalla y aplicaciones. En ese momento, puedes ceder el acceso a tus documentos y aplicaciones en tiempo real para los usuarios autorizados (a través de correo electrónico) y, de esta manera, trabajar de forma conjunta con la ayuda también de un sistema de chat que incorpora ShareView. Hasta 15 personas al mismo tiempo pueden compartir una sesión, del mismo modo que puedes compartir documentos hasta con cien personas, según afirma Microsoft.

Datos rápidos

* Dirección:http://workspace.officelive.com

* Precio: Gratuito

* Valoración: 9

* Calidad/Precio: 9

Características

Espacio en Internet gratuito donde los usuarios pueden guardar, acceder y compartir documentos en múltiples formatos. Puede utilizarse para agrupar información sobre trabajo, estudios o proyectos personales. Ofrece control de accesos.

Requisitos del sistema

Internet Explorer 6 y 7 para Windows XP/Server 2003/Vista. Firefox 2.0 para Windows XP/Server 2003/Vista y Mac OS X 10.2.x y posterior (funcionalidades muy limitadas).

Lo mejor

Extraordinaria integración con el entorno de aplicaciones de Office tanto 2003 como 2007. Facilidad de uso. Integración automática con el espacio Microsoft Live. Visualización de documentos sin la necesidad de tener Office instalado.

Lo peor

Resulta un poco incómoda la necesidad de ir instalando los módulos de funcionalidades de integración con Office y de ShareView. Limitaciones para los usuarios de Apple.