Publica y comparte documentos en la web con Word 2007

A partir de la versión 2007 de Officese puede realizar una serie de operaciones con los documentos encaminadas a prepararlos de cara a su uso compartido a través de la Red. Cada vez es más habitual alojar los documentos en direcciones web que nos permitan compartirlos con otros usuarios y equipos de trabajo, aprovechando Internet como recurso para la realización de proyectos a distancia

Emilio J. García

Publica y comparte documentos en la web con Word 2007

30 junio 2010

A partir de la versión 2007 de Office se puede realizar una serie de operaciones con los documentos encaminadas a prepararlos de cara a su uso compartido a través de la Red. Cada vez es más habitual alojar los documentos en direcciones web que nos permitan compartirlos con otros usuarios y equipos de trabajo, aprovechando Internet como recurso para la realización de proyectos a distancia.

Las herramientas Preparar y Publicar te permiten elaborar los documentos de cara a ese uso. Además de guardar el documento o enviarlo por correo electrónico, que es lo que se suele hacer habitualmente, ahora puedes mantener un sitio en la intranet o Internet, para alojar documentos de Office relacionados con un proyecto en los que trabajan varias personas, realizar correcciones y mantener un control de las mismas. Otra opción de esta herramienta es que, una vez configurada, te da la posibilidad de introducir entradas en tu blog directamente sin necesidad de una herramienta de edición, ni siquiera tener que acceder a él.

Lógicamente, antes de enviar un documento para compartir hay que tener en cuenta una serie de cosas. Para ayudarte a controlar esto, está la herramienta Preparar. Si pulsas sobre ella verás que existen varias opciones que te facilitan la publicación y que añaden seguridad a la misma.

Propiedades nos permite rellenar las propiedades del documento (Nombre, Título, etc.), lo cual no tiene ningún secreto pero incluye un campo que puede llegar a ser de utilidad. Se trata de Palabras clave. Imagina cómo localizar documentos cuando el sitio compartido de la red tenga cientos de ellos. Este campo te será de gran utilidad para localizar y ordenar por temas.

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Inspeccionar documento se encarga de localizar comentarios, revisiones, versiones, texto oculto, encabezados, pies de página, datos XML y los campos de Propiedades que estén rellenos. Si recibes un documento y quieres hacer una «revisión» interna del mismo, este es el método más fácil.

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Cifrar documento te permite ponerle una clave que aumente la seguridad del documento. En la Red no debes fiarte de nada, aunque esté alojado el fichero en un lugar bien protegido, este sistema te ayudará a que nadie autorizado acceda a él.

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Añadir una firma digital garantiza la autenticidad del documento. Puedes obtener una fima digital válida para tu equipo (lo cual no sirve para gran cosa) o conseguir una firma digital de Microsoft, con la que los demás usuarios podrán confirmar la veracidad del documento.

Marcar como final: si utilizas esta herramienta, el documento se convierte en solo lectura y se bloquea cualquier herramienta con la que se puedan realizar modificaciones. La casilla de estado aparece como Final. Se puede desbloquear el documento y luego volverlo a marcar como Final.

Ejecutar el comprobador de compatibilidad: comprueba la compatibilidad del documento con las diferentes versiones de Word
Una vez tenidas en cuenta las opciones adecuadas para el grupo de trabajo o el destino en Internet, usa la opción Publicar, que cuenta con tres opciones:

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1. Blog: genera una nueva ventana con el formato texto y la entrada lista para que rellenes el título. Una vez lo has rellenado, basta con pulsar en el botón Publicar. Cuando hagas esto por primera vez, deberás configurar el acceso a tu blog. No valen todos los blog, así que antes de crearlo, mira la lista de compatibles.

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2. Servicio de administración documental: utiliza la Red para compartir el documento. Al usar esta opción, nuestro documento es guardado en el servidor desde el que se comparte. Por supuesto es necesario tener el acceso al mismo ya configurado.

3. Crear área de trabajo de documento. Esta herramienta es la ideal para equipos de trabajo. Se puede utilizar con una URL local o de Internet, pero en cualquier caso este espacio debe estar ya creado previamente.

Puedes usar cualquier otro sistema de publicación en la red, escribir directamente en tu blog, o copiar uno a uno los documentos en una unidad compartida de red. Sin embargo trabajar con estas herramientas te aportará orden y control, ya que siempre tendrás copia de los ficheros y tendrás todo el control sobre sus propiedades y manipulación.

Emilio J. García

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