Herramientas PIM: organiza tu vida diaria

El ritmo de los que trabajan conectados a la Red hace que tener tareas, contactos y calendario de citas organizados sea una pesadilla. Los PDA y Pocket PC nos ayudan, pero hay servicios en Internet que nos permiten prescindir de estos asistentes digitales

Redacción

Herramientas PIM: organiza tu vida diaria

27 marzo 2008

Los denominados Gestores de Información Personal (Personal Information Manager) son utilidades destinadas a ordenar nuestros datos en forma de calendarios, agendas de contactos o listas de tareas pendientes. Muchas son las ofertas en este sentido, por lo que destacaremos la que consideramos más importante en cada apartado con una descripción de lo que es posible conseguir con ellas.

Paso 1

¿Qué tienes que hacer hoy?

Las listas de tareas pendientes son un recurso muy habitual para organizarnos a lo largo del día según las prioridades de cada una de esas tareas, y existen varios proyectos que permiten acceder a esta funcionalidad. Sin embargo, uno de los más destacados es el curiosamente denominado Remember the milk (algo así como «No te olvides de la leche», en www.rememberthemilk.com), que nos sitúa en una sencillísima interfaz para controlar nuestras tareas pendientes. Registrarse en el servicio no lleva más de un par de minutos, y una vez en nuestra cuenta de usuario nos encontraremos con una interfaz en la que tendremos varias listas de tareas (Buzón de entrada, personal, Study, Work y Enviadas) cada una de las cuales contendrá las tareas relacionadas.

Podemos tener tantas listas como queramos, pero además destacan las opciones sociales de este servicio. Cada tarea y lista pueden ser publicadas y compartidas. Tenemos un apartado de contactos para que éstos sepan qué tareas hay pendientes, y también podremos publicarlas mediante el protocolo iCal, lo que permite que cualquier usuario de aplicaciones compatibles (como Google Calendar, por ejemplo) las pueda sincronizar. Como no podía ser de otro modo, podemos asignar prioridades a las tareas e incluso una nueva funcionalidad permite gestionarlas cuando no estamos conectados a Internet.

Paso 2

Calendarios sociales

Para mantenerse organizados muchos hacen uso de la habitual agenda o calendario en el que se apuntan todo tipo de citas programadas. Esta función también se ha trasladado a la web y sin duda Google Calendar (http://calendar.google.com) es uno de los mejores ejemplos de la potencia de estos calendarios web. La parte izquierda de la interfaz muestra un resumen del mes en curso y justo debajo nos encontraremos con todos los calendarios iCal a los que nos mantenemos conectados.

Este es el secreto de su éxito, ya que mediante este protocolo podremos realizar búsquedas de todo tipo de calendarios (como por ejemplo, para saber cuándo echan en TV nuestra serie favorita) e importarlos para que se muestren en nuestro calendario personal. La parte principal de la ventana está ocupada por una vista de las citas pendientes durante el día, semana o mes, así como una vista personalizada de los próximos cuatro días y de la denominada Agenda, otro resumen de las citas más cercanas. Crear nuevas citas resulta tan sencillo como seleccionar el día y escribir ese evento programado, al que luego podremos modificarle algunas propiedades avanzadas.

Paso 3

Todos tus contactos disponibles

Aunque los clientes de correo WebMai disponen de sus propias herramientas de gestión de contactos, existen propuestas independientes que están precisamente enfocadas a mantener más organizado este apartado. Hay varios nombres destacables en este segmento, aunque por su sencillez y prestaciones una propuesta interesante es Tabber (www.tabber.org), cuyo sistema para añadir contactos es muy sencillo. Una vez registrados a través de la introducción de nuestra dirección de correo electrónico y la contraseña de acceso que deseemos, nos encontraremos con una sencilla interfaz en la que podremos añadir contactos manualmente o bien importarlos.

En el primer caso veremos una serie de pestañas en las que podremos ir introduciendo la información correspondiente a ese contacto. Pero os recomendamos probar la importación de contactos, que permite integrar los de Gmail, Yahoo!, Hotmail, clientes de mensajería o el programa Outlook.