FileMaker Pro 10, tus datos más accesibles

Las nuevas tendencias de gestión en el almacenamiento de datos todavía no han conseguido eliminar del mercado a uno de los motores más longevos en la historia de la informática moderna. En este análisis práctico podrás comprobarlo

Pablo Montañés

FileMaker Pro 10, tus datos más accesibles

13 julio 2009

La versión 10 de Filemaker se presenta con un interesante abanico de mejoras. Tal vez la más llamativa sea la interfaz, que ha sufrido una interesante remodelación para adaptarse a los tiempos, aumentar su virtud de facilidad de uso y brindar una barra de herramientas rediseñada, que se puede personalizar y que incorpora accesos directos.

Sin embargo, llevando a cabo un análisis pormenorizado de otras novedades, sobre todo en cuanto a tareas avanzadas de desarrollo sobre las bases de datos, el apartado gráfico queda en un segundo plano. Es el caso de los informes dinámicos, del manejo de los disparadores (triggers), de la posibilidad de enviar por correo electrónico vía SMTP o de la gestión de sentencias SQL.

Paso 1

Compatibilidad y conectividad

FileMaker Pro 10 ha mejorado en las últimas versiones su relación con otros fabricantes de bases de datos. Se trata de una cuestión importante para aquellos que se pasan a este motor después de disponer ya de un sistema para este fin creado y en funcionamiento. así, es posible importar los datos de cualquier documento Excel (incluido XLSX de Office 2007).

Más importante aún es la conectividad con motores de carácter remoto, como Oracle, SQL Server o MySQL, cuyas tablas se podrán conectar directamente desde el menú Archivo/Abrir Remoto, o bien, posteriormente, a través del apartado de Relaciones de las tablas que veremos más adelante. Por supuesto, se mantiene la posibilidad de importar datos almacenados en ficheros de texto separados por comas o tabulaciones.

Paso 2

Crea un proyecto desde una plantilla

Fiel a su línea de trabajo sencilla e intuitiva, FileMaker Pro ofrece una interesante variedad de plantillas predefinidas. Se trata de modelos básicos para los ámbitos más utilizados, como los relacionados con la Educación, Finanzas, etc. Estarán disponibles desde el primer momento en que se ejecuta la aplicación a través de la opción que reza Crear una base de datos mediante una solución inicial.

Paso 3

Espacio de trabajo

Desde esta ventana, comenzaremos a introducir registros en la base de datos, ya que las tablas necesarias se han creado tras haber elegido una plantilla predefinida. Desde Ver como, seleccionaremos las vistas disponibles. Por defecto, nos encontraremos con la de Formulario, pero, en ocasiones, será aconsejable trabajar en Vista de lista o en Vista de Tabla.

También es posible activar las herramientas de formato, con las que personalizaremos los registros para localizarlos más fácilmente. Por último, con el botón Editar presentación, accederemos al modo de diseño, que permitirá añadir, eliminar o modificar los campos cuando nos encontramos en el modo Vista de Formulario, modalidad que veremos más en detalle en el siguiente paso.

Paso 4

El diseño

Las plantillas de FileMaker Pro ofrecidas como predefinidas pueden servir para comenzar a utilizar la base de datos, pero lo normal es que siempre la personalicemos. Dependiendo de la vista en la que estemos situados, al pulsar en Editar presentación, aparecerá el modo de diseño, que nos permitirá llevar a cabo dicha personalización.

Nos encontraremos con los distintos botones relacionados con los textos y formas, así como con los pertenecientes a los modos de introducción de datos: Menú desplegable, Botón, Pestañas, Control… Otro de los apartados importantes es el de Formato, que incluye las herramientas tradicionales de todo diseño.

Para situar los elementos en el lugar indicado y con el tamaño adecuado, se encuentra la ventana de Información, con la que manipularemos estos parámetros y anclaremos los objetos con precisión.

Para modificar las características de cada elemento en el diseño, solo será necesario hacer doble clic sobre él, apareciendo la ventana de Ajuste del campo/control. Desde aquí, aparecerán las pertinentes asociaciones con las tablas de las bases de datos y otras funciones interesantes, como los Estilos de control.

Por último, tenemos el botón Gestionar, con el que podremos acceder a los módulos avanzados de administración de la base de datos, controles de privilegios, listas de valores, guiones o fuentes de datos externas, algunos de los cuales veremos en detalle por su importancia.

Paso 5

Las relaciones

Para controlar la estructura y característica de las tablas que conforman la base de datos, es posible acceder a Gestionar base de datos, disponible desde el botón comentado en la última parte del paso anterior. Existen tres pestañas: Tablas, con la que podremos crear, modificar o eliminar las tablas que conforman la base de datos; Campos, que nos dará acceso a los distintos elementos que conforman la estructura de cada tabla; y, por último, está la pestaña Relaciones.

FileMaker Pro ofrece una arquitectura de bases de datos relacionales, lo que permite establecer relaciones entre las distintas tablas que tengamos definidas para un control más complejo de las bases de datos. Para entenderlo fácilmente, podríamos disponer de una tabla de artículos de inventario con datos relacionados.

Uno de los campos podría ser el de Fabricante, cuyo nombre estaría relacionado con otra tabla llamada Proveedores y que se habría creado previamente. Para establecer la relación, solo será necesario pinchar y arrastrar el cursor desde un campo de la tabla de Artículos hasta el campo correspondiente en la tabla Proveedores.

Paso 6

Cuentas de usuario

Cuando varias personas tienen acceso a la base de datos, es necesario gestionar los privilegios de cada uno para mantener la integridad de la información. Para ello, pulsaremos en Gestionar y seleccionaremos Gestionar cuentas y privilegios. Al menos, deberíamos disponer de tres conjuntos de privilegios: Sólo lectura, Sólo entrada de datos y Acceso a todos los objetos.

Pero, cuanto más compleja sea la base de datos o más usuarios tengan acceso, es posible crear nuevos conjuntos. Los tres comentados vienen por defecto, por lo que solo sería necesario acceder a la pestaña Cuentas y crear las de los usuarios que vayan a participar en la base de datos. De forma adicional, se podrá mantener el control de acceso directamente desde la aplicación o verificarlo desde un servidor externo.

Paso 7

Mailing vía SMTP

Otra de las funciones interesantes es la posibilidad de enviar correos electrónicos y preparar campañas de e-mail desde la propia aplicación. Para utilizarla, necesitaremos tener, al menos, un campo de una tabla configurado como correo y acceder a Archivo/Enviar correo, disponible desde el menú principal. En esta ventana, podremos especificar la configuración del servidor SMTP y el resto de datos que necesitemos.

Esta información la podremos rellenar a mano, pero también es posible automatizar el proceso mediante los botones Especificar de cada parámetro. En este caso, aparecerá una ventana con las distintas posibilidades y campos disponibles, incluso también con operadores para depurar la selección de destinatarios y otros campos de la base de datos.

FileMaker Pro 10

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