Planifícate con Google Calendar

Con el comienzo de un nuevo año, a menudo nos resulta necesario establecer un sistema de recordatorios de las onomásticas más importantes. Por otra parte, una agenda que recoja nuestras citas y obligaciones diarias resulta siempre práctica

Sergi Puertas

Planifícate con Google Calendar

8 febrero 2010

Una de las ventajas más destacadas de Google Calendar es que para acceder a los calendarios que creamos nos basta con un ordenador equipado con un navegador compatible y una conexión a Internet, lo cual nos abre un sinfín de posibilidades a la hora de permanecer alerta desde cualquier lugar. Y si bien Microsoft Outlook sigue siendo hoy en día una aplicación muy utilizada para los fines que describimos, como veremos en el presente tutorial podemos incluso sincronizar ambos servicios de modo que no nos veamos obligados a gestionar la información por duplicado.

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Paso 1. El alta

Darse de alta en Google Calendar es totalmente gratuito y el proceso se lleva a cabo a través de la web www.google.com/calendar. Si no eres usuario de ninguno de los servicios que ofrece Google, deberás pulsar el botón Crear una cuenta. La página que se mostrará a continuación te permitirá introducir tu nombre y apellidos, una cuenta de correo y una contraseña, así como el país en el que resides y su zona horaria. Si por el contrario estás ya dado de alta en Gmail u otro servicio de la red Google, utiliza el cuadro de diálogo de acceso que se muestra en la página principal, inmediatamente encima del botón. El formulario se simplificará enormemente, puesto que la mayoría de los datos que introdujiste en su momento se emplearán para rellenar los campos de manera automática.

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Llegado este punto y si hasta el momento utilizabas Microsoft Outlook para gestionar alertas y citas, completa el paso siguiente. De no ser así, puedes saltar directamente al Paso 3.

Programa tus eventos

Paso 2. Sincroniza con Outlook

Para facilitarles las cosas a los usuarios de Microsoft Outlook, Google pone a su disposición una pequeña aplicación llamada Google Calendar Sync que puede descargarse desde http://dl.google.com/googlecalendarsync/GoogleCalendarSync_Installer.exe. El programa es compatible con las versiones 2003 y 2007 de Outlook, y con Windows Vista y Windows XP; no obstante, no funcionará correctamente con la versión de 64 bits de este último sistema operativo.

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Si bien no está disponible en castellano, su instalación resulta muy sencilla y consta únicamente de dos pasos en los que deberás aceptar los términos de la licencia y escoger dónde se crearán los iconos de acceso directo. Una vez completados ambos, el software se ejecutará automáticamente. En la ventana de diálogo que se abrirá, tendrás que introducir la cuenta de correo y la contraseña que hayas escogido en el Paso 1. Seguidamente, elige las opciones de sincronización. Esta puede llevarse a cabo bidireccionalmente, o bien en un solo sentido: de Google Calendar a Outlook o de Outlook a Google Calendar. Hecho esto, solo te faltará decidir la frecuencia con la que se llevará a cabo el proceso. Para tal fin, teclea un intervalo en minutos en la casilla inferior. Para finalizar, haz clic en el botón Save.

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Paso 3. Agrega contactos

Si bien este paso no resulta imprescindible a la hora de compartir tu agenda con otros usuarios, te resultará muy práctico para informar a tus amigos y familiares de que has dado de alta un calendario en el servicio e instarles a que creen sus propias cuentas, con las cuales, como veremos más adelante, podrás compartir información. Para tal fin, teclea las direcciones de correo electrónico elegidas en la casilla Otros calendarios, ubicada en el área izquierda de la pantalla principal. La página cambiará, permitiéndote editar un mensaje personalizado. Cuando hayas terminado de redactar, haz clic en Enviar solicitud y tus futuros contactos recibirán un correo electrónico con instrucciones específicas.

