Mejora tu correo con Gmail Labs

Gmail Labs es un kit de expansión del popular gestor de correo que te permite activar nuevas funcionalidades que todavía no se consideran lo suficientemente testadas para incorporarse al core de la aplicación

Fernando Plaza

Mejora tu correo con Gmail Labs

3 noviembre 2009

Empecé a usar Gmail en 2005. A las pocas semanas, decidí redirigir todas mis direcciones de correo hacia una única cuenta en Gmail. Al principio, lo usaba como un buzón POP, es decir, el e-mail llegaba a Gmail donde se filtraba el spam y, posteriormente, descargaba los correos en local, al modo tradicional, para gestionarlos a través de Outlook. Si estás acostumbrado a funcionar con correo de este tipo, ésta es una forma sencilla de migrar sin muchas complicaciones.

No obstante, pronto te irás dando cuenta de la cantidad de cosas que te estás perdiendo por no trabajar directamente con la interfaz web. El catálogo de plug-ins de Gmail Labs es un buen ejemplo de ello, ya que en su mayoría son mejoras que solo pueden disfrutarse usando Gmail desde la Web.

Para activar las funcionalidades de Labs, solo tienes que ir a Configuración y luego acceder a la pestaña Labs. Encontrarás una lista de cerca de 50 plug-ins que puedes ir activando haciendo clic sobre el radio Habilitar y, luego, sobre el botón Guardar cambios, que encontrarás al principio y al final de la página. A continuación, nos detenemos en los diez que más nos han gustado.

PASO 1 >>SIN CONEXIÓN U OFF-LINE

Esta funcionalidad requiere la instalación previa de Google Gears (http://gears.google.com). Con su ayuda, podremos acceder y trabajar con Gmail aunque no dispongamos en ese momento de una conexión a Internet, siendo capaces de leer correos, etiquetarlos, archivarlos, marcar como spam

Toda nuestra actividad off-line quedará registrada localmente y, en cuanto volvamos a estar on-line, Gears se ocupará de sincronizarse con los servidores de Gmail. Aunque no podremos recibir nuevos correos, podremos responder o componerlos. Quedarán almacenados hasta el momento en que nos conectemos de nuevo y puedan ser enviados.

PASO 2 >>RETOQUES DE POSICIÓN DE LA FIRMA

Siempre me ha resultado muy molesto que, cuando respondía un correo, Gmail colocara mi firma automática al final del todo, después del texto al que respondía, en lugar de debajo de mi respuesta. Este plug-in soluciona esa peculiaridad y también elimina los dos guiones que Gmail antepone a las firmas automáticas (habilitadas desde Configuración/Genera/Firma). Si deseas conservar los guiones, solo tendrás que incorporarlos a la propia firma.

PASO 3 >>AUTOCOMPLETADO

Con este plug-in, la caja de búsqueda incorpora la funcionalidad de sugerirte contactos conforme vas escribiendo, algo muy útil, ya que, en la mayoría de las ocasiones, cuando buscamos un e-mail sabemos quién nos lo envío y, si incorporamos la dirección exacta, obtendremos un resultado de búsqueda más preciso.

PASO 4 >>INSERCIÓN DE IMÁGENES

Disponible desde abril, esta funcionalidad permite, a la hora de enviar una imagen, embeberla en el propio texto del correo, en lugar de mandarla como un mero archivo adjunto. La imagen podrás subirla desde tu equipo local o incrustarla a partir de la dirección en Internet donde se encuentra alojada.

PASO 5 >>DESHACER EL ENVÍO

Seguro que en más de una ocasión has deseado recuperar un e-mail ya enviado antes de que lo recibiera su destinatario. En el entorno corporativo, si tanto el receptor como el destinatario utilizan Exchange Server, existe la posibilidad de «rellamar» un correo eliminando las copias no leídas del mensaje.

El plug-in de Labs posibilita recuperar cualquier mensaje que hayas enviado siempre y cuando no hayan transcurrido más de 5 segundos desde pulsaste el botón de Enviar. En el fondo, no recupera nada enviado, sino que, activando esta funcionalidad, Gmail espera unos segundos antes de mandar el e-mail, tiempo durante el cual puedes «abortar» el envío.

PASO 6 >>RESPUESTAS PREDISEÑADAS

Si te dedicas a dar soporte por e-mail, ya sabrás que un gran número de las preguntas de los clientes se repiten con mucha frecuencia. Para simplificar tu existencia, puedes redactar una respuesta adecuada y almacenarla como Respuesta prediseñada, de modo que la incluyas en cualquier e-mail con un par de clics.

Las respuestas automáticas pueden ser combinadas con el uso de Filtros, lo que puede resultarte útil para, por ejemplo, en vacaciones crear respuestas personalizadas dependiendo de la dirección del remitente. Eso te permitirá redirigir a algunos clientes a tus compañeros y a otros responderles facilitándoles los teléfonos en donde estás localizable.

PASO 7 >>TAREAS

Muchos usuarios echan en falta las Tareas de Outlook cuando migran a Gmail. Con Google Calendar solucionas la gestión de aquellas tareas que pueden ser consideradas «citas» o «eventos», pero las tareas puras, las que se apuntaban en su día en un papelito y se iban tachando, no existían, lo que propicio el nacimiento de aplicaciones especializadas como Remember The Milk (www.rememberthemilk.com/). Las Tareas de Labs persiguen satisfacer las necesidades básicas del usuario que solo quiere apuntarse un par de cosas e irlas tachando, sin complicarse la vida incorporando un nuevo programa a su ya largo historial.

PASO 8 >>COLORES PERSONALIZADOS

Google era reticente a trasladar el concepto de «carpeta», intensamente usado en otros gestores de correo, a Gmail, ya que postulaba que su buscador era tan potente y eficaz que no era necesario que un usuario tuviera que molestarse organizando manualmente su correo, de ahí su eslogan Search, don't sort (busca, no ordenes).

En vez de carpetas, propuso el uso de las etiquetas, que posteriormente permitirían ser destacadas con una escasa colección de colores. Con este plug-in, dispones de una paleta más amplia para incorporar colores personalizados.

PASO 9 >>ENVÍA Y ARCHIVA

Gmail no es solo un gestor de correo, sino también una «forma de gestionar el correo». Si quieres llegar a ser un Maestro Jedi de Gmail, te conviene aprender a usarlo de la manera en que fue diseñado. Así, la bandeja de entrada (Recibidos) está pensada como una sala en la que los mensajes esperan hasta que son procesados, pero que debe estar lo más despejada posible.

De hecho, los correos que ya han sido procesados se deben Archivar, lo que te permite quitarlos de en medio, teniéndolos siempre disponibles si en algún momento los necesitas a través de la búsqueda o en el apartado Todos. El archivado de los e-mails es manual, por eso, si respondes a un correo desde el apartado Recibidos, este permanecerá ahí con tu respuesta anidada a él formando un «hilo de conversación». Este plug-in te permite enviar y archivar en un solo paso, lo que a lo largo del día te puede ahorrar un montón de pasos intermedios.

PASO 10 >>TRADUCCIÓN DE MENSAJES

Permite traducir cualquier mensaje que recibas a tu propio idioma utilizando Goo­gle Translate. Si recibes un mensaje en japonés o eslovaco, sin duda agradecerás un poco de ayuda, pero el resultado no es como para tirar cohetes, así que no te confíes en exceso.

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