Paso a paso

MS OneNote, un duro rival para el bloc de notas de papel

Esta aplicación es perfecta para la creación y edición de notas de presentaciones de PowerPoint, documentos de Word, citas, eventos, etcétera. Además, soporta el trabajo colaborativo en tiempo real

Manuel Vilella Salcedo

MS OneNote

15 septiembre 2011

Microsoft OneNote es una de las aplicaciones más desconocidas de la suite ofimática Microsoft Office 2010. Es un pequeño tesoro que espera a ser descubierto. Gracias a ella, es posible crear todas las notas que deseemos y añadirles todo tipo de ficheros: PDF, Word, MP3, dibujos, grabaciones de audio y vídeo, tablas, etc

Además, podemos compartir el bloc de notas en cualquier momento, de tal forma que todos los usuarios con acceso al bloc puedan realizar sus contribuciones.

Y, por si fuera poco, tenemos la posibilidad de acceder al bloc de notas desde cualquier equipo con acceso a Internet y hacer todo tipo de modificaciones sobre el mismo. En el siguiente paso a paso te enseñamos a manejarlo y sacar de él el máximo partido.

Nivel: Básico

Paso 1. Nuestro Primer bloc de notas

Abrimos la aplicación OneNote 2010 desde Inicio/Todos los programas/Microsoft Office/Microsoft OneNote 2010. Si es la primera vez que lo hacemos, aparecerá el mensaje Abrir el primer bloc de notas, con dos posibles opciones: Sincronizado con la Web o En mi PC.

En nuestro caso, elegimos la primera, de modo que podamos aprovechar las opciones que ofrece para poder trabajar con nuestras notas desde cualquier equipo conectado a Internet. Para que sea posible sincronizar éstas con la Web, debemos iniciar la sesión con nuestro Windows Live ID en la siguiente ventana. Tras esperar unos segundos, se abrirá el preciado bloc de notas.

A continuación, vamos a diferenciar en qué partes se encuentra dividida la interfaz de OneNote 2010. El bloc de notas recién creado se llama Personal (web) y agrupada todos los blocs de notas abiertos.

MS OneNote 1

En él, podemos ver una serie de pestañas, cada una de las cuales se corresponde con lo que conocemos como Sección. Dentro de ellas, podemos crear una serie de páginas, cuyo listado se ubica en la parte derecha de la pantalla.

Por su parte, arriba, encontramos la cinta de opciones; y, en el extremo derecho de la franja en la que se alojan las pestañas, se halla el cuadro de búsqueda de notas. Por último, en el centro de la pantalla, podemos ver el área principal de trabajo de la aplicación.

Paso 2. Secciones

MS OneNote 2

Como decíamos, al abrir por primera vez OneNote, se crea por defecto un primer bloc de notas cuya denominación es Personal (web). En la sección General, encontramos, también por defecto, cuatro páginas. Para generar nuestras propias secciones partiendo de cero, haremos clic en General y, a continuación, pincharemos en Eliminar.

Seguidamente, llegará el momento de crear nuestra sección. Lo haremos pinchando en el botón de nueva sección y dándole un nombre.

Paso 3. Páginas y notas

A continuación, llenaremos de contenido dicha sección integrando en ella unas cuantas páginas. Por defecto, se genera automáticamente una nueva página, a la que asignaremos un nombre escribiéndolo en el rectángulo superior.

Si nos fijamos, este nombre pasará al listado de las páginas que contiene la sección, a la derecha de la interfaz. Para crear otras, haremos clic en Nueva página.

MS OneNote 3

Por su parte, para crear una nota, simplemente tenemos que pinchar en cualquier zona de la página que deseemos. Nos aparecerá un recuadro en el que podemos escribir la nota y que es posible mover a cualquier otra parte de la página.

Paso 4. Aplica tu estilo

MS OneNote 4

Es posible personalizar la nota aplicando el formato que más se adecúe a nuestros gustos e incluso añadiendo etiquetas. Para empezar con los cambios, iremos a Inicio. Desde este menú, es factible dar formato al texto, elegir su alineación, etc.

También se le puede asignar una etiqueta. Por ejemplo, nosotros hemos asignado a nuestro texto la etiqueta Importante, que está representada con una estrella.

Sin la intervención del usuario, todos los cambios que vayamos realizando se irán guardando automáticamente en nuestro SkyDrive, puesto que trabajamos sincronizados con la Web.

Paso 5. Añade ficheros

Haciendo clic en el menú Insertar, podremos añadir a nuestra nota una tabla o imagen, un recorte de pantalla, una grabación de audio o vídeo, la fecha, hora, etc. No obstante, hay dos opciones más destacables.

Haciendo clic en Adjuntar archivo, podemos hacer que junto a una nota figure cualquier fichero existente en nuestro equipo. Haciendo doble clic sobre el fichero adjunto, se abrirá con la aplicación predeterminada.

Por otra parte, podemos insertar lo que se conoce como Copia impresa de archivo, que no consiste en insertar un fichero como tal, sino la información que contiene. En lugar de aparecernos, por ejemplo, un fichero PDF, veremos su contenido.

Paso 6. Anotaciones desde otros programas

Para tomar notas mientras trabajamos con otros programas, haremos clic en el icono de Acoplar al escritorio, ubicado en la barra de herramientas de acceso directo. De esta manera, la ventana de OneNote adquirirá forma de columna y se situará en la parte derecha de la pantalla, pudiendo tener abierta otra aplicación ocupando el espacio restante.

Para hacer que la ventana recupere su forma habitual, una vez hemos terminado de tomar nuestras notas, pincharemos nuevamente en el icono de Acoplar al escritorio para desactivar dicho modo.

Paso 7. Notas vinculadas

La funcionalidad Notas vinculadas permite asociar nuestras anotaciones con algún documento (Word, PDF, PowerPoint, etc…) que tengamos guardado en nuestro equipo.

Para disfrutar de ella, deberemos ir a Revisar/Notas vinculadas y elegir el lugar donde se almacenarán las notas que vayamos tomando. Se abrirá una nueva ventana acoplada, de tal forma que podremos minimizar OneNote.

MS OneNote 5

A continuación, abriremos el fichero de cuyo contenido queremos tomar notas. Iremos anotando todo cuanto queramos en la ventana acoplada de OneNote. Una vez que hayamos acabado, la cerraremos.

Seguiremos teniendo OneNote abierto en la barra de tareas. Pincharemos en el icono que aparece en la barra de tareas para que se nos muestren todas las notas tomadas y, a la izquierda de éstas, el icono de aplicación. Haciendo clic sobre él, se abrirá el fichero sobre el cual hemos tomado la nota.

Temas Relacionados