Paso a paso

Google Docs: el 'office' de la Nube más completo

Google Docs ofrece la posibilidad de crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones on-line sin coste alguno. Además, para acceder a ellos solo se precisa un equipo con acceso a Internet

Carlos Zahumenszky Hierro

Apertura Google Docs ofimática

9 julio 2012

Google Docs ofrece la posibilidad de crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones on-line sin coste alguno. Además, al ser un servicio basado en la Nube, para acceder a ellos, solo se precisará de un equipo con acceso a Internet y de un navegador web.

Nivel: Básico

Google Docs nació de la combinación de dos proyectos separados: Google Spreadsheets, destinado a hojas de cálculo, y Writely, un procesador de textos en red desarrollado por la compañía Upstartle, adquirida después por Google. La firma lanzó Spreadsheets en 2006, pero la sustituyó rápidamente al año siguiente por la primera versión de Google Docs. Desde entonces, esta ha ido creciendo en cuanto a números de formatos que es capaz de soportar, convirtiéndose a partir de 2010 en un sistema de almacenamiento on-line capaz de admitir cualquier tipo de archivo y que, además, incluye herramientas para visualizar y editar archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

Google Docs

La cuenta básica de Google Docs tiene un límite de espacio de almacenamiento de 1 Gbyte para documentos, 20 Mby­tes para hojas de cálculo y 10 Mbytes para presentaciones. No obstante, es posible conseguir espacio adicional si se opta por alguno de sus planes comerciales de almacenamiento.

Como se trata de un sistema de archivos en la Nube, todos los ficheros y carpetas estarán almacenados en un servidor remoto. Aquí surge su primera ventaja, al permitir el acceso a estos archivos desde cualquier ordenador o dispositivo móvil que cuente con un navegador web. Todo ello, por supuesto, siempre y cuando tengamos una conexión a Internet, una cuenta en Google como la de Gmail y hayamos sido nosotros los que hayamos creado el archivo o tengamos permisos para acceder a él. Este es precisamente el segundo punto fuerte de Google Docs: permitir la compartición de ficheros con cualquier otro usuario registrado en Google y que un mismo documento pueda ser editado por varias personas a la vez.

Paso 1. Creación de documentos

Al acceder a Google Docs, veremos una columna en la parte izquierda que muestra nuestra estructura de directorios y carpetas. Por defecto, aparecen unos filtros básicos que clasifican los archivos como destacados, creados por nosotros, así como una lista con todos los elementos y si pertenecen a una colección. A la derecha, está la lista completa de archivos con diferentes iconos.

Todo comienza con los dos botones superiores de la barra lateral de la izquierda. Crear abre un menú desde el que crear un archivo nuevo en cualquiera de los formatos que admite la plataforma. Estos son documento de texto, presentación, hoja de cálculo, formulario, dibujo, tabla o colección, que equivale a una carpeta convencional.

Google Docs

Al seleccionar cualquiera de ellos, se abrirá una nueva pestaña en el navegador en la que encontraremos un documento en blanco con las opciones más habituales de cada tipo de programa. Por ejemplo, al pulsar sobre Documento, aparecerá una barra con las posibilidades típicas de editar, ver, insertar, formato, herramientas, etc. Su funcionamiento y estructura son tan parecidos a otras suites ofimáticas que cualquier persona familiarizada con estos programas encontrará Google Docs fácil de manejar.

Google Docs guarda y actualiza periódicamente una copia del archivo que hayamos creado, por eso no encontraremos una opción de guardar el fichero, sino solo de renombrarlo. Lo que sí que podemos hacer es descargarlo en el disco duro en algún formato que nuestro sistema sea capaz de reconocer. Google Docs soporta los formatos más populares de cada tipo de archivo. Los documentos de texto, por ejemplo, pueden descargarse en ODT, PDF, RTF, TXT, DOC y HTML.

Paso 2. Uso de plantillas

Volviendo al menú que aparece al pulsar sobre Crear, nos detenemos en la opción Desde la plantilla…, que nos lleva a una extensa galería que Google ofrece de manera gratuita y que los usuarios pueden actualizar con las suyas propias. El menú lateral permite filtrarlas según el formato de archivo o según qué uso tenga la plantilla. Aunque muchas de ellas están en inglés, merece la pena darse una vuelta por algunas categorías que nos pueden sacar de más de un apuro.

Google Docs

Aparte de crear un documento, bien desde un archivo en blanco o desde una plantilla, también es posible subir algún archivo que esté en nuestro equipo. Lo haremos pinchando sobre el botón que aparece con la imagen de un disco duro. Desde aquí, también es posible subir carpetas enteras, que se almacenan en la colección que determinemos.

Paso 3. La conversión de los textos

Otra opción interesante desde el punto de vista de la productividad es la de convertir texto desde archivos de imagen o PDF. Esta función es la misma que proporciona un reconocedor de textos u OCR on-line.

Si subimos una página de texto escaneada en alguno de los formatos de imagen que Google Docs soporta (JPG, GIF o PNG), o en PDF, el servicio la escaneará automáticamente para convertirla en texto editable. Algo muy útil cuando se trata de archivos PDF de muchas páginas, porque los convierte en editables.

Google Docs

Por supuesto, el OCR es limitado y no es infrecuente encontrar erratas. Para que funcione de manera óptima, el archivo debe ser en blanco y negro, sin imágenes, con una distribución de texto tradicional (sin textos verticales) letra nítida y en caracteres románicos con un tamaño recomendado de 10 puntos.

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