Explota la comunicación personalizada en Word

¿Cuántas veces te has enfrentado a la creación de un mismo documento en Word en el que varían los datos de destinatario o algunos elementos del texto? Te descubrimos las potentes opciones escondidas tras la pestaña Correspondencia de Word 2007

Plácido Moreno

Explota la comunicación personalizada en Word

22 mayo 2009

En primer lugar, hay que explicar que las operaciones de combinación de correspondencia implican la interrelación de dos partes principales: por un lado, un documento principal; por otro, una fuente de datos variables. El documento puede ser una carta, un sobre, etiquetas, un mensaje de correo electrónico, etc. En cuanto a la fuente de datos variables, podrían ser tus contactos de Outlook, una tabla con precios y nombres de productos en Word, una hoja de cálculo Excel o base de datos de Access con cualquier otra información.

La idea detrás de todo esto es facilitar a aquellos usuarios que mandan o comparten información comercial el envío e impresión personalizados, sin tener que realizar ese proceso tan tedioso «a mano», sobre todo si se trata de varios cientos de clientes contenidos en una base de datos.

Paso 1

Documentos que vamos a combinar

Lo primero que debes haces es crear la carta que deseas combinar para correspondencia. Una vez listo el documento, dentro de la pestaña Correspondencia, si haces clic en el desplegable Iniciar combinación de correspondencia, podrás elegir sobre qué tipo de documento deseas trabajar: cartas, mensaje de correo electrónico, sobres, etiquetas, directorio o documento normal de Word.

Paso 2

Definición de destinatarios

Dentro del grupo de herramientas Iniciar combinación de correspondencia, el desplegable Seleccionar destinatarios permite escoger entre tres opciones. Si la información variable todavía no existe, elige Escribir Nueva Lista. Verás que se abre la ventana Nueva lista de direcciones, en la que puedes introducir los datos variables que se integrarán en el documento base sobre el que estás trabajando. Debes rellenar los campos que consideres oportunos para proceder a una correcta automatización. Si pulsas Nueva entrada, crearás un nuevo registro en tu lista de destinatarios. También puedes crear nuevos campos que se ajusten a tus necesidades y alterar su orden con la opción Personalizar columnas.

La segunda opción que puedes elegir es Usar lista existente. Si ya dispones de una creada con anterioridad, por ejemplo la lista de contactos comerciales en un documento Excel, base de datos Access o tabla de Word, podrás importar desde ahí los datos dinámicos sobre el documento de origen. La tercera opción es Seleccionar desde tus contactos de Outlook.

Paso 3

Edición de los destinatarios

Una vez que la información de datos variables ha sido identificada, el botón Editar lista de destinatarios se activa y te permite realizar cambios en los campos de dicho documento. La ventana Destinatarios de combinar correspondencia muestra los datos variables, permite seleccionar el origen de los datos y, además, ofrece diversas y potentes opciones para ordenar los listados, filtrar, buscar duplicados, buscar destinatarios y validar las direcciones.

Paso 4

Los campos variables

El grupo de opciones de la pestaña Correspondencia llamado Escribir e insertar campos te proporciona todo lo necesario para controlar los campos de información variables en tu documento común. Selecciona un punto de inserción en el documento y haz clic en el botón Bloque de direcciones, de modo que aparezca la ventana Insertar bloque de direcciones.

Especifica los elementos que quieres incluir o no y su aspecto en página. A la derecha, podrás obtener una vista previa de los cambios que vas introduciendo. Haz clic en Asignar campos para confirmar que los nombres de los campos en tu lista de destinatarios corresponden con los usados por el bloque de direcciones interno que maneja Word 2007.

Paso 5

Una línea de saludo

Cuando haces clic en esta opción, se abrirá la ventana Insertar línea de saludo. Aquí, podrás personalizar su formato al comienzo de la comunicación y la puntuación con la ayuda de unos desplegables, definir la línea de saludo para destinatarios no válidos y, por supuesto, obtener una vista previa de cómo se comporta con todos los registros de tu lista de destinatarios.

