Paso a paso

Programas de contabilidad que te ayudan a ahorrar

Es más fácil ahorrar si sabemos de dónde. Llevar una mínima contabilidad doméstica no es difícil, ni costoso, ni consumirá demasiado de tu preciado tiempo, como te mostraremos en este artículo

Javier Alonso

Contabilidad ahorro

27 diciembre 2012

Es más fácil ahorrar si sabemos de dónde. Llevar una mínima contabilidad doméstica no es difícil, ni costoso, ni consumirá demasiado de tu preciado tiempo, como te mostraremos en este artículo.

Volvimos de las vacaciones felices, con algún kilo de más en el cuerpo y muchos euros de menos en el banco. Para afrontar el otoño con tranquilidad y ser eficaces a la hora de ajustar nuestros gastos, es imprescindible saber en qué se nos va el dinero, es decir, llevar una mínima contabilidad personal. Para facilitarte esta tarea, hemos seleccionado dos programas: GnuCash 2.4.10, gratuito, y EBP Cuentas Personales 2012, un programa comercial que puede adquirirse por 29,5 €, pero que podemos probar de forma gratuita durante 40 días.

En el tema de contabilidad personal, lo interesante es que no nos quite mucho tiempo. Para eso, la mejor receta es no «ir por libre». No utilizar ninguna herramienta y anotar los gastos en una libreta o en elaboradísimas hojas Excel es más trabajoso de lo que parece y no nos permitirá disfrutar de muchas de las funciones avanzadas o la capacidad de análisis que incorporan los programas que hemos seleccionado. Si no te sobra el dinero, más vale que lo tengas controlado. Sigue nuestros consejos y ponte al mando de tu economía con el mínimo esfuerzo.

Las opciones de GnuCash

1. Instala GnuCash

GnuCash es un proyecto de código abierto que puede instalarse en Windows, Mac y Linux. Accede a su dirección oficial y descarga la versión que se adapte a tu sistema operativo. La instalación no tiene ninguna complicación.

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2. Configuración

Nada más arrancar GnuCash por primera vez, se abrirá una ventana de Preparación de un plan de cuentas nuevo, que te irá guiando por el proceso de configuración. Elige la moneda (Euro) y, a continuación, las cuentas que quieras incorporar, que al menos deben incluir la opción Cuentas Comunes.

Además, si tienes acciones o fondos de inversión, no te olvides de señalar Cuentas de Inversión. Las cuentas son los conceptos de ingreso y gasto que se desean analizar. Cabe la posibilidad de modificar esta lista en cualquier momento.

Seguidamente, deberás configurar las cuentas. Fíjate en las del grupo Activo circulante, que son aquellas en las que tienes dinero. Es posible cambiarles el nombre y darles un saldo inicial. También podrás agregar nuevas cuentas desde la pantalla principal de la aplicación, haciendo clic con el botón derecho en la cuenta Activo circulante y seleccionando la opción Nueva cuenta.

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Te aconsejamos que des de alta varias cuentas. En primer lugar, una de tipo Banco por cada cuenta corriente y tarjeta de crédito. No hace falta dar de alta las tarjetas de débito, porque lo que pagues con ellas lo puedes anotar directamente sobre la cuenta del banco. Las de tarjeta de crédito pueden ser del tipo Tarjeta de Crédito (en lugar de Banco).

Por otro lado, habilita una de tipo Efectivo por cada una de las personas que manejan dinero en la casa. Así, una retirada en el cajero automático será un apunte de Cuenta corriente a Efectivo, mientras que cuando se pague en efectivo deberá anotarse el gasto correspondiente. El dinero que se damos a los niños se puede considerar directamente un gasto. Un consejo: no reconstruyas el pasado. Anota el saldo inicial a día de hoy, no importa si inicias cada cuenta un día distinto.

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El último paso es dar un nombre al archivo de datos. Se guardan en un fichero XML del que puedes (y debes) hacer copias de seguridad. GnuCash permite llevar varias contabilidades independientes en archivos distintos. Para crear una nueva, solo hay que seleccionar en el menú principal Archivo/Nuevo archivo.

3. Anota tus gastos

Lo más cómodo si no quieres estar todo el día pendiente de la contabilidad es ir guardando en la cartera los recibos de todo lo que vas pagando. Una vez a la semana, vacía la cartera y graba los gastos (más todos aquellos que recuerdes y de los que no tengas resguardo).

Para apuntar los gastos, accede a la aplicación. En la ventana de Cuentas aparecerá el saldo de cada una. Aquí nos centraremos en las cuentas de Activo circulante (el dinero). Tras hacer doble clic sobre una de las cuentas corrientes, se mostrará la ventana para introducir los apuntes, en la que debes replicar el extracto del banco. Las ventanas se abren todas dentro de la principal y se cierran en el botón Cerrar. Se pueden introducir apuntes con desglose pulsando sobre el botón Desglosar, como cuando en el ejemplo hacemos una transferencia a otra cuenta corriente en la que se carga una comisión de 1 €.