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Paso 4. La visualización

Por defecto, Google Calendar muestra la información correspondiente a la semana en curso, pero en cualquier momento puedes cambiar la visualización a través de las pestañas que se sitúan en el área superior de la pantalla. Así pues, haz clic según te convenga para que la información que se refleje en pantalla sea la correspondiente a un único día, una semana, un mes o grupos de cuatro días. La opción Agenda, por su parte, oculta todos los días en los que no hay actividades y se limita a efectuar un listado de eventos y citas. Asimismo, utiliza las flechas, ubicadas en el margen izquierdo de la pantalla, para desplazarte por el calendario, o haz clic sobre Hoy para que el selector se sitúe directamente en la fecha en curso.

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Paso 5. Crea eventos

Desplázate hasta el día y la hora en la que desees programar un evento y haz clic con el botón izquierdo del ratón en la casilla elegida para insertarlo. Un cuadro de diálogo se abrirá solicitándote una descripción básica. Tecléala en la casilla correspondiente y acto seguido haz clic sobre el botón Crear evento. Si la cita cambia de fecha, de hora o simplemente descubres que has tecleado la información en el lugar equivocado, más tarde puedes pulsar con el ratón sobre ella y arrastrarla por la cuadrícula para desplazarla hasta la nueva ubicación.

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Paso 6. Edita eventos

Por defecto, los recordatorios y citas que anotes en tu calendario serán de naturaleza privada. Sin embargo, compartir estas últimas con otros usuarios que estén implicados en ellas para que sus propios calendarios les alerten resulta muy sencillo. Por un lado, puedes hacer clic en Editar detalles del evento en el momento de crearlos. Por otro, si el evento ya está creado, haz clic sobre él y se abrirá a un nuevo cuadro de diálogo que te permitirá modificar sus propiedades, a las que pasaremos repaso en los Pasos 7 y 8, o borrarlo de tu calendario.

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Paso 7. Comparte información

En la página de detalles, utiliza la sección Invitados, ubicada en la esquina superior derecha de la pantalla, para invitar al evento a amigos, familiares y compañeros de trabajo. Puedes teclear sus direcciones de correo en el cuadro dispuesto para este fin o bien elegirlos de la lista de contactos de tu cuenta de Gmail. Usa las casillas que se listan inmediatamente debajo para decidir si los invitados pueden modificar el texto y las características del evento, invitar a sus propios amigos o si tendrán acceso al listado de asistentes.

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Comparte tu información

Paso 8. Programa futuras repeticiones

En el área izquierda de la página de detalles, puedes acotar la fecha y hora de inicio y finalización del evento, o bien definir que durará todo el día. Por defecto, los eventos se programan de modo puntual, pero los sistemas de automatización que describiremos a continuación te ahorrarán mucho trabajo si vas a incluir en tu calendario citas, acciones y recordatorios que tengan lugar de manera regular (diariamente, solo los días laborables, mensualmente…). En definitiva, te bastará con definir correctamente los siguientes parámetros para que, en adelante y hasta la fecha que especifiques, Google Calendar se encargue de replicar automáticamente el evento en las fechas que correspondan, así como de generar las correspondientes alertas.

Así pues, en Se repite puedes definir cada cuánto tiempo se itera el evento. Usa Repetir cada para acotar los intervalos en los que el evento no se celebra. Por ejemplo, si se da regularmente pero únicamente en semanas alternas, deberás escoger Repetir cada 2 semanas. Por su parte, el campo Repetir los pone a tu disposición un listado de días para que elijas aquellos en los que la acción tendrá lugar. Hecho esto, quedará por decidir si el evento va a repetirse indefinidamente en el futuro. Si no sabes durante cuántas semanas o meses va a celebrarse, escoge nunca y Google Calendar lo replicará hasta que lo borres o cambies sus características. Si por el contrario hay una fecha determinada a partir de la cual las reuniones o citas regulares van a dejar de celebrarse, anótala en la casilla Hasta.