Paso 6

Inserta campos

Es el momento de insertar más campos dinámicos que Dirección y Saludo dónde y cuándo lo desees. Su único límite es tu imaginación y el desarrollo más o menos cuidado que tengas de las bases de datos desde donde accede Word 2007. En esta ventana puedes seleccionar Campos de dirección (internos de Word 2007) o Campos de base de datos. Al final del proceso, Word sustituirá de forma dinámica los contenidos.

Paso 7

Control de los campos

Una nueva opción de Word 2007 es la aplicación de reglas en el proceso de combinación de correspondencia. Dispones de múltiples opciones, pero desglosaremos solamente una de ellas, ya que el comportamiento general del resto es muy similar.

La opción Preguntar solicita que introduzcas una determinada información y la asigna a una variable con nombre o, lo que es lo mismo, a un marcador. Imagina que tenemos un documento, por ejemplo un informe de ventas mensuales, en el que aparece varias veces el nombre de un mes. Para lograr que podamos actualizar el nombre del mes de forma cómoda en todas las cartas personalizadas que enviamos al equipo comercial, debes hacer clic al principio de tu documento para crear un punto de inserción.

A continuación, ve a Correspondencia/Escribir e insertar campos/Reglas y haz clic en la regla Preguntar. Verás que aparece una ventana donde puedes darle un nombre al marcador. Escribe, por ejemplo, Definirmes y en el espacio de Pedir información teclea el mensaje ¿Desea actualizar el mes en este documento? Seguidamente, escribe en el campo de Texto predeterminado, por ejemplo, Febrero.

Es posible que el nombre del mes aparezca varias veces en tu documento. Para controlar la actualización automática, deberás insertar un campo REF en cada lugar donde aparezca. Este campo especificará el valor del marcador que hemos creado con nombre Definirmes.

Una vez que has elegido un punto de inserción, insertar un campo REF es tan sencillo como ir a Insertar/Texto/Elementos rápidos/Campo. En la ventana que se abrirá, selecciona en la parte izquierda el tipo de campo REF. En Propiedades del campo, aparecerá el nombre del marcador que hemos creado. No te preocupes por las opciones de campo en este momento y haz clic en Aceptar.

Si pulsas F9, Word 2007 te mostrará la pregunta ¿Desea actualizar el mes en este documento? Al introducir un nuevo nombre del mes, Word actualizará todos los campos REF del documento en unos instantes. Un detalle, si deseas ver los códigos de campo en tu documento, pulsa ALT+F9. Por su parte, para ver los campos en gris que representan la información que se alterará en el documento modelo, haz clic en el botón Resaltar campos de combinación.

Paso 8

Ajusta tu base de datos

A veces tu base de datos puede incorporar campos que el sistema de organización interno de Word 2007 no entiende. Imagina que en tu base de datos has creado un campo llamado Cargo y como campo integrado en Word 2007 aparece Puesto.

Para solucionar estas situaciones, puedes pinchar en el botón Asignar campos, de la ruta Correspondencia/Escribir e insertar campos/Reglas. En esa ventana, y gracias a sus múltiples desplegables, puedes hacer las asociaciones correctas entre Word y tu base de datos para mostrar la información dinámica correctamente en tus documentos.

Paso 9

Finalizar y combinar

Después de todo el esfuerzo de organización, ahora podrás disfrutar de los resultados. Gracias a la vista previa, podrás navegar por diferentes versiones de tu documento de origen mostrando los datos variables que has definido. Una vez de acuerdo con tu trabajo, ve al botón Finalizar y combinar.

Aquí podrás, de forma sencilla, editar documentos individuales para introducir algún cambio de última hora, como un nuevo párrafo, o dar la orden de imprimir todo tu trabajo. También es posible utilizar la opción Enviar mensajes de correo electrónico, que permite personalizar el envío masivo de e-mails con un control total de campos dinámicos a múltiples destinatarios.

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