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En la cuenta Metálico, apunta los gastos que has pagado en efectivo durante la semana y remata la faena con un apunte contra Gastos varios, que deje la cuenta con el saldo que tienes en el bolsillo. Una vez puesto al día, comprueba el dinero disponible en la pestaña Cuentas.

Un consejo: edita las cuentas bancarias y, en el campo Código de cuenta, dales un nombre corto que puedas recordar (bk para Bankinter, por ejemplo). Luego, cuando tengas que introducir esta cuenta en un apunte, en lugar de elegir del desplegable, te será más rápido escribir con el teclado el nombre corto.

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4. Haz un presupuesto

Accediendo a la opción de menú Acciones/Presupuesto/Nuevo presupuesto, se abrirá una ventana que nos permite introducir nuestros objetivos de gasto por concepto y mes. La ventaja es que no es necesario introducir el presupuesto por cada partida, sino que se puede meter por agrupación (Automóvil, en el ejemplo, es un grupo de conceptos como gasolina, taller, seguro, etc).

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Se pueden cambiar las opciones del presupuesto (hacer que sea semanal, por ejemplo) con el botón derecho del ratón. En la opción de menú Informes/Presupuesto/Informe de presupuesto, será posible comprobar si nos estamos ajustando a nuestras intenciones de gasto o no.

5. Apuntes periódicos

La mayoría de los cargos del banco son recurrentes. No se necesita teclearlos cada mes si se prepara un apunte periódico. Para ello, abre la ventana de la cuenta e introduce el apunte. Una vez hecho, selecciónalo con el ratón y pulsa sobre Programar. En la ventana que se abre, indica la periodicidad del cargo. Pulsando el botón Avanzadas, es factible especificar que el programa avise de los cargos con antelación o si se desea que el apunte se genere unos días antes del cargo, lo que puede ser útil para prevenir descubiertos.

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6. Conciliación bancaria

Una vez se empieza a introducir apuntes futuros (periódicos), el saldo que nos muestra GnuCash no coincidirá con el del extracto del banco, porque incluirá apuntes esperados. Podemos puntear el extracto en el campo encabezado como R, que tomará los valores n (normal) o p (punteado). En la parte inferior de la ventana de la cuenta se nos muestra el saldo actual, el futuro y el punteado.

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También se puede conciliar semi-automáticamente desde Acciones/Conciliar, que nos pedirá el saldo del banco a una fecha dada y nos mostrará los apuntes no punteados que, efectivamente, han venido en el extracto hasta que reconciliemos los importes.

7. Compraventa de valores

Una de las principales ventajas de GnuCash es el tratamiento de los valores. Acciones, bonos, pagarés… casi cualquier producto financiero puede ser adecuadamente tratado. Si lo que queremos es tratar con acciones, tendremos que crear en una cuenta por cada tipo de acción que vayamos a tratar. Estas cuentas se crean como «hijas» de la denominada Acciones, que debe de ser de tipo Acciones, y durante el proceso de alta tendremos también que definir el valor (en nuestro ejemplo, SAN, acciones del banco Santander).

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Las compras y ventas del valor se introducen en esta cuenta con los campos Cantidad (positiva para compras y negativa para ventas) y Precio, o bien introduciendo el importe. Si queremos contabilizar las Comisiones, se puede hacer en el mismo apunte (introduciendo un desglose) o bien con un apunte aparte, que es lo más sencillo. Para ver las plusvalías realizadas y latentes, disponemos de Informes/Activos y Pasivos/Cartera de valores avanzada.

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Otras opciones

1. El tratamiento de las operaciones en divisas con GnuCash es el más completo que hemos podido encontrar, incluso, brinda la posibilidad de mantener cuentas en monedas distintas de la habitual.

2. Pueden actualizarse por Internet las cotizaciones de divisas y valores automáticamente, así como descargar los extractos de los bancos, pero estas opciones no son fáciles de configurar: no se incluyen los valores más habituales en nuestro país y no se acepta el formato de extractos bancarios N43.

3. Las opciones del menú Negocios incluyen un módulo de facturación de proveedores y clientes, así como nóminas. Se trata de un tratamiento básico, pero suficiente para, por ejemplo, emitir e imprimir facturas personalizadas y hacer un seguimiento de su cobro.

4. La ayuda de GnuCash, más que un manual de uso del programa, es un verdadero y completísimo tutorial sobre cómo organizar una contabilidad doméstica, eso sí, solo está disponible en inglés.

GnuCash 2.4.10

  • Características: Programa de contabilidad personal gratuito y multiplataforma, con características avanzadas para tratamiento de valores, divisas, proveedores y clientes que exceden el puro control de ingresos y gastos y la planificación de la tesorería
  • Contacto: GnuCash
  • Lo mejor: Multidivisa, multiusuario, amplias funciones de control bancario, proveedores y clientes. Listados e informes completos y accesibles
  • Lo peor: No admite extractos en formato Norma43. La ayuda, que es excelente, solo está en inglés
  • Precio: Gratuito
  • Valoración: 9
  • Calidad /Precio: 9
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