Gana eficiencia en tus presentaciones

Una vez que tienes claro lo que quieres contar, has de preparar el entorno de trabajo. En primer lugar, te recomendamos leer este artículo donde mostramos unos sencillos trucos que harán tu presentación más atractiva

Plácido Moreno

Gana eficiencia en tus presentaciones

11 diciembre 2009

Truco 8. Visualiza panorámica

No hay cosa más desagradable que ver tu trabajo perdido porque la pantalla panorámica donde se está visualizando muestra bandas negras. Acude a Vista/Patrón de diapositivas/Configurar página. En la ventana que surge, podrás ver un desplegable llamado Tamaño de diapositivas para. Elige Presentación en pantalla (16:9) o (16:10) para aprovechar al máximo tu presentación en este tipo de pantallas.

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Truco 9. Incrusta las fuentes

Uno de los problemas más frecuentes a la hora de compartir (y mostrar) presentaciones en otros ordenadores es que existe la posibilidad de que no tengan las fuentes instaladas que utilizaste en la original. Para evitarlo, ve a Office/ Guardar como/Herramientas/Opciones de Guardado.

En la ventana, dirígete al área inferior Mantener fidelidad al compartir esta presentación. Haz clic en la caja de selección llamada Incrustar fuentes en el archivo. Asegúrate de seleccionar la opción Incrustar todos los caracteres... y pulsa en Aceptar. De vuelta a la pantalla de Guardar como, pulsa en Guardar.

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Truco 10. Gráfico de Excel

PowerPoint 2007 incluye el motor de Excel, lo que permite la generación de gráficas con datos directamente desde esta aplicación. Así, desde el menú Insertar, pulsa el botón Gráfico para que se lance automáticamente una hoja de Excel donde introducir datos. Cualquier cambio que realices quedará reflejado en la gráfica de PowerPoint.

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Truco 11. Tablas elegantes a un solo clic

Es cierto que la inclusión de una tabla no es nueva, pero sí la flexibilidad en las opciones de formato dinámico de las mismas. Desde el menú Insertar, pulsa Tabla y crea la que deseas arrastrándola sobre las casillas. Puedes experimentar con la opción Estilos de tabla. Simplemente, pasando el puntero del ratón por ellos, verás el comportamiento dinámico en el aspecto gráfico de tu tabla.

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Truco 12. Protege tus presentaciones

Ve a Office/Salvar como/Herramientas/Opciones generales y dispondrás de opciones de contraseña de apertura y de una caja de selección que te permita quitar toda tu información personal cuando guardas el archivo en PowerPoint. Haz clic en Aceptar.

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Truco 13. Compresión de imágenes

Selecciona la imagen que vas a reducir. A continuación, se activará en la parte superior derecha la opción Herramientas de imagen. Haz clic en la pestaña Formato y aparecerá un cuadro de diálogo que te pregunta si deseas aplicar la compresión a todas las imágenes o solo a la seleccionada. Haz tu selección y haz clic en el botón Opciones. Aquí, podrás definir la compresión y la resolución de las imágenes.

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Truco 14. Desencadenantes

Como ejemplo, vamos a buscar que cuando hagas clic en una imagen del periódico, aparezca de forma progresiva un lector sujetándolo. Para ello, debes tener las dos imágenes en la pantalla. Aplicaremos una animación sobre la del lector, por ejemplo, un efecto de Desvanecer. Cuando la tengas, dentro del cuadro Personalizar animación, haz clic con el botón derecho sobre el elemento recién animado. Ve a Intervalos/Desencadenadores/Iniciar el efecto (en nuestro caso, desvanecer).

En el desplegable, elige la imagen (en nuestro caso el periódico). Pincha en Presentación de diapositivas. Si todo fue bien, aparecerá el periódico y, si pasas el puntero sobre él, se convertirá en una manita. Al hacer clic, arrancará el efecto de aparición del lector.

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Truco 15. Adiós a menús impertinentes

Resulta pesado que PowerPoint se empeñe en recordar funcionalidades que son obvias cuando pasamos el ratón sobre algún botón de la barra de herramientas. Para evitarlo, acude a Office/Opciones de PowerPoint/Más frecuentes y ve al grupo Opciones principales para trabajar con PowerPoint. La última, Estilo de información en pantalla, permitirá desactivar este comportamiento.

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