Salvaguarda tus datos con GFI Backup

Si quieres mantener tus datos a salvo, no dejes de leer este práctico. Te explicaremos cómo utilizar una de las herramientas más populares para crear copias de seguridad y sincronizar datos de forma profesional: GFI Backup Home Edition

Daniel Navarro Martínez

Salvaguarda tus datos con GFI Backup

28 enero 2010

Vivimos en una sociedad donde ca­da vez es más común guardar nuestra información personal en un soporte digital. Las fotos que antes teníamos en papel, los vinilos y CDs que ocupaban nuestros armarios o los libros que guardábamos en estanterías, ahora son con frecuencia archivos en nuestro ordenador o reproductor portátil.

Toda esa información, que nos puede haber llevado meses o incluso años acumular, podría fácilmente desaparecer por un error físico en el soporte donde está guardada, por el ataque de un software malicioso, por un error en una aplicación o, incluso, por un borrado accidental por nuestra parte. Por tanto, ¿por qué esperar a que sea demasiado tarde?

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Soportes de almacenamiento

* Memorias de estado sólido (pendrives, tarjetas de memoria, etc.)

  • Ventajas: Tamaño, capacidad media de almacenamiento, no requieren alimentación externa y exhiben una excelente portabilidad.

  • Inconvenientes: Capacidad insuficiente para grandes cantidades de datos, fiabilidad media, precio por giga muy alto y vulnerabilidad ante el fuego, agua, campos magnéticos y virus.

* Discos duros

  • Ventajas: Tamaño, capacidad de almacenamiento, portabilidad y precio por Gbyte.

  • Desventajas: Alimentación externa, fiabilidad media y vulnerabilidad ante el fuego, agua, campos magnéticos y virus informáticos.

* Almacenamiento óptico (CD, DVD y Blu-Ray)

  • Ventajas: Tamaño, capacidad media, no necesita alimentación, excelente portabilidad y resistencia al agua, campos magnéticos, virus informáticos.

  • Desventajas: Vulnerable al fuego, capacidad insuficiente para grandes cantidades de datos y precio por gigabyte alto.

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Tres tipos de backup

Existen varias formas de realizar una copia de seguridad de nuestros datos, atendiendo a razones de espacio y velocidad en la recuperación de los mismos. Entre los distintos tipos podemos destacar:

  • Copia completa: con ella se crea una copia de todos los archivos y carpetas que hayamos seleccionado y se guarda en la unidad destino. Es ideal como primera copia. Su mayor ventaja es que, en caso de querer recuperar un backup, solo nos tendremos que fijar en el último. La desventaja es que cada backup completo ocupa mucho espacio.

  • Copia incremental: en este caso, con cada nuevo backup solo se copian los archivos y carpetas distintos a los que ya teníamos, revisando aquellos que tengan una fecha de modificación distinta o bien todos aquellos nuevos desde el última copia de seguridad. Su principal ventaja es que reduce significativamente el espacio necesario para almacenar nuevas copias, ya que solo trata el contenido nuevo. Su principal desventaja es que para hacer una reconstrucción completa de los datos, es necesario acceder a todos y cada uno de los backups realizados, por tanto, consume más tiempo.

  • Copia diferencial: muy similar al incremental, este tipo de backup compara el contenido de cada archivo y solo copia los que realmente se hayan modificado, así como los nuevos. Un archivo con distinta fecha de modificación pero con la misma información, no se copiará. Su principal ventaja es que se reduce al máximo el espacio que se necesita, ya que solamente guarda lo estrictamente necesario. Su principal desventaja es, al igual que la copia incremental, la necesidad de contar con todos los backups para recuperar toda la información, así como el tiempo que tarda en hacer esta tarea.

Primeros pasos

Con GFI Backup te mostraremos una forma cómoda y automática de salvaguardar tu información, usando un entorno completo y gratuito.
Paso 1. La instalación

Para descargar GFI Backup, tendremos que acudir al DVD que va con la revista o acceder a la dirección www.gfi.com/backup-hm. Una vez allí, pulsaremos sobre el enlace Download FREEWARE. Esto nos conducirá a una página donde, tras rellenar unos datos personales, comenzará la descarga de la aplicación. Una vez completada, lanzaremos el ejecutable. Durante el proceso de instalación, tendremos que aceptar la licencia de uso y elegir la ubicación de nuestro disco duro en la que queramos instalar GFI. El programa se instalará rápidamente y podremos usarlo sin demora.

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Paso 2. Un vistazo general

La ventana principal de GFI es muy intuitiva y está dividida en cuatro secciones, que corresponden a las funcionalidades más importantes. Backup nos permitirá crear nuevas tareas de copia de seguridad. A través de My Tasks, podremos modificar los backups que ya tuviéramos definidos. Desde Restore, accederemos a un asistente que nos ayudará a recuperar un backup en un sistema que haya sufrido una pérdida de datos. Por último, con Sync se nos dará la oportunidad de crear una tarea especial para sincronizar los datos entre dos carpetas, ya sean locales o remotas. En la parte superior, encontramos un menú de opciones que nos ofrecerá ayuda y también nos permitirá acceder a las opciones generales de configuración.

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Paso 3. Define una tarea

Una vez elegida la opción Backup del menú principal, se abrirá una nueva ventana donde podremos definir varios parámetros de la copia de seguridad que queremos crear. Esta ventana está dividida en varias pestañas. En la primera, General, elegiremos el nombre que deseemos asignar a nuestro nuevo backup, así como la carpeta donde estará contenido, una descripción de lo que vamos a copiar, la dirección de correo electrónico donde nos enviará notificaciones y el grupo al que pertenezca esta tarea.

