Tus documentos bajo control con Doocuments

Prácticamente a diario enviamos documentos adjuntos por correo electrónico. ¿Sabemos cuándo y quién los lee? ¿Los reenvían? Doocuments responde a estas preguntas

Rogelio Méndez

Doocuments

9 mayo 2013

Prácticamente a diario enviamos documentos adjuntos por correo electrónico. ¿Sabemos cuándo y quién los lee? ¿Los reenvían? Doocuments responde a estas preguntas

Doocuments es una solución que te permite gestionar de una manera avanzada los documentos que intercambies con terceros. Cada vez que lo utilices, podrás controlar el número de destinatarios y de reenvíos, limitar el acceso por IP, establecer marcas de agua, decidir si se puede efectuar la descarga, tanto en versión PDF como en versión original, o si se puede imprimir.

Adicionalmente, remite una notificación por cada evento que se produzca sobre el documento en cuestión y ofrece un panel de control en el que puedes seguir la evolución de cada uno, disponiendo de estadísticas que te informarán sobre los accesos, las acciones realizadas y el origen de los destinatarios.

1. Registro

Doocuments es una solución on-line. Los requisitos técnicos son muy básicos, bastará con un navegador y una cuenta de correo electrónico. Esta web muestra toda la información sobre el producto, sus características, la información de contacto y el registro. Existen dos modalidades: la cuenta Premium, que está dotada de altas prestaciones y niveles de personalización; y la cuenta gratuita, con la que hemos realizado este paso a paso.

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Desde la home, pulsamos sobre el enlace Regístrate Gratis! Esto nos lleva al área de Precios, donde pulsaremos el botón Regístrate, abriéndose la página correspondiente. Introducimos nuestra dirección de correo y pulsamos el botón Crear Cuenta. Aparece, entonces, la pantalla de confirmación de registro completado, que indica que vamos a recibir un e-mail con un enlace para comenzar el proceso de activación. Completamos el formulario y finaliza el proceso .

2. Carpetas en orden

Completada la activación, Doocuments nos sitúa en la página principal desde donde realizaremos todas las operaciones. Se trata de un panel de control con un menú de opciones: Documentos, para el control de los documentos recibidos y enviados; Publicar, para compartir documentos, y Actualiza tu plan, que te permitirá realizar la contratación de los servicios avanzados.

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Tras pulsar en la primera, aparece un menú lateral con las opciones de Bandeja de Entrada o Mis Documentos. Seleccionamos esta última. Dentro del área central de la pantalla, en la parte superior derecha, tenemos dos botones, que nos van a permitir desplegar el árbol de carpetas existente y también la posibilidad de crear otras nuevas. Pulsando sobre este botón, se presenta una ventana para introducir el nombre de la carpeta, introducimos Informes y pulsamos OK.

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3. Publica un documento

Este proceso consiste en confeccionar un mensaje para uno o varios destinatarios, incluir el documento y establecer las características de seguimiento. Comenzamos eligiendo Publicar del menú superior del panel de control, de manera que aparezcan las opciones Publicación Básica y Publicación Avanzada. Elegimos la primera.

En el área central, se presenta el formulario para realizar la publicación del documento. Rellenamos los campos y pulsamos sobre Subir fichero para seleccionar el archivo a compartir, elegimos la opción local, aunque podemos optar por otras alternativas tipo cloud (Dropbox y Box). Seleccionamos la carpeta de Informes, incluimos el texto del mensaje y realizamos la selección de las propiedades del documento, que se encuentran en la parte inferior de la pantalla.

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Como se puede ver, tenemos donde elegir. Primero, seleccionamos el tipo de publicación, lo que nos permitirá publicar o no el documento, o publicarlo de un modo programado, es decir, es posible especificar un periodo de tiempo en el que estará disponible para nuestros destinatarios. Elegimos Publicar ahora.

Seguidamente, pasamos a revisar las operaciones que podrán realizar los destinatarios: imprimir, reenvío, descarga en PDF y descarga original. En nuestro caso, seleccionamos Permitir reenvío y Permitir descarga original. A continuación, vamos con las notificaciones que vamos a recibir cuando el destinatario modifique el documento. Seleccionamos las de reenvío, descarga y acceso, al mismo tiempo que el envío de notificaciones a los destinatarios. Pulsamos en Finalizar.

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4. Notificaciones y estadísticas

Una vez publicado el documento, Doocuments realiza varias acciones. En primer lugar, nos remite un e-mail informándonos de la publicación, y envía otro al destinatario indicando que hemos compartido un documento con él. Además, cada vez que tiene lugar alguna acción sobre el documento por parte de un destinatario, recibimos una nueva indicando el evento que ha tenido lugar y un enlace al panel de control para que realicemos el seguimiento. Hacemos clic en este enlace y seleccionamos el documento que queremos consultar.

Después, pulsamos sobre Estadísticas para comprobar la información de las acciones realizadas sobre el documento. Podemos ver la cronología de accesos, los accesos por usuario, los accesos por tipo (operaciones realizadas) y los accesos por localización.

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Doocuments

  • Características: Control del documento enviado, recepción de notificaciones, servicios cloud, caducidad del envío y estadísticas. Soporta todo tipo de ficheros Microsoft Office, PDF, de texto y cualquier formato de imagen
  • Contacto: Doocuments
  • Lo mejor: Es una herramienta ofimática esencial
  • Lo peor: Solo permite un usuario por cuenta en la versión gratuita
  • Precio: Gratuito
  • Valoración: 8
  • Calidad /Precio: 8