Elabora un plan de trabajo profesional con Project 2007

Imagina que andas implicado en la preparación del evento anual de la empresa. Es la primera vez que realizas esta función y quieres impresionar. Te enfrentas a un proyecto en el que debes coordinar personas, recursos y costes. Y lo vas a hacer con Project 2007

Plácido Moreno

Elabora un plan de trabajo profesional con Project 2007

3 marzo 2009

Paso 1

Nuestra guía

La Guía de Proyectos es un asistente basado en objetivos que puede ayudarte mucho en la gestión de proyectos si es la primera vez que trabajas con esta herramienta. Dispone de varias opciones: Tareas, Recursos, Seguimiento e Informe. Si haces clic en la primera, verás una breve introducción y una serie de pasos secuenciales para la planificación de tareas de un proyecto.

Paso 2

Calendarios

A continuación, necesitas establecer la fecha de comienzo. Para ello, recurre a la opción Definir el proyecto y usa el calendario incorporado. Por su parte, la jornada debe ser definida previamente de forma genérica para dar una estructura lógica al trabajo. Posteriormente, podrás asignar jornadas específicas a los recursos.

Paso 3

Lista de tareas

Básicamente, los tareas principales consistirían en reservar un sitio para hacer el evento, definir un calendario y contactar con los conferenciantes, reservar todo el equipamiento audiovisual, realizar el pedido de la comida, diseñar y enviar las invitaciones, actualizar la intranet de la empresa y gestionar el envío de las invitaciones.

En Tareas, haz clic en Crear una lista de las tareas del proyecto. Debes introducirlas en el área central de la interfaz llamada Nombre de tareas. Luego, define la Duración de la tarea, que debe ir en forma de número seguido de la palabra horas, días o meses.

Paso 4

Organización

Sigue en la Guía de Proyectos y dirígete a Organizar tareas. Piensa en el desglose de cada una en función de las actividades relacionadas con ella, pero intenta no saturarlas. El nivel de detalle depende de lo necesario que sea la actividad y de tu experiencia en la planificación de proyectos. Puedes definir una estructura jerárquica aplicando una sangría en las actividades asociadas de algún modo a la tarea principal. Para ello, usa los botones del asistente e inserta una fila nueva o bien aplica o quita sangrías.

Paso 5

Interrelaciones

Con frecuencia, el comienzo o la finalización de una tarea dependen del comienzo o del fin de otra. Parece lógico que, si no tienes definido el sitio para el evento, no podrás saber el aforo y, en consecuencia, no podrás pedir la comida justa o definir el número de asistentes... Por ello, debes hacer uso de las opciones de vinculación de tareas dependientes.

Existen cuatro: de fin a comienzo, que significa que la segunda tarea comienza únicamente cuando la primera ha finalizado; de comienzo a comienzo, que implica que la segunda tarea empieza al mismo tiempo que la primera; de fin a fin, que implica que la segunda tarea finaliza al mismo tiempo que la primera; y de comienzo a fin, que supone que la segunda tarea finaliza al tiempo que comienza la primera.

Resulta más eficiente vincular tareas que poner de forma manual fechas de comienzo y de finalización, pues, si una tarea se pospone, las vinculadas se programan automáticamente. En este punto, verás cómo el gráfico de Gantt se va generando a tu derecha de forma dinámica relacionando las tareas.

También es posible que necesites vincular un archivo concreto, un enlace de Internet o una dirección de correo electrónico de contacto a una tarea durante la preparación del evento. Selecciónala haciendo clic con el botón derecho y elige Hipervínculo. Escoge la opción adecuada, rellena los campos y asóciala a la tarea seleccionada pulsando en Aceptar.

Paso 6

Los recursos

Para asignar y saber quién hace qué, acudirimos al botón de Recursos. El primer paso consiste en definir las personas y equipos implicados en el proyecto de organización del encuentro. En este caso, lo haremos de forma manual anotando nombre, dirección de e-mail, cuentas de usuario Windows, grupo o departamento y los precios por hora y por hora extra.

Como es lógico, podría darse el caso que las personas implicadas en un proyecto tuviesen jornadas de trabajo diferentes a las asignadas como líneas generales del proyecto. Una vez seleccionada la persona y explorando esta opción dentro de Recursos, podrás definir los periodos laborales para cada persona o grupo especificando nuevos calendarios e incluso excepciones, como días libres, vacaciones, etc., de forma similar a los calendarios generales.

Paso 7

Un seguimiento

Ya hemos construido las bases para gestionar de forma dinámica nuestro proyecto. Definidas y programadas las tareas y con los recursos, disponibilidad y costes sobre la mesa, podemos realizar un seguimiento de las actividades.

Así, definido el plan de proyecto, es muy recomendable guardar una línea base del mismo, que te permitirá, desde Seguimiento, comparar la programación actualizada de tu plan con tus propuestas originales. Esto te permite analizar y actuar frente a posibles desviaciones del proyecto.

Con Project 2007 puedes, incluso, realizar el seguimiento por nivel de ejecución de cada tarea y comprobar el progreso general filtrado por tareas terminadas, tareas que van sobre lo programado y las que están con retraso. Otra de las opciones interesantes en Seguimiento es que puedes detectar factores que afectan al comienzo de una tarea para poder, si es necesario, reasignar los recursos.

Paso 8

Genera un informe

Una de las opciones más poderosas de Project es la generación de informes visuales sobre los planes de tu proyecto. Desde Informe, si seleccionas Mostrar o analizar información del proyecto mediante una vista, podrás verlo en pantalla, bien como calendario, diagrama de Gantt o diagrama de red, entre un largo etcétera de posibilidades.

Al escoger Aplicar esta vista, aparecerá a tu derecha en la zona principal de trabajo. Si eliges la opción Crear un informe de proyecto, tendrás la oportunidad de generar múltiples variedades de informes impresos sobre tareas, recursos, asignaciones o costes de tu plan de proyecto, especificando el tipo de informe que más te interese. Esperamos que tu evento sea todo un éxito gracias a Project 2007.

Microsoft Project 2007 Standard

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