Evernote: recuerda lo importante

Asumamos de una vez el hecho de que nuestra memoria es limitada; pero contamos con una pequeña ayuda como la que nos plantea Evernote con la que vamos a poder almacenar toda la información que vayamos a necesitar

Ángel Puntero Méndez

Evernote: recuerda lo importante

14 junio 2009

Internet alberga una verdadera avalancha de información y, al navegar por la Red, nos encontramos con infinidad de contenidos que no queremos perder, pero que resultan imposibles de memorizar. Almacenar estos datos y acceder rápidamente a ellos es el objetivo de Evernote. La herramienta está disponible para Windows, Mac, Windows Mobile, iPhone o como aplicación Web 2.0.

Paso 1

Registro y limitaciones

Para comenzar, nos registraremos en la URL www.evernote.com. Tras introducir unos datos básicos (nombre de usuario, contraseña y e-mail), recibiremos en nuestro correo un mensaje con el link de activación. Con ello, tendremos lista nuestra cuenta gratuita cuyas dos limitaciones son que solo nos permite subir mensualmente 40 megas de información y que únicamente podemos adjuntar archivos PDF.

Aunque para un uso normal es suficiente, existe la posibilidad de actualizarse a una cuenta Premium con 500 megas de subida mensual, sincronización de todo tipo de archivos y conexiones seguras a través de SSL (Secure Sockets Layer).

Paso 2

¿Qué cliente usamos?

De entre las posibilidades que nos ofrece Evernote, podemos optar por utilizar la herramienta a través de su interfaz web, accediendo desde cualquier navegador. Esta versión constituye un buen recurso si deseamos acceder de forma puntual desde un ordenador público o prestado.

Sin embargo, si lo que deseamos es tener una experiencia más completa, es aconsejable instalar el cliente de escritorio que corresponda a nuestro sistema operativo. Aunque su diseño es calcado al de la versión on-line, se diferencia en que sincroniza la información con una base de datos emplazada en el disco duro y nos ofrece una velocidad de acceso mayor, especialmente cuando nuestro Bloc de notas comience a crecer, algo fácil, ya que su uso se vuelve adictivo.

Paso 3

Escribe tus notas

Una vez entremos en la aplicación, veremos un panel central compuesto por las miniaturas de las notas almacenadas. Para crear una nueva, pulsaremos el botón New, de esta forma, entraremos en un modo de edición en el que escribiremos nuestro texto, al que podremos darle formato y, si es necesario, haciendo clic en Attach file, adjuntaremos archivos (limitados a PDF a no ser que dispongamos de una cuenta Premium) o imágenes. Para clasificar nuestra nota y facilitar su búsqueda, elegiremos unas Tags, que escribiremos separadas por comas.

Paso 4

Busca en tu Bloc

En la parte superior de la aplicación, disponemos de una caja de búsqueda. Las pesquisas en Evernote tienen la particularidad de que no solo se realizan sobre texto plano, sino que también reconocen éste dentro de imágenes, incluso si está escrito a mano; y lo hace con gran precisión.

Esta inspección por palabras, la podemos complementar con las opciones avanzadas que encontramos en la columna lateral izquierda en la que podremos, por ejemplo, filtrar por Tags o también discriminar por propiedades, las cuales se muestran desplegando la pestaña Attributes y son: fuente, fecha o contenido. Los resultados que cumplan nuestras condiciones se mostraran en todo momento en el panel central.

Paso 5

Prepara el navegador

Una de las posibilidades de Evernote es que podemos recortar piezas de la Web y crear nuestras notas sin salir del navegador. Para ello, tenemos a nuestra disposición un Book-marklet (un marcador o favorito que, en lugar de apuntar a una URL, lo hace a una porción de código que ejecuta determinadas tareas) llamado Web Clipper.

Para llevar a cabo esta función, es necesario que añadamos este elemento desde la sección de descargas de la web de Evernote a nuestro navegador favorito. Para ello, hacemos clic con el botón derecho en el icono Clip to Evernote y, en el menú contextual que aparece, elegimos la opción Añadir este enlace a marcadores o su equivalente si no usamos Firefox.

Tenemos otras alternativas para capturar información de la Web: por ejemplo, a través de un complemento para Firefox que tiene una funcionalidad similar al anterior o, en caso de haber instalado la versión de escritorio, de una opción que aparece en el menú contextual de Internet Explorer, pero con la desventaja de que nos obliga a mantener la aplicación de escritorio abierta.

Paso 6

Recorta de la web

Cuando encontremos una web con información que deseemos guardar, arrastraremos el ratón seleccionando todo aquello que nos interese y pulsaremos en el bookmarklet que hemos creado en el paso anterior, sobre Clip to Evernote. De esta forma, nos mostrará, en primer plano, la ventana de Recorte en la que veremos nuestra captura y podremos añadir información: un título para la nota (por defecto tendremos el de la página) o tags para clasificar nuestras notas, podemos añadir varias separándolas por comas, así como una descripción de su contenido.

En el caso de que no tuviéramos nada seleccionado al pulsar el bookmarklet, es posible tomar una nota, solo del texto, de forma rápida y sin necesidad de abrir ninguna aplicación.

La primera vez que hagamos un recorte, nos pedirá nuestro usuario y password, éste se guardará hasta que cerremos la ventana del navegador. Para mayor comodidad, tenemos la opción de guardar nuestra contraseña durante una semana marcando la casilla a tal efecto situada debajo del recuadro de Password.

Paso 7

Encriptación

Si tenemos intención de almacenar datos sensibles, es recomendable protegerlos, esta característica so-lo se encuentra en el cliente de escritorio por razones de seguridad.

Para encriptar un texto, abriremos una nota, haremos nuestra selección arrastrando el ratón y, en el menú contextual que se murestra punchando con el botón derecho del ratón, haremos clic en la opción Encrypt Selected Text. En la pantalla que aparece entonces, elegimos una contraseña y un recordatorio de clave, que no se almacena en ningún lugar, sino que se usa para realizar la codificación.

Esto implica que, si se da la circunstancia de que la olvidamos, no podremos recuperar dicha información. Después de pulsar en OK, veremos un icono que representa el texto cifrado. Para recuperarlo, únicamente debemos hacer doble clic sobre él e introducir nuestra clave.

Paso 8

Notas de bolsillo

Si le hemos cogido el gusto a las bondades de Evernote y tenemos un móvil equipado con Windows Mobile o un iPhone, también tendremos la posibilidad de disfrutar de él. En efecto, existe una versión para consultar y tomar notas desde cualquier parte.

En la página de descargas de la web de la herramienta, encontraremos la versión Windows Mobile, mientras que la versión para el iPhone está en el App Store, al que accederemos a través de iTunes. En estas ediciones, encontramos facilidades extra, como tomar notas de voz o adjuntar las fotos tomadas con la cámara de nuestro móvil, pero cuidado, debemos contratar una tarifa de datos con nuestro operador o conectar a través de redes WiFi para no llevarnos un susto con la factura.