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Paso 4. Selección de los archivos

En la siguiente pestaña, Source, podremos elegir qué datos queremos incluir en la copia. A través de Files/Folders, podremos ir añadiendo distintas carpetas y ficheros. La opción Registry Keys nos permitirá hacer una copia de seguridad del Registro de Windows. Con Email, podremos guardar las opciones de configuración, los mensajes enviados, recibidos y demás de varios clientes que correo, como Outlook o Thunderbird, entre otros. Por último, User Settings nos ofrecerá la posibilidad de elegir de un listado muy completo de programas, todos aquellos datos que queramos guardar. Por ejemplo, los Favoritos de Internet Explorer, los Marcadores de Firefox, las opciones de configuración de Adobe Photoshop o la configuración de Windows Live Messenger, entre muchos otros.

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Paso 5. Un destino adecuado

Una vez elegido lo que queremos copiar, toca el turno de decidir la ubicación donde deseamos guardar nuestras copias de seguridad a través de la pestaña Destination. GFI nos ofrecerá un conjunto completo de ubicaciones, ya sean carpetas en nuestro disco duro, carpetas compartidas en nuestra red, un DVD o incluso un espacio de un servidor FTP. En el momento de realizar la copia, GFI Backup creará un archivo con extensión .gbt con todo el contenido salvado.

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Paso 6. Opciones de la copia

En el siguiente apartado, Options, deberemos escoger algunas características de nuestra copia de seguridad de acuerdo a tres categorías: compresión, encriptación y tipo de copia. Compression Settings nos permitirá especificar si vamos a comprimir o no nuestra copia. Tendremos la opción de trocear nuestro backup en archivos de una longitud determinada, crear un archivo autoextraíble, e incluso comprimir cada uno de los ficheros contenidos en el backup. Encryption Settings nos dará la posibilidad de dejar la copia sin encriptar, utilizar una contraseña ZIP o cifrar los datos mediante el algoritmo AES. Para ello, deberemos elegir una contraseña que no podemos olvidar. Por último, Backup Type nos posibilita determinar el tipo de backup, ya sea completo, incremental o diferencial.

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Paso 7. Programación del proceso

Una vez elegidos todos los elementos que componen nuestra copia de seguridad, solo nos falta programarla. En las pestaña Scheduler podremos concretar la periodicidad con la que ha de efectuarse la salvaguarda de los datos, pudiendo elegir entre hacerlo de forma manual, de una sola vez, ciertos días de la semana, cada cierto tiempo, cada vez que arranque o se apague el ordenador… Si nuestro ordenador pertenece a un dominio activo de Windows, se contempla la opción de realizar el backup con los permisos de un usuario del dominio. Podremos también crear un icono especial en el escritorio que nos permitirá activar la copia de seguridad.

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Finalmente, en la última de las pestañas, Events, será posible seleccionar qué tipo de mensajes queremos hacer aparecer una vez que el proceso de backup concluya con éxito, incluso podremos decidir que se lleve a cabo una acción determinada, como apagar nuestro ordenador. Tras configurar adecuadamente todas las opciones, pulsaremos el botón Finish.

Edición de tareas y restauración

Paso 8. Edición de tareas

A través del menú My Tasks, podremos acceder a una ventana que nos permitirá gestionar las tareas que tengamos definidas. Por una parte, es factible editar las características de las mismas a través de la opción Edit Task. Otra característica de esta sección es que posibilita obtener información sobre los logs, es decir, sobre las incidencias que hayan podido surgir a lo largo de distintos backups. Desde esta sección también cabe la oportunidad de gestionar en tiempo real las copias de seguridad. Podremos lanzarlas, detenerlas y modificarlas a nuestro criterio.

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Paso 9. La restauración

Uno de los pasos cruciales cuando se han borrado nuestros datos es su recuperación. GFI Backup pone a nuestra disposición un asistente que nos permitirá acceder a las últimas copias realizadas y sacar de ellas toda la información que necesitemos. Al pulsar sobre Restore, el asistente nos preguntará si queremos recuperar un back­up entero o solo algunos archivos. En la siguiente ventana se nos ofrecerá la posibilidad de restaurar nuestros datos en función de una tarea realizada en un momento pasado o bien a través de un archivo con extensión .gbt. Al pulsar sobre Browse, elegiremos la ruta de este archivo; y eligiendo Restore To, le indicaremos a la aplicación el lugar en el que queremos ubicar los ficheros restaurados de la copia de seguridad.

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Paso 10. Una herramienta de sincronización

GFI Backup incluye una herramienta de sincronización que nos permitirá mantener copias exactas de un par de carpetas. Al pulsar sobre Sync, se abrirá una asistente con las mismas pestañas que cuando creamos un backup en el Paso 3. La pestaña más destacable es Options, a la que deberemos prestar una especial atención, o correremos el riesgo de perder datos. Compare Mode nos permitirá especificar de qué forma se van a comparar los datos. Desde Conflict resolution concretaremos la forma en que nos informará la aplicación en caso de conflicto. Por último, a través de Conflict Window Default Action se establece el modo de resolver conflictos. Un conflicto no es más que GFI encuentre que el contenido de un mismo archivo es distinto en ambas carpetas. En este caso, podremos escoger entre copiar el archivo más reciente, el más viejo, copiar el contenido de la primera carpeta en la segunda o en sentido opuesto.

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