Distribuye tus aplicaciones Access

Si ya has creado una aplicación en Microsoft Access 2007, ahora puedes distribuirla de manera sencilla sin necesidad de que sus usuarios tengan que comprar el costoso Microsoft Office. A continuación, te enseñamos cómo hacerlo

Javier García-Retamero Redondo

Distribuye tus aplicaciones Access

26 enero 2009

Partiendo de una base de datos Access, el objetivo de estas páginas, es crear el software de instalación que permita instalarla en cualquier ordenador y ejecutarla como si de cualquier otro programa se tratase. Para generar el paquete instalador necesitamos Microsoft Office Access Developer Extensions, un software que no puede ejecutarse independientemente, sino que funciona junto a Microsoft Access 2007. También es preciso preparar la base de datos.

Así, crea un menú para acceder a los informes, formularios, consultas, etc. Hará más fácil su utilización. Para realizar la instalación, necesitamos Microsoft Office Access Runtime 2007 (www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=D9AE78D9-9DC6-4B38-9FA6-2C745A175AED &displaylang=es) y Microsoft Office Access Developer Extensions 2007 (www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=D96A8358-ECE4-4BEE-A844-F81856DCEB67&displaylang=en).

Asimismo, si te interesa el tema, existen algunas webs de ayuda e información sobre desarrollos en Access. Dos recomendables son http://geeks.ms/blogs/access/default.aspx y http://msdn.microsoft.com/es-es/office/bb229700(en-us).aspx.

Paso 1

Instala y localiza el software

Una vez descargado el software, ejecuta el archivo correspondiente a Access Developer Extensions 2007. Entra en Microsoft Access, pulsa sobre el botón de Office y te encontrarás con una nueva entrada en el menú denominada Developer. Si no te aparece, entra en el apartado Opciones de Access, pulsa sobre Complementos y, en el desplegable Administrar, selecciona Complementos COM.

En la siguiente ventana asegúrate de que la opción Microsoft Office Access Developer Extensions COM Addin esté activa. Ahora, ya puedes volver a acceder al botón de Office, apareciendo el mencionado Developer. Ejecuta el asistente pulsando sobre el botón Package solution.

En la primera pantalla del asistente puedes cargar una configuración previa o almacenar la que vas a crear. Selecciona la carpeta en la cual vas a almacenar el software que se genere y, finalmente, pulsa sobre Next.

Paso 2

Primeros pasos

En la siguiente ventana, escoge la base de datos que quieres incluir en el paquete, y la carpeta y el subdirectorio en el cual se instalará el software. Hay varias alternativas para la carpeta, pero nosotros nos quedamos con User AppData (Current User).

Por su parte, en el apartado Pre-installation requirements, hay tres variables: será necesario tener instalado Access para ejecutar la base de datos; si no lo tienes, descargará vía Internet el Access 2007 Runtime; y en el equipo cliente no será necesario tener instalado Access. Esta última es la opción que debes marcar.

En Shortcut Options elige dónde quieres que se creen los accesos directos a la base de datos. Así, Start Menu los instalará en el menú Inicio y Desktop, en el escritorio. En Shortcut name pon el nombre que aparecerá en el acceso directo y en Icon puedes buscar un icono.

Paso 3

Incluye otros archivos

Es probable que quieras introducir archivos adicionales con la base de datos; por ejemplo, tutoriales, archivos externos a la base de datos que se enlacen desde dentro, etc. Es posible adjuntarlos desde la siguiente ventana. Sólo tienes que pulsar sobre el botón Add y seleccionar el archivo que deseas añadir. En el apartado Install Subfolder, escoge la carpeta en la que se almacenará el archivo. Pulsa el botón Next y listo.

Paso 4

Toda la información

En el apartado General Properties especifica el nombre del producto, el lenguaje de instalación (si eliges un lenguaje distinto al inglés, es necesario que tengas Internet para que se lo descargue) y la licencia de uso (la tienes que escribir en un archivo y guardarlo en .rtf). Paralelamente, en la sección Feature Information detalla la información (título y descripción) que quieras que aparezca cuando el usuario seleccione la instalación Custom (Personalizada).

Como puedes ver en la imagen, el apartado Add/Remove Programs Information cubre los datos relacionados con el nombre de la compañía, la versión del programa, la persona de contacto y la web de contacto y ayuda, que aparecerá cuando el usuario pulse sobre la opción Haga clic aquí para obtener información de soporte de tu aplicación en el icono Agregar o quitar programas del Panel de control.

Paso 5

Propiedades

Todavía no hemos acabado con el asistente. La siguiente sección se llama File Properties for the Windows installer Package y en ella se recogen los datos que aparecerán al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el archivo .msi del proyecto (título, asunto, autor, palabras claves y comentarios).

Y, finalmente, en Advanced Options, debes introducir la imagen de fondo que aparecerá en el instalador, la versión del producto y la versión de revisión. Pulsa sobre el enlace de ayuda si quieres modificar estos últimos valores o en Next para continuar.

Paso 6

Ejecuta la base

Al ejecutar la base de datos, te aparecerá un entorno en el cual puedes acceder a los formularios, informes, así como a los comandos de impresión. El primer informe que se cargará por defecto será el que definiste en tu aplicación como el menú principal.