Por último, Google Calendar te permite completar una serie de campos opcionales. El primero de ellos, Lugar resulta más interesante de lo que pueda parecer a simple vista, pues si lo utilizas para teclear una dirección postal –incluyendo todos los detalles, como la ciudad y el país–, el sistema mostrará automáticamente un enlace a su ubicación en Google Maps. De este modo, a los invitados les bastará con hacer clic sobre él para ver un mapa de la zona donde se encuentra el punto de encuentro acordado.

Calendar, por su parte, te permite transferir el evento a la cuenta de un amigo, de modo que en adelante figure en su calendario y pueda editarlo a voluntad. Si esto es lo que deseas, elige Cambiar de propietario en el desplegable y una nueva ventana te permitirá introducir su dirección de correo electrónico, así como escribir un mensaje personalizado. Para acabar, puedes ampliar información sobre el evento escribiéndola en Descripción.

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Paso 9. El tipo de alerta

El último apartado importante de la página de detalles hace referencia al tipo de avisos que emitirá Google Calendar cuando se acerquen la fecha y hora definidas. De manera predeterminada se crean dos avisos, uno que llegará a tu buzón de correo electrónico en forma de e-mail y otro que abrirá un cuadro de diálogo en tu navegador. Ambos te alertarán 10 minutos antes de que el suceso tenga lugar. Puedes redefinir la antelación desplegando el menú de unidades –que te permite escoger entre minutos, horas, días o semanas– y modificando la cifra en la casilla inmediatamente anterior. Si no deseas que alguna de las alertas se ejecuten, haz clic en suprimir.

Si por el contrario pretendes agregar nuevas alertas que te vayan avisando periódicamente a medida que la fecha o la hora del evento se acerque, haz clic en Añadir un recordatorio y define sus propiedades. Llegado este punto, haz clic sobre el botón guardar, ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla de detalles y las modificaciones operadas en el evento se actualizarán. Si se trata de un evento compartido, una nueva ventana de diálogo se abrirá dándote opción a enviar automáticamente correos electrónicos a todos los invitados para que estén al tanto del mismo. Haz clic en Enviar si deseas que así se haga, y en No enviar si te basta con que la información se visualicé en sus calendarios.

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Paso 10. Información compartida

Del mismo modo que te permite compartir información de tu calendario con tus seres allegados, Google Calendar te muestra la información referente a los eventos que tus amigos y familiares han decidido compartir contigo. Haz clic sobre un evento generado por otro y se mostrarán sus detalles. El área izquierda de la página lista información detallada acerca del evento en cuestión. La derecha te da opción a confirmar tu asistencia o posible asistencia, así como a declinar la cita. Si el creador del evento ha optado por permitir a los invitados traerse compañía, podrás informarle acerca del número de asistentes adicionales que vendrán contigo. Añadir una nota te da opción a escribir información adicional. Haz clic en Enviar respuesta y el creador del evento la recibirá en su cuenta.

Más adelante, y aunque inicialmente hayas informado de que vas a ir solo, puedes añadir nuevos asistentes haciendo clic sobre Añadir invitados. Observa que en el área inferior de la sección Invitados se muestra quién se ha apuntado y quién no; para que estos datos se muestren, como es natural, aquel que ha creado el evento tiene que haberte dado acceso a visualizar la lista en la casilla correspondiente. El último aspecto al que es preciso prestar atención en los eventos creados por otros hace referencia al tipo de alertas que recibirás y a la antelación con la que se producirán los avisos. Para configurarlas, procede de manera idéntica a como lo hiciste en el Paso 8.

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Paso 11. Despreocúpate

En adelante, te bastará con situarte frente a cualquier ordenador y acceder a tu cuenta de Google Calendar para seguir la evolución de tu agenda. Cuando se aproxime el momento en el que los eventos van a producirse, el sistema abrirá ventanas de diálogo alertándote con la antelación que definiste y mostrando la información. Si en su momento especificaste que las alertas se enviaran también por correo electrónico, ni siquiera tendrás que tener permanentemente abierta la aplicación de Google, puesto que los avisos también te llegarán a través de tu buzón de entrada.

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