Envía los documentos en PDF

En el ámbito profesional es casi imprescindible controlar que la documentación que enviemos a proveedores, clientes o colaboradores no sea modificada. Si queremos que pueda ser corregida o ampliada, basta con enviar el archivo original

Enrique Sánchez rojo

Envía los documentos en PDF

24 marzo 2009

En el ámbito profesional es casi imprescindible tener la capacidad de controlar que la documentación que enviemos en un determinado momento a proveedores, clientes o colaboradores sea o no modificada. Si queremos que pueda ser corregida o ampliada, basta con enviar el archivo original en Word, Excel o PowerPoint.

Sin embargo, si necesitamos que sólo pueda ser visualizada, existen soluciones más elegantes y fáciles que la inserción de una contraseña contra escritura en nuestro documento. Nos referimos a enviar la documentación en formato PDF, hoy por hoy, un estándar aceptado por toda la industria en la distribución de documentación electrónica. Y si antes para crear archivos PDF era preciso contar con la versión de pago de Adobre Acrobat, ahora hay multitud de soluciones gratuitas que nos permiten, al menos, crear PDFs sin coste alguno.

Una de las mejores utilidades en este campo es PrimoPDF (www.primopdf.com), una aplicación totalmente gratuita y sin limitación de uso que, una vez instalada en el sistema, nos permite crear PDFs desde cualquier aplicación que permita imprimir.

Para ello, crea una impresora virtual en el sistema y, una vez que enviemos a dicha impresora un trabajo (sea el que sea), simplemente nos preguntará dónde queremos grabar el archivo de destino, así como la calidad del mismo o el tamaño del papel. Una vez completado el proceso, nuestro PDF se generará en cuestión de segundos, y estará listo para enviarlo por correo electrónico a quien nos interese. Eso sí, asegurándonos de que su modificación será más que complicada.

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