SOS para MS Outlook

Te mostramos ahora todos los pasos que has de seguir con la finalidad de realizar una copia de seguridad de todos aquellos datos que tengas almacenados en tu gestor de correo electrónico Microsoft Outlook en su versión 2007

Eloy García Almadén

SOS para MS Outlook

15 julio 2009

Cada vez que se reinstala un sistema operativo o se traslada información de un ordenador a otro, algunos de los datos que nadie quiere perder bajo ningún concepto son los almacenados en el correo electrónico. Si dispones de un cliente web al estilo de Gmail o Hotmail no hay ningún problema gracias a la magia de la Internet; pero, si eres de esos usuarios que prefieren mantener toda su correspondencia en el disco duro del PC, será necesario conservar toda esta información a buen recaudo para evitar perderla.

En este práctico, os mostramos algunos pequeños consejos para salvaguardar tanto los mensajes como la lista de contactos de Microsoft Outlook 2007 y proceder a su recuperación en caso de desastre.

Paso 1

Crea un PST

Microsoft Outlook en cualquiera de sus versiones trabaja con perfiles de usuario distintos, guardando cada una de las configuraciones de los mismos, mensajes, reglas creadas, tareas y demás en ficheros con extensión PST. Para crear un archivo de estas características, dirígete a Archivo/Nuevo y pulsa Archivos de datos de Outlook.

A continuación, aparecerá una ventana denominada Nuevos archivos de datos de Outlook, en la cual te recomendamos que selecciones Archivo de carpetas personales (.pst) de Outlook 97-2002 para que sea totalmente compatible con cualquier versión que utilices posteriormente. Finalmente, presiona Aceptar, y de nuevo Aceptar si aparece cualquier tipo de advertencia.

Paso 2

Almacena el fichero en tu disco

Ahora será necesario ubicar en una localización segura y accesible el archivo de carpetas personales PST que se va a crear y añadirle un nombre explicativo para tenerlo siempre localizado. Una vez seleccionado el destino y después de haber aceptado el mismo, aparecerá en pantalla la ventana Crear carpetas personales de Microsoft.

Aquí, podrás bautizar convenientemente el conjunto de carpetas e incluso añadirle una contraseña para asegurarte de que tú serás el único usuario que podrá acceder a esta información. Cuando hayas finalizado este proceso, pulsa el botón Aceptar.

Paso 3

Salva cualquier mensaje o carpeta

Observa que la carpeta que acabas de crear se ha añadido al panel izquierdo de Outlook, dentro de la pestaña de Correo. Es el momento de comenzar a copiar todos los mensajes que necesites dentro de ella. La mejor manera de hacer esto es abrir la ubicación que desees (por ejemplo, la Bandeja de entrada), ordenar los mensajes por fecha, y pinchar con el botón derecho del ratón aquellos que queramos, arrastrándolos hasta la nueva ubicación. Al soltar el botón, el programa nos dará la opción de copiar el mensaje o bien moverlo definitivamente.

Realiza esta operación con cada uno de los e-mails que quieras y dentro de las carpetas que desees. Esta es la manera más recomendable, puesto que no solo estarás realizando una copia de seguridad de todos tu correo, sino que también procederás a efectuar una limpieza del cliente, una tarea que muy pocas veces llevamos a cabo y que contribuirá a optimizar el espacio físico del disco.

Otra posibilidad será la de copiar carpetas enteras. Para ello, solamente bastará con situarse encima de la misma, pinchar con el botón derecho del ratón, y finalmente seleccionar Copiar. Posteriormente, se abrirá la ventana Copiar carpetas, donde será necesario especificar la ruta en la cual hemos decidido llevar a cabo la operación.

Si deseas clasificar los mensajes, podrás también crear nuevas carpetas dentro del directorio raíz. De esta manera, tendrás la información mucho más ordenada. Para ello, de modo similar, habría que situarse encima de la carpeta principal, pulsar el botón derecho del ratón y elegir Nueva carpeta, estableciendo el nombre que desees.

Paso 4

Guarda contactos, notas, tareas y más

Si también dispones de información adicional en tu cuenta de Outlook, como por ejemplo múltiples contactos en tu libreta de direcciones, tareas programadas para los próximos días e incluso notas que deseas conservar, no te apures, porque también podrás archivar todos estos datos en el nuevo fichero PST creado.

Con este propósito, en primer lugar, elige la vista Lista de carpetas. Acto seguido, se mostrarán en pantalla cada uno de estos recursos colgando de la carpeta original Carpetas personales. Desde aquí, seguiríamos los consejos mostrados en el paso número tres para copiar de manera completa estos módulos. Pincha, por ejemplo, en Contactos con el botón derecho del ratón, arrástra la carpeta hasta la nueva ubicación y, al soltar, marca Copiar.

Paso 5

Finaliza el proceso

Después de que tengas toda la información almacenada dentro del nuevo fichero PST, será necesario proceder a su cierre. Para ello, solamente tendrás que situarte encima de la carpeta en cuestión, pulsar con el botón derecho del ratón y seleccionar Cerrar.

En ese momento, la carpeta desaparecerá completamente de la interfaz de Microsoft Outlook 2007. Busca el archivo PST en la ubicación que definiste en el paso número dos y guárdalo en una memoria Flash, en Internet o en alguna partición segura de tu disco duro para llevártelo al PC donde necesites realizar el volcado.

Paso 6

No olvides el autocompletado

Para terminar, te damos un último consejo. Outlook almacena en un fichero con extensión NK2 (es el que utiliza para llevar a cabo el autocompletado de direcciones y se encuentra situado en C:\Documents and Settings\nombre_usuario\Application Data\Microsoft\Outlook) las últimas 1.000 direcciones de correo que has utilizado. Si alguna de éstas no la tienes archivada convenientemente en tu libreta electrónica, podrás copiar este fichero y, posteriormente, gracias a programas gratuitos como NK2.INFO (www.nk2.info), serás capaz de leerlas y recuperarlas.

Paso 7

Monta el fichero PST

Una vez finalizado todo este proceso y copiado el fichero PST, abre de nuevo Microsoft Outlook 2007 en el lugar donde quieras volcar la copia de seguridad recién creada. Para montar este archivo, solo tendrás que seguir la ruta Archivo/Administración de archivos de datos y, en la ventana Configuración de la cuenta, dirígete hasta la pestaña Archivos de datos. Enseguida, pincha Agregar, selecciona Archivo de carpetas personales (.pst) de Outlook 97-2002 y, finalmente, navega hasta el archivo deseado.

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