Google Docs & Hojas de cálculo: tus documentos on-line

Recientemente presentado en nuestro idioma, el servicio Google Docs y Hojas de cálculo ofrece un buen soporte para que varios usuarios puedan trabajar con los mismos datos en el mismo momento, algo que en Excel, por ejemplo, no es posible

Redacción

Google Docs & Hojas de cálculo: tus documentos on-line

16 febrero 2007

Paso 1

Creación e importación de hojas

Lo primero será disponer de una cuenta de Gmail para acceder desde http://docs.google.com. En la primera ventana, aparecerán los ficheros que hayas creado previamente. Si no dispones de ninguno, puedes crearlos o importarlos desde diversos formatos como .XLS (Excel), .CSV (valores separados por coma) o .ODS (Hoja de cálculo OpenDocument), lo que te permitirá no tener que empezar de nuevo, sobre todo si se trata de hojas de cálculo con grandes volúmenes de datos. Si en el mismo fichero dispones de varias hojas, no te preocupes, también se importarán.

Paso 2

Aplica las fórmulas básicas

Lógicamente, la utilización de fórmulas requiere de unos conocimientos previos sobre cómo se aplican, pero ten en cuenta que el funcionamiento de Google Spreadsheets es muy parecido en este sentido al de otras herramientas como Excel. Para utilizar estas funciones, sitúate en la pestaña Formulas. En la parte superior derecha, verás las más utilizadas y, además, el botón more», que te permitirá abrir una nueva ventana con todas las disponibles, que no son pocas. Sitúate en la celda donde deseas implementar una fórmula y pulsa sobre ella.

En este momento, tendrás que indicar las celdas relacionadas. Por ejemplo, si deseas realizar una suma de una columna de tu hoja, marca primero la celda en blanco donde deseas realizar el cálculo, después la formula Sum y pincha y arrastra desde el primer valor hasta el último. Como verás, al hacer doble clic sobre la casilla del resultado aparecerá la formula recién creada, que será del estilo =SUM(B35:I35). Es posible realizar tantas fórmulas anidadas como desees, siempre y cuando tengan lógica y mezcles bien los tipos de datos.

Paso 3

Otras fórmulas avanzadas

Existen otros tipos de funciones que podrás seleccionar en la ventana de fórmulas antes comentada. Sitúate en la celda donde deseas aplicar este contenido y, después, haz aparecer de nuevo la ventana con todas las fórmulas disponibles. Pulsa sobre la categoría Google. Aquí verás que, por el momento, existen dos funciones: GoogleLookup y GoogleFinance. A la primera de ellas deberás indicar dos parámetros: Entidad y Atributo. Por ejemplo, Marte y Masa para encontrar la masa que tiene el planeta Marte. Esta búsqueda se realizará en la web. Aplicando esta fórmula con sentido común, conseguirás infinitos resultados. En todo caso, pulsando sobre la opción More encontrarás un sistema de ayuda que, aunque en inglés, resulta de gran utilidad.

Paso 4

Herramienta colaborativa

Una de las características que hacen más atractivo el uso de Spreadsheets es la posibilidad de que varios usuarios puedan trabajar a la vez en una hoja de cálculo. Para ello podremos invitar colaboradores o visualizadores (que podrán ver pero no modificar) desde la pestaña collaborate. También podrás chatear con los usuarios que estén conectados a tu hoja desde la opción Discuss, lo que reduciría el tiempo de elaboración y modificación de los datos. Por último, desde Publish estarás en disposición de publicar en la web la hoja de cálculo. Puede hacerse mediante una dirección única que será publica, o bien generando documentos en formato HTML, PDF, RSS, Atom... que posteriormente podrás incorporar a tus espacios personales.